Другое · 9 мин
Как в 1С настроить выплату аванса
Разбираем, как в 1С:ЗУП настроить расчёт и выплату аванса: способы расчёта, даты выплаты, ведомости, удержание НДФЛ и типичные ошибки бухгалтеров.
Аванс — обязательная выплата за первую половину месяца, и в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для неё предусмотрен отдельный контур документов. Корректная настройка важна не только для удобства: ошибки в датах или способе расчёта приводят к нарушению требований ст. 136 ТК РФ, искажению НДФЛ и расхождениям в отчётности 6-НДФЛ.
Алгоритм настройки состоит из нескольких этапов: проверка учётной политики организации, выбор способа расчёта аванса, установка дат выплаты, назначение способа выплаты сотрудникам и формирование ведомостей. Ниже разобран каждый шаг с указанием конкретных разделов меню и контрольных точек.
Проверьте учётную политику организации
Откройте раздел «Настройка — Реквизиты организации», выберите организацию и перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки». Именно здесь задаются базовые параметры расчёта и выплаты зарплаты, включая аванс.
Проверьте дату выплаты зарплаты и дату выплаты аванса — они указываются в блоке «Дата выплаты зарплаты». По ТК РФ зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, поэтому дата аванса обычно приходится на 16–30 число текущего месяца, а окончательный расчёт — на 1–15 число следующего. Конкретные даты должны совпадать с трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка.
Если у вас несколько организаций в одной базе, настройки задаются для каждой отдельно. Для подразделений и отдельных сотрудников даты можно переопределить — об этом ниже.
Выберите способ расчёта аванса
В 1С:ЗУП доступны три способа расчёта аванса, и выбор влияет на весь дальнейший процесс:
- Фиксированной суммой — сотруднику всегда начисляется одна и та же сумма независимо от отработанного времени;
- Процентом от оклада (тарифа) — например, 40% от должностного оклада;
- Расчётом за первую половину месяца — программа считает начисления пропорционально фактически отработанному времени с 1 по 15 число.
Способ задаётся в карточке сотрудника (раздел «Кадры — Сотрудники», поле «Аванс») или массово через кадровые документы. Расчёт за первую половину месяца считается самым безопасным вариантом: он исключает ситуацию, когда аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал, и упрощает удержание НДФЛ.
Сравнение способов расчёта аванса
Прост в администрировании, но при больничных и отпусках в первой половине месяца возникает переплата, которую сложно вернуть
Подходит для стабильных окладников без частых отсутствий; при неполном отработанном времени возможна переплата
Точный и безопасный вариант, рекомендуется при частых отсутствиях сотрудников; требует ввода табелей до даты выплаты
Настройте выплату аванса для сотрудников
Для каждого сотрудника откройте карточку и проверьте два реквизита: размер аванса (если выбран фиксированный способ или процент) и способ выплаты. Способ выплаты — это банковский проект (зарплатный проект), касса организации или выплата через раздатчика.
Массово способ выплаты назначается документом или через обработку в разделе «Выплаты — Способы выплаты зарплаты». Если сотрудник устроился недавно и аванс ему не назначен, программа при расчёте за первую половину месяца подставит значение по умолчанию из настроек организации — это частая причина «пропавших» сотрудников в ведомости.
Переопределение дат для подразделений
Если в разных подразделениях даты выплат отличаются, откройте карточку подразделения и задайте собственные даты аванса и зарплаты. Программа при формировании ведомостей будет использовать наиболее приоритетную настройку: сотрудник → подразделение → организация.
Сформируйте документ начисления аванса
При способе «расчёт за первую половину месяца» создайте документ «Зарплата — Аванс» (в некоторых релизах — «Начисление за первую половину месяца»). Укажите месяц, организацию и нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, рассчитает начисления по данным табеля с 1 по 15 число и исчислит НДФЛ.
Проверьте результат перед проведением: суммы должны соответствовать отработанному времени, у сотрудников на больничном или в отпуске в первой половине месяца аванс будет меньше либо отсутствовать — это норма, а не ошибка. Если сотрудник отсутствует в документе совсем, проверьте, принят ли он на работу и не уволен ли до 15 числа.
- 1Проверьте учётную политику: даты выплаты и способ расчёта аванса
- 2Убедитесь, что табели и отсутствия за 1–15 число введены в программу
- 3Создайте документ «Аванс», заполните и проверьте суммы
- 4Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату (в банк или кассу)
- 5Подтвердите выплату и проверьте отражение НДФЛ в учёте
Оформите ведомость на выплату
После проведения документа начисления создайте ведомость: «Выплаты — Ведомости в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомости на счета» или «Ведомости в кассу». В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» — тогда программа подтянет суммы из документа начисления за первую половину месяца.
Для выплаты через банк сформируйте выгрузку в зарплатный проект или реестр в банк. При выплате через кассу распечатайте расчётно-платёжную ведомость для подписей. После фактической выплаты убедитесь, что ведомость проведена и по ней нет неподтверждённых сумм — иначе в учёте останется «задолженность» перед сотрудниками.
Учтите НДФЛ с аванса
С аванса, выплачиваемого за первую половину месяца, НДФЛ исчисляется и удерживается при выплате — это отражено в документе «Аванс» и ведомости автоматически. Проверьте, что в учётной политике не отключено исчисление налога при авансе, если вы используете расчёт за первую половину месяца.
Дата фактического получения дохода по авансу определяется программой автоматически. Ошибки в этом блоке чаще всего возникают при ручном редактировании сумм в ведомости — после любой ручной правки пересчитайте налог через команду «Обновить налог» в документе.
Проверьте результат и исправьте ошибки
После выплаты сформируйте отчёты: «Расчётный листок» по нескольким сотрудникам и свод начислений за месяц. В расчётном листке аванс должен отображаться отдельной строкой в блоке «Выплачено», а задолженность на конец месяца — уменьшиться на сумму аванса.
Если аванс выплачен ошибочно (неверная сумма, лишний сотрудник), не удаляйте проведённые документы без анализа последствий. Используйте механизм отмены проведения ведомости, затем скорректируйте документ начисления. При уже произошедшей выплате через банк переплату оформляйте возвратом или зачётом в следующих периодах.
Как проверить результат
Аванс отображается в блоке «Выплачено», задолженность уменьшена
Аванса нет или задолженность не изменилась — ведомость не проведена
Сумма авансов совпадает с документом начисления за первую половину месяца
Расхождения — есть ручные правки или непроведённые документы
Налог с аванса исчислен и удержан при выплате
Налог не отражён — проверьте учётную политику и пересчитайте документ
Что важно запомнить
Настройка аванса в 1С:ЗУП сводится к трём вещам: корректные даты и способ расчёта в учётной политике, назначенный способ выплаты каждому сотруднику и связка «документ начисления аванса → ведомость на выплату». Проверяйте результат расчётными листками и сводом — это выявит ошибки до сдачи отчётности.
Частые вопросы
Можно ли выплачивать аванс разным сотрудникам разными способами?
Да. Способ расчёта аванса задаётся индивидуально в карточке каждого сотрудника: одним можно платить процент от оклада, другим — расчётом за отработанное время. Главное, чтобы порядок был закреплён в локальных актах и трудовых договорах.
Что делать, если сотрудник не попал в ведомость на аванс?
Проверьте три вещи: назначен ли ему способ выплаты, проведён ли документ начисления аванса с его участием и не стоит ли в ведомости отбор, исключающий сотрудника. Чаще всего причина — незаполненный способ выплаты у нового сотрудника.
Нужно ли платить аванс, если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца?
Если аванс рассчитывается за фактически отработанное время и сотрудник не работал с 1 по 15 число, начисление будет нулевым — это законно, так как отпускные уже выплачены. При фиксированном авансе выплата всё равно пройдёт, что создаст переплату.
Как изменить дату выплаты аванса в середине года?
Измените дату в учётной политике организации, но сначала внесите изменения в трудовые договоры и правила внутреннего распорядка — дата в программе должна соответствовать документам. Уведомьте сотрудников в установленном порядке.
Почему в 6-НДФЛ аванс отражается неправильно?
Типичные причины: ведомость проведена с неверной датой выплаты, суммы редактировались вручную без пересчёта налога или аванс выплачен без документа начисления. Исправляйте через корректировку документов выплаты, а не ручной правкой отчёта.
Можно ли настроить аванс в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии аванс оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» с видом выплаты «Аванс», без полноценного расчёта за отработанное время. Для точного расчёта аванса по табелю нужна конфигурация 1С:ЗУП.