Как в 1С найти зарплату: где смотреть начисления и выплаты

Зарплата в 1С хранится не в одном месте, а распределена по нескольким объектам: документам начисления, ведомостям на выплату, регистрам учёта и отчётам. Поэтому фраза «найти зарплату» обычно означает одну из трёх задач — посмотреть начисленную сумму по сотруднику, проверить фактическую выплату или сверить данные за период. Для каждой задачи есть свой инструмент, и выбор зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) возможностей больше, чем в «1С:Бухгалтерии», где зарплатный блок упрощён.

Быстрее всего сумму по конкретному сотруднику показывает расчётный листок — он доступен и в ЗУП, и в Бухгалтерии. Для анализа по подразделению или периоду используются сводные отчёты: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Расчётная ведомость Т-51», «Анализ зарплаты по сотрудникам». Если нужно найти сам документ, которым начислили или выплатили деньги, ищите его в журналах «Начисление зарплаты и взносов» и «Все ведомости».

Определите, какая именно сумма вам нужна

Прежде чем открывать отчёты, уточните задачу, потому что от неё зависит инструмент. «Начислено» — это сумма, которую программа рассчитала по окладу, премиям и надбавкам до вычета НДФЛ. «К выплате» — сумма на руки после удержания налога и прочих удержаний. «Выплачено» — деньги, которые реально прошли по ведомости (банк, касса). Эти три величины почти никогда не совпадают, и путаница между ними — главная причина вопросов «куда делась зарплата».

Если сотрудник спрашивает, почему пришло меньше, чем в трудовом договоре, смотрите расчётный листок — там видна вся цепочка от начисления до выплаты. Если бухгалтер сверяет обороты за месяц, нужен свод начислений или расчётная ведомость. Если проверяете, прошла ли конкретная выплата, открывайте ведомости за нужную дату.

Как посмотреть зарплату по сотруднику через расчётный листок

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата», затем «Отчёты, справки по зарплате» и выберите «Расчётный листок». Укажите период (обычно месяц), при необходимости установите отбор по сотруднику или подразделению и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет начисления по видам расчёта, отработанное время, удержания, выплаченные суммы и сальдо — задолженность организации или сотрудника на конец месяца.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок». Функциональность проще, но состав данных тот же: начислено, удержано, выплачено, остаток. Если в бухгалтерии зарплата ведётся во внешней программе (ЗУП) и только выгружается проводками, детальных расчётных листков в ней может не быть — тогда смотрите данные в ЗУП.

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате» — «Расчётный листок»
2. 2
   Укажите месяц и при необходимости отбор по сотруднику
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте строки «Начислено», «Удержано», «Выплачено»
4. 4
   Сравните сальдо на конец месяца с ожидаемой задолженностью

Как найти документ начисления зарплаты

Начисление за месяц оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов». В ЗУП он находится в разделе «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» — «Начисления зарплаты» (или «Все начисления»). Откройте журнал, найдите документ за нужный месяц и подразделение — внутри на вкладке «Начисления» видна сумма по каждому сотруднику.

Если документа за месяц нет в журнале, значит, итоговое начисление не выполнялось либо оно сделано в другой программе. Промежуточные суммы (оклад по дням, отпускные, больничные, премии) могут быть введены отдельными документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Премия», «Разовое начисление». Их ищите в разделе «Зарплата» в соответствующих журналах — все они попадут в итоговое начисление и в расчётный листок.

Как проверить фактическую выплату

Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета». Журнал всех ведомостей в ЗУП — раздел «Выплаты» — «Все ведомости», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» — «Ведомости». По дате и сумме ведомости можно понять, когда и сколько сотрудник получил.

Для сводной картины по выплатам удобен отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» в ЗУП: он показывает начислено, удержано и выплачено в разрезе месяцев. Расхождение между «к выплате» и «выплачено» означает либо задолженность перед сотрудником, либо депонирование, либо ошибку в ведомости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в расчётном листке

Норма

Долг на конец месяца равен невыплаченной сумме или нулю после полной выплаты

Тревожный признак

Сальдо не сходится с ведомостями — возможны непроведённые или лишние документы

Сумма в ведомости и в расчётном листке

Норма

Выплачено в листке совпадает с итогом ведомостей за период

Тревожный признак

Разница — ищите ведомость другого периода или сторно

Наличие документа начисления

Норма

За каждый месяц есть проведённое «Начисление зарплаты и взносов»

Тревожный признак

Месяц без документа — начисление не выполнялось или сделано в другой базе

Сводные отчёты для анализа зарплаты за период

Когда нужна не одна персона, а картина по организации, используйте сводные отчёты. В ЗУП основной инструмент — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате»): он показывает фонд оплаты труда, НДФЛ, взносы и выплаты по подразделениям и сотрудникам. Для унифицированной формы подойдёт «Расчётная ведомость (Т-51)».

В 1С:Бухгалтерии доступны «Свод начисленной зарплаты» и «Расчётная ведомость», а для сверки с учётом — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Счёт 70 показывает начисления по кредиту и выплаты/удержания по дебету; сальдо на конец периода — это задолженность перед персоналом, которая должна совпадать с данными зарплатных отчётов.

Какой отчёт выбрать

Расчётный листок

Когда нужен один сотрудник и полная расшифровка начислений и удержаний за месяц

Полный свод начислений

Когда анализируете фонд оплаты труда по организации или подразделению за период

ОСВ по счёту 70

Когда сверяете зарплату с бухгалтерским учётом; не показывает расшифровку по видам расчёта

Журнал ведомостей

Когда нужно подтвердить факт и дату конкретной выплаты

Почему зарплата не находится: типичные причины

Если отчёт пустой или сумма не та, начните с проверки периода и отборов: расчётный листок за неправильный месяц или с фильтром по другому подразделению — самая частая причина «пропавшей» зарплаты. Вторая причина — непроведённый документ начисления: документ есть в журнале, но помечен на удаление или просто записан без проведения, и в отчёты он не попадает.

Также проверьте, не ведётся ли расчёт в другой программе: во многих организациях зарплату считают в ЗУП, а в бухгалтерию переносят только проводки — тогда в Бухгалтерии детальных сумм по сотрудникам не будет. Ещё одна ситуация — сотрудник принят в середине месяца или находится в отпуске без сохранения, и начислений за период действительно нет.

Ограничения прав и что делать, если данных не видно

Зарплатные данные — закрытый участок: если у пользователя нет профилей «Расчётчик зарплаты», «Кадровик-расчётчик» или бухгалтера с правами на зарплату, разделы и отчёты будут пустыми или недоступными. Это не ошибка программы, а настройка прав доступа. Проверить можно, открыв отчёт под пользователем с полными правами — если данные появились, вопрос решается назначением профиля в разделе «Администрирование» — «Пользователи и права».

Самостоятельно расширять себе права не стоит: доступ к персональным данным и суммам зарплаты регулируется внутренними правилами организации. Если вам нужны сведения по своей зарплате, а доступа нет, запросите расчётный листок у расчётчика или в кадровой службе — работодатель обязан его выдавать.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть зарплату сотрудника за месяц?

Откройте «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок», укажите месяц и сотрудника. Если зарплата рассчитывается во внешней программе (ЗУП), в Бухгалтерии будут только проводки — тогда смотрите ОСВ по счёту 70 или запросите данные из ЗУП.

Почему в расчётном листке «начислено» больше, чем пришло на карту?

Это нормально: из начисленной суммы удерживается НДФЛ, а также могут быть алименты, займы и другие удержания. Сумма «к выплате» в листке должна совпадать с перечислением на карту.

Как найти, была ли выплачена зарплата за конкретный месяц?

Откройте журнал ведомостей («Выплаты» — «Все ведомости» в ЗУП или «Зарплата и кадры» — «Ведомости» в Бухгалтерии) и найдите ведомость с датой выплаты. Проверьте, что она проведена и в ней есть нужный сотрудник.

Отчёт по зарплате пустой, хотя сотрудники работают. В чём причина?

Проверьте три вещи: правильность периода и отборов, наличие проведённого документа «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и права вашего пользователя на зарплатный участок. Чаще всего причина в одном из этих пунктов.

Можно ли посмотреть зарплату за несколько месяцев одним отчётом?

Да. В ЗУП используйте «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» — он показывает начисления, удержания и выплаты по месяцам за произвольный период. Для сводных данных по организации подойдёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Нашёл ошибку в начислении за прошлый месяц — можно просто исправить документ?

Нет, если период закрыт отчётностью. Прямое редактирование приведёт к расхождениям с 6-НДФЛ и РСВ. Корректное исправление делается документом «Сторнирование начислений» и повторным начислением в текущем периоде.