Как в 1С начислить декретные: пошаговая инструкция

Начисление декретных выплат в 1С:ЗУП (и в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты) строится вокруг двух документов: больничного листа по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком. Программа рассчитывает пособие автоматически на основе среднего заработка сотрудницы за два предшествующих календарных года, но корректность результата зависит от того, насколько полно в базе отражены начисления, отсутствия и данные о стаже.

С 2021 года пособия по беременности и родам выплачиваются напрямую из СФР (бывший ФСС) по схеме прямых выплат, поэтому задача бухгалтера в 1С — правильно оформить документы, рассчитать средний заработок и передать сведения в фонд. Ошибка на любом этапе приводит к задержке выплаты или к перерасчёту с корректировкой отчётности.

Ниже разобран полный цикл: от приёма больничного до контроля отправки сведений в СФР, включая расчёт пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет и типичные ошибки, из-за которых сумма «не сходится».

Подготовка: что проверить в базе до начисления

До оформления больничного убедитесь, что в карточке сотрудницы заполнены СНИЛС, дата рождения и пол — эти данные обязательны для электронного обмена с СФР. Проверьте, что в базе отражены все начисления за два расчётных года, включая премии и отпускные, а также периоды отсутствий (больничные, отпуска без сохранения оплаты), потому что они влияют на количество дней в расчёте.

Если сотрудница работает у вас меньше двух лет, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или сведения, полученные по запросу). В 1С:ЗУП эти данные вводятся документом «Справка для расчёта пособий» в разделе «Зарплата» или прямо из формы больничного по ссылке в расчёте среднего заработка.

Отдельно проверьте настройки учётной политики: в разделе «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика» должен быть указан порядок выплаты пособий (прямые выплаты или зачётный механизм для отдельных случаев). От этого зависит, какие документы программа предложит создать после больничного.

Оформление больничного по беременности и родам

Основной документ — «Больничный лист» (в 1С:ЗУП: раздел «Зарплата — Больничные листы» или «Кадры — Все отсутствия сотрудников»). Создайте новый документ, выберите сотрудницу и укажите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Даты периода берите из листка нетрудоспособности: стандартный срок — 140 дней, при многоплодной беременности или осложнённых родах — больше.

Если организация подключена к электронному обмену с СФР (ЭЛН), больничный можно загрузить по номеру электронного листка: программа сама подтянет период, тип и статус. Это исключает ошибки ручного ввода дат. Проверьте, чтобы в учётной записи обмена с СФР был действующий сертификат и настроен сертификат ответственного лица.

На вкладке «Оплата» проверьте страховой стаж сотрудницы. Для пособия по беременности и родам стаж менее 6 месяцев означает ограничение пособия размером МРОТ за полный месяц. Программа применяет ограничение автоматически, но только если стаж введён корректно в карточке сотрудника (раздел «Трудовая деятельность»).

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист», выберите сотрудницу и причину «Беременность и роды»
2. 2
   Введите даты из листка нетрудоспособности или загрузите ЭЛН по номеру
3. 3
   Проверьте страховой стаж на вкладке «Оплата»
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и при необходимости добавьте справку с прошлого места работы
5. 5
   Проведите документ и сверьте сумму пособия с расчётом в печатной форме

Как программа считает средний заработок и сумму пособия

Расчётная формула: среднедневной заработок = сумма облагаемых взносами выплат за два календарных года, предшествующих году ухода в декрет, делённая на количество календарных дней в этом периоде за вычетом исключаемых дней (больничные, декрет, отпуск по уходу). Пособие = среднедневной заработок × число дней отпуска по беременности и родам; оно выплачивается в размере 100% независимо от стажа (кроме ограничения при стаже менее 6 месяцев).

Чтобы увидеть детализацию, в форме больничного нажмите на сумму среднего заработка — откроется окно редактирования с помесячной расшифровкой. Здесь же кнопкой «Добавить из справки» вводятся данные с предыдущих мест работы. Печатная форма «Расчёт среднего заработка» доступна по кнопке «Печать» и пригодится для ответа на запрос СФР.

Программа автоматически сравнивает результат с минимальным и максимальным ограничениями: пособие не может быть меньше расчёта из МРОТ и больше предельной базы по взносам за расчётные годы. Если сотрудница работает на условиях неполного времени, проверьте, что в её штатном расписании указана доля ставки — от неё зависит применение МРОТ пропорционально.

Контрольные точки

Как проверить расчёт

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой выплат за 2 года, делённой на дни минус исключаемые периоды

Тревожный признак

В расчёт попали необлагаемые выплаты или не исключены дни прошлых больничных

Количество дней отпуска

Норма

Соответствует листку нетрудоспособности (140 / 156 / 194 дня)

Тревожный признак

Даты введены вручную с ошибкой, период не совпадает с ЭЛН

Ограничения

Норма

При низком заработке применён расчёт из МРОТ, при высоком — предельная база

Тревожный признак

Ограничение не применилось — проверьте стаж и долю ставки

Передача сведений в СФР и выплата

При прямых выплатах работодатель не перечисляет пособие сам, а передаёт в СФР реестр сведений. В 1С:ЗУП после проведения больничного создайте документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» (раздел «Отчётность, справки — Передача в ФСС сведений о пособиях»). Реестр можно сформировать автоматически по ссылке из больничного листа.

Проверьте в реестре банковские реквизиты сотрудницы или номер карты «Мир» — пособие перечисляется фондом напрямую. Некорректные реквизиты — самая частая причина возврата реестра. Отправка выполняется через 1С-Отчётность; статус обмена отслеживайте в журнале обмена с СФР.

Имейте в виду: пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если в расчёте зарплаты сумма вдруг попала в облагаемую базу, проверьте вид начисления «Больничный за счёт ФСС (декрет)» — у него должны быть корректные настройки налогообложения.

Отпуск по уходу за ребёнком и пособие до 1,5 лет

После окончания отпуска по беременности и родам оформляется документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры — Отпуска по уходу и возвраты из отпусков»). Укажите сотрудницу, период отпуска (обычно до достижения ребёнком 1,5 или 3 лет), дату рождения ребёнка и отметьте, что это первый или последующий ребёнок, — от этого зависит минимальный размер пособия.

Пособие до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума. Расчётный период тот же, что и для декретного больничного. Пособие также выплачивает СФР напрямую, поэтому после проведения документа формируется отдельный реестр сведений, а при изменении обстоятельств (досрочный выход на работу, новый ребёнок) — документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком».

Если сотрудница выходит на работу на неполное время с сохранением пособия, оформите кадровый перевод на неполную ставку, но не прерывайте отпуск документом возврата — иначе пособие прекратится. В 1С:ЗУП для этого есть сценарий «Работа на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу».

Особые ситуации и отражение в учёте

Внешним совместителям пособие назначается по каждому месту работы, если в расчётных годах они работали у тех же работодателей. В 1С для внешнего совместителя создаётся отдельный больничный с отметкой о совместительстве, и расчёт ведётся только по выплатам вашей организации (плюс справки, если совместительство началось позже).

В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) порядок аналогичен: документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры», но детализация расчёта скромнее, а реестры в СФР формируются через «Отчётность — 1С-Отчётность». При большом штате и частых пособиях удобнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

В бухгалтерском учёте начисленное СФР пособие отражается проводкой Дт 69.01 Кт 70 с последующим зачётом или возмещением, при прямых выплатах — пособие проходит транзитом без отражения в расходах. Проверьте корреспонденцию в документе «Отражение зарплаты в бухучёте», чтобы пособие не попало в расходы на оплату труда.

Частые вопросы

Что делать, если сумма пособия в 1С не совпадает с расчётом СФР?

Откройте расшифровку среднего заработка в больничном листе и сравните помесячные суммы и количество дней с данными, которые видит фонд. Чаще всего расхождение вызвано отсутствием справки о заработке с прошлого места работы или неучтёнными исключаемыми днями. После исправления сформируйте корректирующий реестр.

Нужно ли удерживать НДФЛ с декретных?

Нет. Пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет освобождены от НДФЛ и страховых взносов. Если программа удержала налог, проверьте настройки вида начисления — у него должен быть код дохода, не облагаемый НДФЛ.

Как начислить декретные, если сотрудница только что устроилась и справки 182н нет?

Рассчитайте пособие исходя из имеющихся данных (не ниже МРОТ) и выплатите его. Когда сотрудница принесёт справку или сведения будут получены по запросу в СФР, выполните перерасчёт документом «Доначисление, перерасчёт» и передайте в фонд уточнённые сведения.

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку?

Да, право на отпуск по уходу и пособие имеет любой член семьи, фактически ухаживающий за ребёнком. В 1С документ «Отпуск по уходу за ребёнком» оформляется на этого сотрудника по тому же алгоритму; в реестре указывается степень родства с ребёнком.

Как отразить продление больничного при осложнённых родах?

Дополнительный листок нетрудоспособности оформляется отдельным документом «Больничный лист» с включённым флажком «Продолжение» и ссылкой на первичный больничный. Программа использует тот же средний заработок, что и в первичном документе, и не пересчитывает его заново.