Другое · 10 мин
Справка СТД-Р в 1С:ЗУП: где находится и как сформировать
Где в 1С:ЗУП находится справка СТД-Р, как сформировать её для сотрудника, что делать при ошибках и какие данные проверить перед печатью.
Справка СТД-Р — это форма сведений о трудовой деятельности работника, которую работодатель обязан выдавать при увольнении или по запросу сотрудника. Она пришла на смену бумажной трудовой книжке в части подтверждения стажа и периодов работы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка формируется на основе данных, которые программа уже хранит: приёмов на работу, переводов, увольнений и кадровых приказов.
Главная сложность для пользователей — найти нужный документ в интерфейсе, потому что в разных релизах ЗУП 3.1 он располагается в разных разделах, а иногда доступен только через журнал «Все кадровые документы». Ниже разобраны конкретные пути к форме, порядок заполнения, проверка данных перед выдачей и типичные ошибки, из-за которых справка формируется пустой или с неправильными периодами.
Что такое справка СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — утверждённая форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Работодатель обязан выдать её в день увольнения, а также по письменному заявлению действующего сотрудника — в срок не позднее трёх рабочих дней. Форма содержит периоды работы, должности, сведения о переводах и основания кадровых событий (реквизиты приказов).
От формы СЗВ-ТД справка отличается адресатом: СЗВ-ТД сдаётся в Социальный фонд России (СФР), а СТД-Р выдаётся работнику. При этом данные в них должны совпадать, поэтому в ЗУП обе формы строятся на одних и тех же кадровых событиях. Если в программе корректно ведётся кадровый учёт, справка формируется за пару минут без ручного ввода.
Где находится справка СТД-Р в 1С:ЗУП 3.1
Самый быстрый путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека, откройте его карточку и нажмите «Оформить документ». В списке кадровых документов выберите «Справка СТД-Р» — программа создаст новый документ с уже подставленным сотрудником и организацией.
Второй вариант — общий журнал: «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Справка СТД-Р». Этот способ удобен, когда нужно оформить справки сразу нескольким работникам или найти ранее созданный документ по номеру и дате. В некоторых релизах ссылка на справку также доступна из карточки сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность».
Если пункта «Справка СТД-Р» нет в списке документов, проверьте две вещи: актуальность релиза конфигурации (форма появилась в ЗУП 3.1 в связи с переходом на электронные трудовые книжки и поддерживается во всех актуальных версиях) и права пользователя — у роли должны быть права на кадровые документы.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
- 2В карточке сотрудника нажмите «Оформить документ» → «Справка СТД-Р»
- 3Проверьте дату формирования и организацию в шапке документа
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подтянет кадровые события автоматически
- 5Проверьте табличную часть: периоды, должности, реквизиты приказов
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Как заполнить и проверить справку перед выдачей
После создания документа нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть загрузится из кадровых приказов: приёмов, переводов, увольнений. Каждая строка содержит период, структурное подразделение, должность, сведения о приказе (дату и номер) и наименование основания. Подпись и печать в бумажной версии проставляются уже после печати.
Перед выдачей сверьте справку с данными сотрудника. Особое внимание уделите реквизитам приказов: если в кадровом документе не заполнены номер и дата приказа, в справке эти колонки будут пустыми, а это формальное нарушение. Также проверьте правильность наименования должности — оно должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором.
Как проверить результат
Все периоды работы от приёма до текущей даты или увольнения
Пропущены переводы или часть периодов
У каждого события заполнены дата и номер приказа
Пустые колонки «Дата» и «Номер» в основаниях
Совпадают со штатным расписанием и трудовым договором
Старые наименования после переименования должности
Периоды идентичны сданным отчётам СЗВ-ТД
В справке есть события, не переданные в СФР
Почему справка формируется пустой или с ошибками
Самая частая причина пустой справки — кадровые события внесены не документами, а ручными корректировками регистров или обработками. СТД-Р строится по проведённым кадровым документам, поэтому «нарисованные» в регистрах записи в неё не попадут. Решение — оформить историю штатными документами «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» с правильными датами.
Вторая типичная ситуация — справка заполнена, но не хватает последних событий. Проверьте, проведены ли свежие приказы и не стоит ли у документов пометка на удаление. Третья причина расхождений — работа сотрудника в нескольких организациях одной базы: справка формируется по той организации, которая указана в шапке документа, поэтому для работы у другого работодателя из группы нужна отдельная справка.
Связь СТД-Р с отчётом СЗВ-ТД и электронной трудовой книжкой
ЗУП использует единый механизм учёта трудовой деятельности: те же кадровые события попадают в отчёт СЗВ-ТД для СФР и в отчётность по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Поэтому лучшая практика — формировать и проверять СТД-Р после того, как за соответствующий период сдан СЗВ-ТД: так вы гарантированно выдадите работнику сведения, идентичные переданным в фонд.
Если после сдачи СЗВ-ТД кадровый документ исправляли (например, изменили дату увольнения), необходимо сформировать корректирующий СЗВ-ТД и только потом выдавать сотруднику новую справку. Иначе у работника на руках окажется документ, противоречащий данным фонда, что создаст проблемы при назначении пенсии или проверке стажа.
Электронная выдача справки и особые сценарии
Выдача в электронном виде
По заявлению работника сведения могут быть предоставлены в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. В ЗУП можно выгрузить печатную форму в файл и подписать её средствами электронной подписи, если в программе настроена работа с сертификатами. Формат электронной СТД-Р должен соответствовать утверждённому XML-формату.
Справка для совместителей и при обособленных подразделениях
Для внутреннего совместителя сведения по каждому месту работы отражаются отдельными строками — проверьте, что в базе оформлены оба приёма. Внешнему совместителю справка выдаётся только по периодам работы у вашего работодателя. Если сотрудник работал в обособленном подразделении, в справке указывается наименование работодателя — юридического лица, а подразделение фиксируется в графе структурного подразделения.
Как выбрать действие
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно без риска можно: создавать, заполнять и печатать справку, проверять кадровые документы, исправлять реквизиты приказов в документах текущего периода. К специалисту по 1С стоит обратиться, если кадровая история переносилась из другой программы и периоды не попадают в справку, если требуется массовое исправление прошлых периодов с пересдачей СЗВ-ТД, или если организация вела учёт в ЗУП 2.5 и данные мигрировали частично.
Не исправляйте регистры сведений вручную ради «красивой» справки: это ломает связь с отчётностью, и при следующей выгрузке СЗВ-ТД расхождения всплывут снова, но уже в виде ошибок формата при сдаче. Любое исправление прошлого периода делайте документом-исправлением с последующей корректировкой отчётности.
Частые вопросы
Можно ли сформировать СТД-Р за период до внедрения ЗУП?
Да, если история кадровых событий перенесена в базу документами приёма, переводов и увольнений с корректными датами. Если старые периоды внесены только начальными остатками без документов, в справку они не попадут — потребуется дооформить историю кадровыми приказами прошлыми датами.
Чем СТД-Р отличается от СТД-ПФР?
СТД-Р выдаёт работодатель по текущему месту работы, а СТД-ПФР — это аналогичные сведения, которые работник получает через СФР или Госуслуги по всем работодателям. Формы похожи по содержанию, но источник и область охвата разные.
Нужно ли выдавать СТД-Р, если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки?
Да. Обязанность выдать сведения по форме СТД-Р при увольнении не зависит от выбора работника вести бумажную трудовую книжку или электронную. Формы дополняют друг друга.
Как исправить уже выданную справку, если нашлась ошибка?
Исправьте кадровый документ документом-исправлением, сформируйте корректирующий СЗВ-ТД при необходимости, затем создайте новую справку СТД-Р и выдайте её работнику взамен ошибочной. Старую справку целесообразно изъять или получить от работника подтверждение замены.
Почему в справке нет сведений о переименовании организации?
Переименование работодателя отражается в трудовой деятельности отдельным событием. Проверьте, что в ЗУП оно оформлено соответствующим кадровым документом или сведениями об организации с датой переименования — тогда строка появится в справке автоматически.
Что важно запомнить
Справка СТД-Р в 1С:ЗУП 3.1 создаётся из карточки сотрудника или журнала «Все кадровые документы» и заполняется автоматически по проведённым кадровым приказам. Пустая справка почти всегда означает отсутствие документов, а не сбой программы. Выдавайте справку после сдачи СЗВ-ТД за период, чтобы сведения у работника и в СФР совпадали, и никогда не правьте регистры вручную.