Другое · 10 мин
Как в 1С настроить список сотрудников по алфавиту
Пошаговая инструкция: как настроить сортировку списка сотрудников по алфавиту в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, устранить типичные ошибки и проверить результат.
Список сотрудников в 1С — это динамический список, порядок записей в котором определяется настройками сортировки. По умолчанию в типовых конфигурациях вроде 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия записи чаще всего уже выводятся по наименованию, то есть по фамилии и инициалам. Однако пользовательские настройки, отборы или доработки могут сбросить порядок, и тогда записи начинают отображаться по дате создания, коду или вовсе в произвольном виде.
Настроить сортировку по алфавиту можно двумя способами: быстро — прямо в форме списка через клик по заголовку колонки, и надёжно — через меню «Ещё» с сохранением настройки. Первый способ подходит для разового просмотра, второй — чтобы порядок сохранялся при каждом открытии списка.
Ниже разобраны оба варианта, особенности для разных конфигураций, способы проверить результат и действия, когда сортировка «слетает» или работает не так, как ожидается.
Где находится список сотрудников в разных конфигурациях 1С
Путь к списку зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП справочник сотрудников открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерия предприятия — через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» либо через «Справочники» → «Сотрудники». В управленческих конфигурациях вроде «Управление нашей фирмой» список также доступен из раздела кадрового учёта.
Важно различать справочник «Сотрудники» и справочник «Физические лица». ФИО хранится у физического лица, а сотрудник — это отдельная запись, связанная с физлицом и конкретной организацией. Сортировка формы списка сотрудников обычно идёт по представлению записи, которое совпадает с ФИО, поэтому для пользователя разница незаметна, но при программной доработке это имеет значение.
Если в компании ведётся учёт по нескольким организациям, список может быть дополнительно отфильтрован. Сортировка при этом работает внутри отобранного набора: сначала применяется отбор, затем — порядок записей.
Быстрый способ: сортировка кликом по заголовку колонки
Самый простой метод — кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку колонки с фамилией сотрудника (обычно она называется «Сотрудник», «Наименование» или «ФИО»). После первого клика записи выстроятся по алфавиту от А до Я, рядом с заголовком появится стрелка вверх. Повторный клик меняет направление на обратное — от Я до А.
Этот способ удобен для разового просмотра, но у него есть ограничение: в ряде конфигураций такая сортировка не сохраняется после закрытия формы. При следующем открытии список может вернуться к прежнему порядку, особенно если пользовательские настройки формы отключены политикой администратора.
Ещё одна особенность: клик по заголовку сортирует только видимую часть списка в стандартном режиме, но при прокрутке динамический список догружает записи уже с учётом выбранного порядка, поэтому на больших базах проблем обычно не возникает.
- 1Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») и выберите «Сотрудники»
- 2Кликните по заголовку колонки с ФИО один раз — порядок станет от А до Я
- 3Проверьте стрелку у заголовка: вверх — по возрастанию, вниз — по убыванию
- 4Если порядок нужен постоянно, перейдите к настройке через меню «Ещё»
Надёжный способ: настройка сортировки через меню «Ещё»
Чтобы алфавитный порядок сохранялся при каждом открытии списка, используйте стандартный механизм настройки динамического списка. Откройте форму списка сотрудников, нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу командной панели и выберите пункт «Настроить список» (в некоторых версиях — «Настройка списка»).
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сортировка». Нажмите «Добавить», в списке доступных полей найдите «Наименование» и установите направление «По возрастанию». Если в списке сортировки уже есть другие поля — например, «Код» или «Дата создания», — удалите их или переместите «Наименование» на первую позицию кнопками со стрелками: платформа применяет поля сверху вниз.
После нажатия «ОК» или «Завершить редактирование» список сразу перестроится. В большинстве типовых конфигураций эта настройка сохраняется автоматически в пользовательских настройках формы и действует только для текущего пользователя, не затрагивая коллег.
Сортировка по фамилии, а не по полному представлению
Поле «Наименование» у сотрудника обычно содержит полное ФИО, поэтому сортировка по нему фактически даёт порядок по фамилии — именно то, что нужно в большинстве случаев. Однако если в базе встречаются записи, где наименование начинается с имени или содержит лишние пробелы и префиксы, алфавитный порядок «поедет»: такие записи окажутся не на своих местах.
Проверьте проблемные записи: откройте карточку сотрудника и посмотрите, как заполнено ФИО связанного физического лица. Если фамилия, имя и отчество введены в одно поле вперемешку или с опечатками, исправьте данные через карточку физлица — после этого сортировка станет корректной без каких-либо дополнительных настроек.
В ЗУП есть нюанс с уволенными сотрудниками: в зависимости от настройки список может показывать их вместе с действующими или скрывать. Если после сортировки «в середине алфавита» всплывают уволенные, проверьте переключатель отображения архивных сотрудников в командной панели списка.
Как проверить, что сортировка работает правильно
После настройки прокрутите список от начала до конца и убедитесь, что фамилии идут строго по алфавиту без разрывов. Обратите внимание на буквы «Ё» и «Е»: в большинстве случаев платформа сортирует их корректно, но фамилии с «Ё» стоит проверить отдельно, если их порядок выглядит неожиданным.
Закройте форму списка и откройте её заново: настройка через «Настроить список» должна сохраниться. Если порядок сбросился, вероятно, в конфигурации отключено автосохранение пользовательских настроек формы или форма доработана — тогда вопрос решается с администратором или разработчиком.
Дополнительно проверьте поиск: начните вводить фамилию в строку поиска списка. При корректной сортировке по наименованию поиск по первым буквам работает быстрее и предсказуемее, особенно в режиме «по началу строки».
Как проверить результат
Фамилии идут от А до Я без пропусков и «выбивающихся» записей
Записи с цифрами, пробелами или латиницей в начале имени стоят первыми
Стрелка вверх у колонки с ФИО
Стрелка у другой колонки или отсутствует
Алфавитный порядок сохранился
Список вернулся к прежнему порядку — настройка не сохраняется
Если стандартной настройки недостаточно
Иногда требуется порядок, который нельзя получить штатными средствами: например, сначала действующие сотрудники по алфавиту, затем уволенные, или сортировка по подразделению, а внутри — по фамилии. Часть таких задач решается добавлением нескольких полей на вкладке «Сортировка»: первым ставится «Подразделение» или признак активности, вторым — «Наименование».
Более сложные сценарии — например, сортировка по отдельному полю «Фамилия» без учёта имени и отчества или единый порядок для всех пользователей — требуют доработки запроса динамического списка в конфигураторе. Это работа для разработчика: в свойствах формы списка задаётся произвольный запрос с нужным предложением УПОРЯДОЧИТЬ ПО.
Перед обращением к разработчику зафиксируйте требование словами: какое поле первично, какое вторично, что делать с уволенными и сотрудниками без подразделения. Это сократит время доработки и исключит переделки.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему сортировка сбрасывается после закрытия списка?
Чаще всего причина в том, что порядок задан кликом по заголовку колонки, а не через «Настроить список», либо в конфигурации отключено сохранение пользовательских настроек формы. Повторите настройку через меню «Ещё»; если не помогло — уточните у администратора, не ограничено ли сохранение настроек.
Можно ли отсортировать сотрудников по подразделению, а внутри — по алфавиту?
Да. В окне «Настроить список» на вкладке «Сортировка» добавьте два поля: первым «Подразделение», вторым «Наименование», оба по возрастанию. Платформа применяет поля сверху вниз, поэтому сначала записи сгруппируются по подразделениям, а внутри каждой группы выстроятся по алфавиту.
Почему некоторые фамилии стоят в самом начале списка, хотя начинаются с букв?
Проверьте эти записи: скорее всего, перед фамилией есть пробел, цифра, латинская буква или служебный префикс. Такие символы сортируются раньше кириллицы. Откройте карточку сотрудника, исправьте наименование и ФИО физического лица — запись встанет на своё место.
Изменится ли порядок у коллег, если я настрою сортировку у себя?
Нет. Настройка через «Настроить список» сохраняется в персональных настройках текущего пользователя и не влияет на других. Единый порядок для всех задаётся только доработкой формы списка в конфигураторе.
Как вернуть сортировку по умолчанию?
Откройте «Ещё» → «Настроить список», удалите все добавленные поля сортировки или воспользуйтесь кнопкой установки стандартных настроек, если она доступна в вашей версии. Также можно сбросить настройки формы через «Ещё» → «Установить стандартные настройки» в форме списка.
Работает ли сортировка, если сотрудников несколько тысяч?
Да. Динамический список сортирует данные на стороне сервера базы данных и подгружает записи порциями при прокрутке, поэтому объём справочника практически не влияет на скорость. Замедление возможно только при сложных доработанных запросах списка.
Что важно запомнить
Алфавитный порядок сотрудников настраивается через «Ещё» → «Настроить список» → «Сортировка» по полю «Наименование» по возрастанию; для разового просмотра достаточно клика по заголовку колонки. Настройка персональна, а «выпадающие» из алфавита записи почти всегда означают ошибки в самих данных, а не в сортировке.