Другое · 9 мин
Как в 1С настроить список сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии настроить список сотрудников: добавление, отборы, колонки, права доступа, типичные ошибки и проверка результата.
Список сотрудников — один из самых используемых справочников в 1С: от него зависят кадровые документы, начисление зарплаты, отчёты в фонды и штатное расписание. Ошибки в его настройке приводят к дублям, неверным отборам в документах и расхождениям в отчётности, поэтому настройку стоит выполнять осознанно, а не «как получилось».
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справочник сотрудников тесно связан с физическими лицами и кадровыми документами, а в 1С:Бухгалтерии он проще, но тоже имеет свои особенности. Ниже разобраны оба варианта, а также настройка отборов, колонок, прав доступа и проверка результата.
Где находится список сотрудников в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 справочник открывается через раздел «Кадры → Сотрудники». Здесь каждая запись сотрудника связана с физическим лицом: одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника, если работает по основному месту и по совместительству или в разных организациях. Это принципиально: при приёме на работу программа сначала ищет человека в справочнике «Физические лица», чтобы не плодить дубликаты персональных данных.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 список находится в разделе «Зарплата и кадры → Сотрудники» (в некоторых интерфейсах — «Справочники → Сотрудники»). Структура проще: запись сотрудника содержит ФИО, подразделение, должность и данные для расчётов. Кадровый учёт в БП ограничен, поэтому и настроек меньше.
Если у вас файловая база и несколько пользователей, откройте список под своей учётной записью и убедитесь, что видите те же записи, что и коллеги. Различия в видимости почти всегда означают настроенные ограничения прав, а не «пропавшие» данные.
Как добавить сотрудника в список правильно
Стандартный путь в ЗУП — через документ приёма. Откройте «Кадры → Приёмы на работу», создайте документ, укажите организацию, подразделение, должность и дату приёма. При вводе ФИО программа предложит выбрать существующее физическое лицо или создать новое — выбирайте существующее, если человек уже работал в компании, иначе получите дубль физлица с разорванной историей.
После проведения документа запись автоматически появится в списке сотрудников с заполненными реквизитами: подразделением, должностью, датой приёма. Вносить эти данные вручную в карточку сотрудника не нужно — они подтягиваются из кадровых документов, и ручное редактирование может быть перезаписано при следующем кадровом событии.
В 1С:Бухгалтерии допустимо создать сотрудника напрямую кнопкой «Создать» в списке, но и там лучше оформлять документ «Приём на работу», чтобы корректно заполнились данные для расчёта зарплаты и отчётности. Заполните в карточке ИНН, СНИЛС, дату рождения — без них отчёты в фонды выдадут ошибки проверки.
- 1Откройте «Кадры → Приёмы на работу» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, дату приёма, подразделение и должность
- 3В поле «Сотрудник» введите ФИО и выберите существующее физлицо или создайте новое
- 4Проверьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Проведите документ и откройте «Кадры → Сотрудники» — запись должна появиться в списке
Настройка отборов и быстрых фильтров
В рабочем списке сотрудников обычно нужны не все записи, а только действующие работники конкретного подразделения или организации. В ЗУП в шапке списка есть быстрые отборы: по организации, подразделению и переключатель «Работающие / Уволенные / Все». По умолчанию часто включён отбор, скрывающий уволенных — если вы «не находите» бывшего сотрудника, первым делом проверьте этот переключатель.
Для нестандартных условий используйте «Ещё → Настроить список». Там можно задать произвольный отбор, например: «Дата приёма больше указанной» или «Должность содержит „менеджер"». Настроенный вариант списка сохраняется и доступен при следующем открытии, что удобно для закреплённых за вами участков работы.
Учитывайте, что отборы сохраняются персонально для каждого пользователя. Если коллега видит другой состав списка, сравните настройки в «Настроить список» — расхождение почти всегда там, а не в данных.
Настройка колонок и внешнего вида списка
По умолчанию список показывает ограниченный набор колонок. Через «Ещё → Изменить форму» можно вывести дополнительные поля: дату приёма, табельный номер, должность, подразделение. Для этого в редакторе формы найдите нужный реквизит в дереве элементов и установите у него видимость, а порядок колонок меняется перетаскиванием.
Сортировка по любой колонке включается кликом по заголовку. Практичная комбинация для кадровика: сортировка по подразделению с группировкой, либо по дате приёма для контроля новичков. Избегайте вывода большого числа колонок в больших базах — каждая дополнительная колонка увеличивает время открытия списка, особенно в клиент-серверном варианте.
Если список сотрудников открывается медленно, сократите число видимых колонок и включите отбор по организации. В базах с несколькими тысячами записей это заметно ускоряет работу без каких-либо изменений конфигурации.
Дубли, лишние записи и их безопасное удаление
Дубли появляются, когда сотрудника завели повторно вместо выбора существующего физического лица, либо когда один и тот же человек принят несколько раз без увольнения предыдущей записи. Признак дубля: два сотрудника с одинаковым ФИО, но разными табельными номерами и непересекающимися документами.
Удалять записи сразу нельзя — сначала проверьте наличие ссылок. Выделите запись и используйте «Ещё → Поиск ссылок на объект» (или стандартную обработку поиска и удаления дублей в разделе «Администрирование → Обслуживание»). Если на запись ссылаются документы, сначала разберитесь с ними: перенесите документы на корректную запись или оставьте обе, если это разные периоды работы.
Безопасный порядок — пометка на удаление, затем «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Программа сама покажет, какие объекты мешают удалению. Никогда не удаляйте сотрудников, по которым были начисления в закрытых периодах: это нарушит отчётность прошлых лет и сведения персучёта.
Разграничение прав доступа к списку
В типовых конфигурациях доступ к сотрудникам настраивается профилями групп доступа. В ЗУП это делается в «Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа». Например, расчётчику можно дать доступ только к своей организации, а кадровику — ко всем, но без права изменения начислений.
Если в базе ведётся несколько организаций, включите ограничение доступа на уровне записей (RLS) по организациям. Тогда пользователь увидит в списке только сотрудников «своих» юрлиц. Проверяйте настройку под учётной записью самого пользователя: под администратором ограничения не видны, и это частая причина ложного вывода «всё работает».
Не выдавайте полные права «для удобства»: любой пользователь с полными правами может случайно пометить на удаление записи или изменить историю кадровых данных, и восстановление потребует копии базы.
Проверка результата настройки
После настройки пройдите контрольные точки: список открывается с нужным отбором по умолчанию, уволенные скрыты или видны осознанно, колонки показывают нужные реквизиты, у обычного пользователя нет доступа к чужим организациям. Затем создайте тестовый документ начисления и убедитесь, что сотрудник подбирается в него без ошибок.
Дополнительно сверьте количество работающих сотрудников в списке со штатным расписанием или отчётом «Штатные сотрудники» в ЗУП. Расхождение укажет на записи без кадровых документов или на неоформленные увольнения.
Как проверить результат
Видны нужные сотрудники, уволенные отфильтрованы по настройке
Записи «пропадают» или видны чужие организации
Появился после проведения приёма, подбирается в начисление
Создан вручную, в документах не выбирается или нет начислений
Поиск дублей не находит совпадений по физлицам
Несколько записей с одним ФИО и разными табельными номерами
FAQ: частые вопросы о списке сотрудников
Почему в списке не видно уволенного сотрудника?
В шапке списка включён отбор «Работающие». Переключите его на «Все» или «Уволенные» — запись появится. Если и после этого сотрудника нет, проверьте отбор по организации в «Настроить список».
Можно ли изменить должность сотрудника прямо в карточке?
Технически поле может быть доступно, но делать этого не стоит: в ЗУП должность меняется документом «Кадровый перевод». Ручное изменение не создаёт историю и будет перезаписано при следующем кадровом событии.
Один человек работает в двух организациях — как это отразить?
Создайте две записи сотрудника, привязанные к одному физическому лицу: по основному месту и по внутреннему совместительству (или в другой организации). Не создавайте второе физическое лицо — иначе НДФЛ и стаж раздвоятся.
Как вывести в список табельный номер или дату приёма?
Через «Ещё → Изменить форму»: найдите нужный реквизит в дереве элементов формы и включите его видимость. Порядок колонок меняется перемещением элементов в том же редакторе.
Что делать, если сотрудник не подбирается в документ начисления?
Проверьте, что он принят документом «Приём на работу» на ту же организацию, что и документ начисления, и не уволен на дату документа. Также убедитесь, что у пользователя есть права на эту организацию.
Как массово найти и убрать дубли физических лиц?
Используйте «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей», выберите справочник «Физические лица» и правила поиска по ФИО и дате рождения. Перед объединением сделайте резервную копию базы.