Как в 1С настроить время работы: графики, смены и календарь

Настройка времени работы в 1С — это прежде всего корректное заполнение производственного календаря и графиков работы сотрудников. От этих данных зависят расчёт зарплаты, учёт отработанных часов, нормы времени, начисление отпускных и больничных. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать норму часов, а значит — и оклад, доплаты за ночные часы и сверхурочные.

Основная работа ведётся в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия». В ЗУП механизм развит полностью: есть шаблоны графиков, сменные режимы, индивидуальные графики. В «1С:Бухгалтерии» настройка проще — там достаточно производственного календаря и указания графика в кадровых документах.

Ниже разобраны все этапы: от заполнения календаря до проверки результата в расчёте зарплаты. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации с актуальными интерфейсами «Такси»; в старых версиях названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика та же.

Заполнение производственного календаря

Производственный календарь — база для всех расчётов времени. В нём отмечены рабочие, предпраздничные, выходные и праздничные дни. В типовых конфигурациях календарь обновляется автоматически при обновлении программы, но за корректность данных отвечает пользователь.

Чтобы открыть календарь в ЗУП, перейдите: Настройка → Производственные календари. В «1С:Бухгалтерии» путь такой: Администрирование → Производственные календари (или «Главное → Производственный календарь» в зависимости от версии). Выберите нужный календарь — обычно это «РФ», и проверьте текущий год.

Если даты не заполнены, нажмите кнопку «Заполнить по умолчанию» — программа расставит пятидневную неделю с выходными в субботу и воскресенье и федеральными праздниками. Переносы праздничных дней по постановлениям правительства придётся проверить и скорректировать вручную: выделите день и измените его вид на «Праздничный», «Предпраздничный» или «Выходной».

Создание графика работы сотрудников

Графики создаются в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников (в ЗУП). Нажмите «Создать» и задайте наименование, например «Пятидневка 8 часов» или «Сутки через трое». Затем перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» — откроется форма настройки.

В форме укажите способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), по циклам произвольной длины (для сменных графиков типа «два через два») или вручную. Для стандартной пятидневки выберите первый вариант, отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу и укажите время работы, например с 09:00 до 18:00.

1. 1
   Откройте: Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
2. 2
   Укажите наименование и год, на который действует график
3. 3
   Нажмите «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения
4. 4
   Задайте рабочие дни, время начала, окончания и перерывы
5. 5
   Укажите виды времени: явка, ночные, вечерние часы при необходимости
6. 6
   Нажмите «Записать» и проверьте заполнение календаря графика
7. 7
   Назначьте график сотруднику через кадровый документ

Обязательно задайте перерывы на обед — они вычитаются из рабочего времени. Например, при работе с 09:00 до 18:00 с обедом с 13:00 до 14:00 фактическое время составит 8 часов. Если перерыв не указать, программа посчитает 9 часов явки, и норма времени завысится.

Настройка сменных и гибких графиков

Для сменных режимов («сутки через трое», «два через два», скользящие выходные) используется заполнение по циклам произвольной длины. В поле «Длина цикла (дней)» укажите период повторения — например, 4 для графика «сутки через трое». Затем в таблице распишите каждый день цикла: день 1 — работа с 08:00 до 08:00 следующего дня, дни 2–4 — выходные.

Если смена захватывает ночное время, добавьте в таблицу видов времени строку «Ночные часы» и укажите интервал с 22:00 до 06:00 — тогда программа автоматически рассчитает доплату за ночную работу. Процент доплаты задаётся отдельно в настройках учётной политики или соглашениях с сотрудником.

Суммированный учёт рабочего времени

Для сменных графиков, где невозможно соблюсти недельную норму, включите в свойствах графика признак «Суммированный учёт рабочего времени» и задайте учётный период — месяц, квартал или год. Тогда переработка будет определяться не за неделю, а за весь учётный период, что соответствует требованиям Трудового кодекса для посменной работы.

Назначение графика сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно привязать к сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке «Главное» в поле «График работы». Если сотрудник уже работает и режим меняется, оформите документ «Кадровый перевод» (Кадры → Кадровые переводы) с отметкой об изменении графика.

Для массовой смены графика у группы сотрудников (например, перевод отдела на новый режим) используйте документ «Изменение графика работы списком» — он позволяет назначить новый график сразу нескольким сотрудникам одной датой. Это быстрее и снижает риск пропустить кого-то.

Разовые отклонения от графика (работа в выходной, отпуск, больничный) оформляются отдельными документами: «Работа в выходные и праздники», «Отпуск», «Больничный лист». Не правьте сам график ради разового события — это сломает норму времени для всех, кому график назначен.

Проверка правильности настройки

После настройки обязательно проверьте результат до расчёта зарплаты. Откройте график и посмотрите итоговую норму времени за месяц — для пятидневки она должна совпадать с нормой производственного календаря (например, около 160–184 часов в зависимости от месяца при 40-часовой неделе).

Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (Зарплата → Отчёты по зарплате) по тестовому сотруднику. Проверьте, что явки стоят в рабочие дни, выходные пустые, ночные часы выделены отдельной строкой, а итоговое количество дней и часов совпадает с ожиданием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц в графике

Норма

Совпадает с производственным календарём для пятидневки

Тревожный признак

Норма больше или меньше — проверьте перерывы и виды дней

Табель Т-13

Норма

Явки в рабочие дни, выходные пустые, итоги сходятся

Тревожный признак

Явки в выходные или пропуски в рабочие дни

Расчёт зарплаты

Норма

Оклад начислен полностью при отработанной норме

Тревожный признак

Оклад уменьшен без отсутствий — неверная норма времени

Ночные часы

Норма

Выделены отдельной строкой и оплачены с доплатой

Тревожный признак

Ночные не выделяются — не настроен вид времени в графике

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности механизма, а из-за пропущенных мелочей: незаполненного нового года, забытого обеденного перерыва или графика, назначенного не с той даты. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно.

Если ошибка уже повлияла на расчёт, исправляйте данные в следующем порядке: сначала календарь и график, затем пересчитайте зарплату документом «Перерасчёт зарплаты» или через механизм доначислений. Не правьте рассчитанные документы вручную без понимания последствий — это разрывает связи в учёте.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП доступен полный функционал: шаблоны графиков, сменные режимы, индивидуальные графики документом «Индивидуальный график», учёт ночных и вечерних часов, совмещение. Это основной инструмент для расчёта зарплаты по времени.

В 1С:Бухгалтерии (без модуля ЗУП) графики упрощены: есть производственный календарь и выбор графика в документе приёма на работу, но сменные циклы и ночные часы настраиваются ограниченно. Для сложных режимов работы бухгалтерии обычно недостаточно.

В 1С:Управление торговлей и ERP графики работы используются также для планирования работы складов, магазинов и подразделений — там они задаются в разделе настроек предприятия и влияют на доступность документов и планирование, а не на расчёт зарплаты.

Частые вопросы

Как настроить график «сутки через трое» в 1С:ЗУП?

Создайте новый график, выберите заполнение «По циклам произвольной длины», укажите длину цикла 4 дня. В первый день задайте работу, например с 08:00 до 08:00 следующих суток с перерывами, остальные три дня оставьте выходными. Добавьте ночные часы как отдельный вид времени и при необходимости включите суммированный учёт рабочего времени.

Почему зарплата за январь рассчитывается неправильно?

Наиболее частая причина — не создан график работы на новый год. Откройте график сотрудника и проверьте, заполнен ли текущий год. Если нет, используйте копирование графика прошлого года. Также проверьте, что производственный календарь на новый год заполнен и содержит актуальные переносы праздничных дней.

Как изменить график сотруднику с середины месяца?

Оформите документ «Кадровый перевод» с датой начала нового режима и отметкой об изменении графика. Программа рассчитает норму времени пропорционально: по старому графику до даты перевода и по новому — после. Не меняйте график прямо в карточке сотрудника задним числом.

Можно ли настроить индивидуальное расписание на конкретный месяц?

Да, для этого в ЗУП есть документ «Индивидуальный график» (Зарплата → Индивидуальные графики). Он переопределяет общий график сотрудника на указанный месяц без изменения основного графика. Удобно для временных изменений режима, например на период ремонта или сезонных работ.

Где настраивается доплата за ночные часы?

Само выделение ночных часов настраивается в графике работы через вид времени «Ночные часы» с интервалом 22:00–06:00. Размер доплаты задаётся в настройках расчёта зарплаты или в коллективном/трудовом договоре — по умолчанию в типовой конфигурации используется процент, который можно изменить под правила вашей организации, но не ниже установленного законодательством минимума.

Что делать, если в табеле выходные дни стоят как рабочие?

Проверьте производственный календарь — возможно, дни не помечены как выходные или праздничные. Если календарь корректен, откройте свойства графика и убедитесь, что он заполняется с учётом календаря (признак «Учитывать праздники» для сменных графиков), а для пятидневки — что суббота и воскресенье не отмечены как рабочие дни в шаблоне.