Другое · 11 мин
Как в 1С настроить договоры ГПХ
Подробная инструкция по настройке договоров ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: виды начислений, страховые взносы, НДФЛ, отражение в учёте и типичные ошибки.
Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С требуют отдельной настройки, потому что подрядчики не являются штатными сотрудниками: у них другой порядок начисления вознаграждений, уплаты страховых взносов и удержания НДФЛ. Ошибка в настройках приводит к неверным расчётам, лишним начислениям взносов или штрафам при проверке.
Порядок работы зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт договорников встроен штатно, в 1С:Бухгалтерии часть операций приходится выполнять вручную или через типовые документы с ограниченным функционалом. Ниже разобраны оба сценария с акцентом на ЗУП как основной инструмент кадрового учёта.
Перед настройкой убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: ставки взносов, предельные базы и формы отчётности меняются регулярно, и устаревшая версия программы даст некорректные расчёты даже при правильных настройках.
Что нужно подготовить перед настройкой
Прежде чем заводить договор в программе, соберите данные подрядчика: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, банковские реквизиты для выплаты. Без СНИЛС и ИНН не получится корректно сдать персонифицированную отчётность, а программа будет выдавать предупреждения при расчёте.
Определите характер договора: подряд, оказание услуг, авторский договор или договор об отчуждении исключительных прав. От этого зависят коды дохода по НДФЛ и состав облагаемых взносов — например, по авторским договорам применяются нормируемые расходы, а по договорам отчуждения прав не начисляются взносы на обязательное медицинское страхование.
Проверьте, что в настройках учётной политики организации включён учёт договоров ГПХ. В ЗУП это делается в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки», где должен быть установлен признак использования договоров гражданско-правового характера.
Настройка видов начислений для договоров ГПХ
В ЗУП вознаграждения по договорам ГПХ начисляются специальными видами расчёта. Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределённое начисление «Оплата по договорам ГПХ» (название может отличаться в зависимости от релиза). Если его нет или нужен отдельный вид для авторских договоров, создайте новое начисление копированием.
Ключевые параметры начисления: назначение — «Прочие начисления и выплаты» или «Оплата по договорам ГПХ», способ начисления — «По отдельному документу». На закладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода НДФЛ (для подряда и услуг — 2010, для авторских вознаграждений — соответствующие коды 1301 и др.) и категорию дохода.
Особое внимание уделите настройке страховых взносов. Вознаграждения по договорам подряда и оказания услуг облагаются взносами на ОПС и ОМС, но не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и взносами на травматизм (если иное не прописано в договоре). В типовом начислении это уже учтено, но при создании собственного вида расчёта проверьте каждый вид взносов вручную.
Как завести договор ГПХ в 1С:ЗУП
Сначала создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица», если подрядчик ещё не внесён в базу. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность. Эти данные попадут в отчётность, поэтому сверьте их с оригиналами документов.
Договор оформляется документом «Договор (работы, услуги)» из журнала «Кадры» → «Договоры ГПХ» (в некоторых релизах — из раздела «Зарплата»). В документе укажите организацию, подрядчика, сроки начала и окончания договора, вид начисления и сумму. Если оплата производится по актам выполненных работ частями, сумму можно не фиксировать в договоре, а начислять по факту.
Обратите внимание на поле «Подразделение» и «Способ отражения в бухучёте». От подразделения зависит, на какие затратные счета попадёт вознаграждение в проводках при синхронизации с бухгалтерской программой. Для подрядчиков, выполняющих работы для конкретного проекта, укажите соответствующую статью затрат.
- 1Создайте физическое лицо и заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные
- 2Откройте журнал договоров ГПХ и создайте документ «Договор (работы, услуги)»
- 3Укажите сроки договора, вид начисления, сумму и подразделение
- 4Проверьте способ отражения в бухучёте и код дохода НДФЛ
- 5Проведите документ и распечатайте при необходимости договор из программы
Начисление вознаграждения и расчёт налогов
Начисление выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Выберите договор, укажите сумму по акту и период начисления. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, действующей для налоговых резидентов, и страховые взносы по установленным тарифам.
НДФЛ с вознаграждений по договорам ГПХ удерживается при выплате, как и с зарплаты. Подрядчику могут предоставляться стандартные налоговые вычеты (например, на детей), если он подал заявление — для этого в карточке физлица вводится документ «Заявление на вычеты НДФЛ». По авторским договорам вместо вычетов могут применяться нормативы профессиональных расходов.
После начисления сформируйте ведомость на выплату с видом «По договорам ГПХ» или общую ведомость, если выплата идёт вместе с зарплатой. Проверьте, что в ведомость попала сумма за вычетом НДФЛ, а дата выплаты соответствует фактической — от неё зависит срок перечисления налога и отражение в 6-НДФЛ.
Как проверить результат расчёта
Начислены только взносы на ОПС и ОМС по действующему тарифу
Присутствуют взносы на ВНиМ или травматизм без оснований в договоре
Налог рассчитан с учётом вычетов и верным кодом дохода
Код дохода отличается от 2010/авторских кодов, вычеты не применились
Вознаграждение отражено на счёте 76 или указанном счёте затрат
Сумма попала на счёт 70 как зарплата сотрудника
Настройка договоров ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по договорникам уже, чем в ЗУП. Договор оформляется в справочнике «Сотрудники» — подрядчик заводится как сотрудник с видом договора «Договор подряда». Если такого вида нет, проверьте настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники», включите опцию договоров ГПХ.
Начисление выполняется документом «Начисление по договорам подряда» из раздела «Зарплата и кадры». Документ рассчитывает НДФЛ и взносы, формирует проводки по счёту 76.10 (или иному, заданному в настройках). Выплата оформляется стандартными ведомостями или списанием с расчётного счёта в зависимости от способа выплаты.
Если договорников много, есть авторские договоры, сложные вычеты или требуется полноценная персонифицированная отчётность, бухгалтерской конфигурации может не хватить — в этом случае учёт ведут в ЗУП с последующей выгрузкой проводок в Бухгалтерию через синхронизацию данных.
ЗУП или Бухгалтерия для договоров ГПХ
Подходит при регулярной работе с подрядчиками, авторских договорах, вычетах и полноценной отчётности. Требует отдельной лицензии и ведения кадрового учёта
Достаточно при разовых договорах и небольшом числе подрядчиков. Ограничена по видам договоров, вычетам и кадровым документам
Отчётность по договорам ГПХ
Подрядчики попадают в расчёт по страховым взносам (РСВ) — их доходы отражаются в разделе облагаемых выплат, а персональные данные — в подразделе 3. Проверьте, что взносы на ВНиМ по договорникам равны нулю, иначе расчёт не пройдёт контрольные соотношения.
В 6-НДФЛ вознаграждения по ГПХ отражаются наравне с зарплатой: дата получения дохода — день выплаты. По итогам года на подрядчика формируется справка о доходах с соответствующими кодами. Также договорники включаются в персонифицированные сведения о физических лицах и в отчёт ЕФС-1 в части сведений о стаже — период действия договора ГПХ указывается отдельным кодом.
Перед сдачей отчётности сформируйте анализ начислений по договорам ГПХ и сверьте базу по взносам с данными РСВ. Расхождения чаще всего возникают из-за ручных корректировок или документов, проведённых задним числом после формирования отчёта.
Частые проблемы и их решение
Подрядчик не попадает в ведомость на выплату. Причина обычно в том, что начисление проведено другим подразделением или в ведомости не выбран способ выплаты по договорам ГПХ. Проверьте отбор в документе выплаты и период начисления.
Двойное начисление взносов возникает, когда один и тот же доход проведён и как зарплата, и как договор ГПХ. Найдите лишний документ через отчёт «Анализ начислений и удержаний», пометьте его на удаление и пересчитайте взносы за период.
Ошибки при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии чаще всего связаны с незаполненным способом отражения в учёте. Задайте его в договоре или в настройках по умолчанию для организации, затем повторите синхронизацию.
Что важно запомнить
Договоры ГПХ оформляются отдельными документами со специальными начислениями: взносы — только на ОПС и ОМС, НДФЛ — с правильными кодами дохода. Проверяйте настройки вида начисления, сроки договора и попадание подрядчика в РСВ и 6-НДФЛ. Для регулярной работы с подрядчиками используйте 1С:ЗУП, для разовых — достаточно Бухгалтерии.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?
Нет, если в самом договоре это прямо не предусмотрено. По умолчанию вознаграждения по договорам ГПХ облагаются только взносами на пенсионное и медицинское страхование. В типовых начислениях 1С это уже настроено, но при создании собственного вида расчёта проверьте каждый вид взносов вручную.
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Технически программа это позволяет — договор заводится на то же физическое лицо. Однако законодательство запрещает заключать гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения. Работы вне трудовой функции (например, разовый ремонт в другом городе) оформлять можно, но оцените риски переквалификации.
Как отразить оплату по актам частями, если договор один?
Создайте один документ договора без фиксированной суммы или с общей суммой, а начисления выполняйте несколькими документами «Начисление по договорам» — по одному на каждый акт. Каждое начисление попадёт в НДФЛ и взносы своим периодом, что корректно отразится в отчётности.
Что делать, если подрядчик — самозанятый или ИП?
Такие договоры не оформляются как ГПХ в зарплатном учёте: ни НДФЛ, ни взносы организация не платит. Расчёты отражаются в бухгалтерском учёте как оплата контрагенту по акту. Обязательно проверьте статус самозанятого на дату выплаты и сохраните чек из приложения «Мой налог».
Почему подрядчик не попадает в отчёт ЕФС-1 по стажу?
Проверьте, что в документе договора заполнены даты начала и окончания, а в карточке физлица указан СНИЛС. Периоды по договорам ГПХ передаются в ЕФС-1 отдельным кодом, и без корректных сроков программа не сформирует сведения.
Можно ли исправить неверный код дохода НДФЛ после сдачи отчётности?
Да. Исправьте код в начислении или через документ корректировки, пересчитайте налог за соответствующие периоды и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ. Если ошибка затронула уже выданные справки о доходах, сформируйте их заново с корректными данными.