Как отразить прогулы в 1С:ЗУП

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, и в 1С:ЗУП его нужно отразить так, чтобы корректно сработали три вещи: табель учёта рабочего времени, расчёт зарплаты и кадровый учёт стажа. Ошибка в оформлении приводит к тому, что дни прогула либо ошибочно оплачиваются, либо попадают в табель с неверным кодом, что потом всплывает при проверках и в отчётности.

В программе для фиксации прогула есть несколько инструментов: документ «Отсутствие», документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» (в отдельных редакциях), а также ручная корректировка табеля. Выбор зависит от того, выяснена ли причина отсутствия и нужно ли начислять зарплату за остальные дни месяца.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: от разового прогула до длительного отсутствия с последующим увольнением, а также проверка того, как прогул повлиял на расчёт и отчётность.

Как программа учитывает прогул и какие документы использовать

В 1С:ЗУП учёт отсутствий построен на начислениях-вытеснителях: пока действует документ отсутствия, начисление за отработанное время (оклад, тариф) за эти дни не считается. Поэтому прогул нельзя оформлять «просто не проведением» — нужен документ, который вытеснит оплату и попадёт в табель.

Основные варианты документов:

• «Отсутствие» (Кадры → Все отсутствия сотрудников) — универсальный документ, где вид отсутствия выбирается из списка: прогул, отсутствие по невыясненной причине и другие.
• «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» — отдельный документ в некоторых редакциях и при включённых настройках учёта.
• Ручная правка табеля — только как крайняя мера, когда документ по каким-то причинам не применим.

Перед оформлением убедитесь, что в настройках видов расчёта начисление «Прогул» существует и имеет правильный код для табеля. В типовой поставке оно предопределено, но если конфигурация дорабатывалась, проверьте: раздел «Настройка» → «Начисления», найдите начисление с назначением «Прогул» и сверьте код обозначения в табеле.

Оформление прогула документом «Отсутствие»

Стандартный путь — документ «Отсутствие». Он доступен в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → кнопка «Создать» → «Отсутствие». Если прогул оформляется одновременно с расчётом зарплаты, документ можно создать и из раздела «Зарплата».

1. 1
   Откройте Кадры → Все отсутствия сотрудников и создайте документ «Отсутствие»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Прогул»
4. 4
   Задайте период прогула: дату начала и окончания
5. 5
   Проверьте, что документ не пересекается с отпуском или больничным за те же дни
6. 6
   Проведите документ и откройте табель для контроля кода «ПР»

При заполнении обратите внимание на поле «Месяц» — это месяц, в расчёте которого прогул будет учтён. Если прогул пришёлся на прошлый, уже рассчитанный месяц, потребуется перерасчёт: программа предложит зарегистрировать его автоматически или это делается документом «Перерасчёт».

Если прогул длился несколько дней подряд, включая выходные по графику сотрудника, указывайте период целиком — программа сама вытеснит только рабочие дни по графику. В табель код «ПР» попадёт только на рабочие дни.

Отсутствие по невыясненной причине: когда использовать и как исправить

На практике причина отсутствия часто неизвестна на момент расчёта зарплаты: сотрудник не выходит на связь, объяснительная не получена. В этом случае оформлять сразу «Прогул» рискованно — если позже сотрудник принесёт больничный, придётся сторнировать документ и пересчитывать зарплату.

Правильная последовательность: сначала оформляется отсутствие с видом «Отсутствие по невыясненной причине» — в табеле это код «НН», оплата также не производится. Когда причина выяснена, исходный документ либо корректируется (если месяц ещё не закрыт), либо отменяется, и создаётся новый: «Прогул», «Больничный» или «Отпуск без сохранения оплаты» — по фактической ситуации.

Если месяц с «НН» уже закрыт и зарплата выплачена, а причина выяснилась позже, исправление делается в текущем периоде: отменяющий документ прошлым месяцем и новый документ с правильным видом отсутствия. Программа выполнит перерасчёт и отразит разницу в текущей ведомости.

Как прогул влияет на зарплату, средний заработок и стаж

Дни прогула не оплачиваются — начисление по окладу или тарифу за эти дни вытесняется автоматически. В документе «Начисление зарплаты и взносов» вы увидите уменьшенную сумму: оплата рассчитается только за фактически отработанные дни.

На средний заработок прогул влияет так: дни прогула исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпуска и командировок — программа учитывает это автоматически по данным видов расчёта. А вот для пособий по нетрудоспособности действуют другие правила, и там исключение дней прогула из расчёта зависит от действующего порядка расчёта пособий — проверяйте настройки вида расчёта.

По стажу: время прогула не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск. В ЗУП это отражается в данных о стаже для отпусков — при длительных прогулах сдвигается рабочий год сотрудника. В страховой стаж для больничных прогул как таковой не исключается, так как трудовые отношения продолжаются.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени (Т-13)

Норма

На дни прогула стоит код «ПР», оплачиваемое время уменьшено

Тревожный признак

Код отсутствует, дни помечены как рабочие или стоит «Я»

Расчётный листок сотрудника

Норма

Оплата по окладу рассчитана за отработанные дни, дни прогула не оплачены

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, как за полный месяц

Остатки отпусков

Норма

При длительном прогуле рабочий год сдвинут

Тревожный признак

Стаж для отпуска не изменился при значительном периоде прогула

Увольнение за прогул и длительное отсутствие

Если принято решение об увольнении за прогул (подпункт «а» пункта 6 статьи 81 ТК РФ), в ЗУП оформляется стандартный документ «Увольнение» с соответствующим основанием. Дата увольнения — последний рабочий день перед прогулом либо дата по приказу, в зависимости от ситуации; это важно, потому что от даты зависит окончательный расчёт и заполнение табеля.

При длительном отсутствии без вестей (сотрудник пропал) документы «Отсутствие» с видом «Отсутствие по невыясненной причине» оформляются на каждый месяц или одним документом на длительный период — в зависимости от редакции программы. Зарплата за этот период не начисляется, но сотрудник продолжает числиться в штате, что видно в штатной расстановке и списках.

Перед увольнением проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых авансов, подотчётных сумм и задолженности по зарплате — окончательный расчёт в ЗУП формируется с учётом всех взаиморасчётов, и пропуск задолженности приведёт к неверной выплате.

Типичные ошибки при отражении прогулов

Отдельная частая ситуация — прогул у сотрудника с суммированным учётом рабочего времени или сменным графиком. Здесь важно, чтобы график работы в программе был актуален: вытеснение идёт по графику, и если график устарел, код «ПР» встанет не на те дни, а сумма вытеснения будет неверной.

Ещё одна ошибка — попытка отразить прогул через «Отсутствие с сохранением оплаты» или отпуск без содержания «для простоты». Это искажает и табель (неверный код), и средний заработок, и стаж. Каждому основанию отсутствия соответствует свой вид расчёта — использовать нужно именно его.

Удобный контрольный приём: после проведения документа «Отсутствие» сразу сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц, не дожидаясь расчёта зарплаты. Если дни прогула видны как неоплачиваемое отсутствие и норма времени уменьшилась — документ сработал корректно. Если расчётный листок не изменился, чаще всего неверно указан месяц начисления или вид отсутствия.

Проверка итогов: табель, расчёт и отчётность

После оформления прогула и расчёта зарплаты пройдите по трём контрольным точкам. Первая — табель (Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени Т-13): код «ПР» или «НН» должен стоять на рабочих днях периода отсутствия, а общее количество отработанных дней и часов должно быть уменьшено.

Вторая — расчётный листок: оплата по окладу или тарифу рассчитана пропорционально отработанному времени, дни прогула отдельно видны как неоплачиваемые. Третья — данные для отчётности: прогулы не должны попадать в оплачиваемые дни при формировании сведений, а при увольнении окончательный расчёт должен учесть все перерасчёты.

Частые вопросы

Можно ли оформить прогул на часть рабочего дня?

Да, если сотрудник отсутствовал более четырёх часов в течение дня, это квалифицируется как прогул за целый день. Если отсутствие короче, в табеле оно может отражаться как неполное рабочее время по соответствующему основанию. В ЗУП документ «Отсутствие» в типовой настройке работает с целыми днями; для учёта часовых отсутствий проверьте возможности вашей редакции и настройки видов времени.

Сотрудник принёс больничный, а месяц уже закрыт с кодом «НН». Что делать?

Оформите документ «Больничный лист» текущим периодом с датами фактической нетрудоспособности. Программа зарегистрирует перерасчёт за прошлый месяц: отменит отсутствие по невыясненной причине и начислит пособие. Разница попадёт в ближайшую выплату, а в отчётность уйдёт как уточнённые данные, если отчёты уже сдавались.

Почему после проведения «Отсутствия» зарплата всё равно начисляется полностью?

Чаще всего причины три: неверно указан месяц начисления в документе, вид отсутствия не настроен как вытесняющий для основного начисления, либо зарплата за месяц была рассчитана раньше документа и не пересчитана. Проверьте период документа, настройки вытеснения в начислении «Прогул» и пересчитайте сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Нужно ли оформлять прогул, если сотрудник находится в отпуске без сохранения зарплаты и не вышел после его окончания?

Да. Отпуск без сохранения закрывает только свой период. С первого рабочего дня после его окончания невыход оформляется отдельным документом «Отсутствие» — с видом «НН» до выяснения причины или «Прогул», если основание подтверждено. Иначе дни после отпуска останутся незакрытыми, и программа посчитает их отработанными.

Как прогул отразится на среднем заработке для отпускных?

Дни прогула исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка — программа делает это автоматически на основании вида расчёта. Проверить можно в документе «Отпуск» на вкладке расчёта среднего заработка: в таблице базы дни прогула должны быть видны как исключаемые периоды.

Можно ли массово оформить прогулы по нескольким сотрудникам одним документом?

В типовой ЗУП документы отсутствий оформляются по одному сотруднику. Если прогулов много, используйте ввод документов через журнал «Все отсутствия сотрудников» последовательно по каждому либо механизмы группового ввода, если они предусмотрены вашей редакцией. Обработки массового ввода из непроверенных источников применять не стоит — ошибка размножится на всех сотрудников сразу.