Как в 1С начислять аванс и зарплату

Начисление аванса и зарплаты — базовый ежемесячный цикл расчётчика в 1С. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия этот процесс устроен по-разному, но общая логика одинакова: сначала рассчитывается и выплачивается аванс за первую половину месяца, затем по итогам месяца выполняется полное начисление, удерживается НДФЛ и выплачивается остаток.

Ошибки в этом цикле приводят к переплате сотрудникам, неверному НДФЛ и расхождениям в отчётности. Поэтому важно не только знать, какие документы создавать, но и какие настройки проверить до начала расчёта. Ниже разобран полный порядок действий для обеих популярных конфигураций, способы расчёта аванса, типичные проблемы и способы их проверки.

Как устроен расчёт аванса и зарплаты в 1С

По Трудовому кодексу зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Выплату за первую половину месяца принято называть авансом, хотя по сути это часть заработной платы за фактически отработанное время. В 1С аванс может рассчитываться тремя способами: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за фактически отработанные дни первой половины месяца.

Способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики и может переопределяться для конкретного сотрудника в кадровых документах. От выбранного способа зависит, какие документы понадобятся: при расчёте «за первую половину месяца» в ЗУП используется отдельный документ начисления, при фиксированной сумме или проценте — только ведомость на выплату.

Итоговая зарплата всегда начисляется в конце месяца: программа рассчитывает все начисления, удерживает НДФЛ с учётом уже выплаченного аванса и формирует сумму к выплате за вычетом аванса. Если аванс был завышен относительно фактически отработанного времени, в конце месяца может возникнуть долг за сотрудником — это нормальная ситуация, но её нужно контролировать.

Настройка перед первым расчётом

Прежде чем начислять аванс, проверьте настройки учётной политики. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается способ расчёта аванса и даты выплаты аванса и зарплаты. Даты важны: от них зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты». Там же проверьте, что в графике работы сотрудников заполнен производственный календарь — без него расчёт по отработанному времени будет некорректным.

Дополнительно убедитесь, что в карточках сотрудников заданы плановые начисления (оклад, надбавки), заполнены графики работы и указаны вычеты по НДФЛ, если сотрудник подавал заявление. Отсутствие планового начисления — самая частая причина «пустого» расчёта.

1. 1
   Заполните производственный календарь и графики работы сотрудников
2. 2
   Проверьте способ расчёта аванса в учётной политике организации
3. 3
   Убедитесь, что у сотрудников назначены плановые начисления
4. 4
   Укажите даты выплаты аванса и зарплаты в настройках
5. 5
   Проверьте заявления на вычеты НДФЛ у сотрудников

Как начислить и выплатить аванс в 1С:ЗУП

Если выбран расчёт аванса «за первую половину месяца», создайте документ «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца». Укажите месяц и организацию, нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, рассчитает начисления пропорционально отработанным дням с 1 по 15 число и сразу вычислит НДФЛ с аванса.

После проверки сумм проведите документ и создайте ведомость на выплату: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и нажмите «Заполнить» — подтянутся суммы, рассчитанные документом начисления. Если аванс задан фиксированной суммой или процентом, документ начисления не нужен: ведомость сама рассчитает сумму при заполнении.

Важный нюанс: НДФЛ с аванса удерживается при выплате. Если вы платите аванс без удержания налога (по старой схеме «аванс без НДФЛ»), проверьте, что настройки программы соответствуют текущим правилам — при выплате дохода налог удерживается в момент выплаты, и ведомость должна это отражать.

Как начислить и выплатить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) аванс, как правило, не начисляется отдельным документом, а сразу выплачивается. Создайте документ «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомость в кассу»). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и нажмите «Заполнить». Программа рассчитает сумму по правилу, заданному в настройках: фиксированно или процентом от оклада.

Если в вашей организации аванс рассчитывается по фактически отработанному времени, в бухгалтерской конфигурации это потребует либо ручной корректировки сумм в ведомости, либо перехода на ЗУП — штатного документа «начисление за первую половину месяца» в базовой бухгалтерской поставке может не быть.

После проведения ведомости сформируйте платёжные документы или кассовый ордер. Убедитесь, что сумма по ведомости совпадает с фактически перечисленной — расхождение создаст задолженность по расчётам с персоналом.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный расчёт аванса по отработанному времени, НДФЛ с аванса, гибкие настройки. Подходит при штате от нескольких десятков человек и сложных начислениях.

1С:Бухгалтерия

Аванс выплачивается ведомостью без отдельного начисления. Подходит для небольшого штата и простой системы оплаты труда.

Начисление зарплаты по итогам месяца

В конце месяца создайте документ полного расчёта. В ЗУП это «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Начисление зарплаты». Нажмите «Заполнить»: программа рассчитает оклад и надбавки за весь месяц, учтёт отсутствия (отпуска, больничные, командировки), начислит страховые взносы и рассчитает НДФЛ нарастающим итогом с учётом налога, уже удержанного при выплате аванса.

Проверьте ключевые закладки документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». На закладке НДФЛ налог за месяц должен учитывать ранее удержанные суммы — иначе при выплате налог удержится дважды. Если видите задвоение, обновите документ или перезаполните его после проверки дат выплаты в ведомостях на аванс.

Затем создайте ведомость на окончательную выплату с видом «Зарплата». Программа автоматически вычтет выплаченный аванс и покажет сумму «к выдаче». Сверьте её с расчётными листками: у сотрудника не должно быть необъяснимых долгов ни в его пользу, ни в пользу организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма к выплате в ведомости на зарплату

Норма

Равна начислению за месяц минус НДФЛ и минус выплаченный аванс

Тревожный признак

Сумма не сходится с расчётным листком или отрицательная

НДФЛ за месяц

Норма

Исчисленный налог равен сумме удержанного при авансе и при выплате зарплаты

Тревожный признак

Налог удержан дважды или не удержан с аванса

Задолженность на конец месяца

Норма

После выплаты зарплаты долг по сотруднику нулевой

Тревожный признак

Остаток долга без документальной причины

Проверка результатов и отчёты

Для контроля используйте стандартные отчёты. В ЗУП: «Отчёты, справки» → «Расчётный листок», «Расчётная ведомость Т-51», «Свод начисленной зарплаты», а также «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Расчётный листок покажет сотруднику и вам структуру: начислено, удержано, выплачено, долг.

В Бухгалтерии полезны «Расчётная ведомость», «Свод начислений и удержаний» и оборотно-сальдовая ведомость по счету 70. Остаток по счёту 70 после выплаты зарплаты должен отражать только реальную задолженность — например, невыплаченные суммы уволенным или депоненты.

Сверяйте данные зарплатного учёта с бухгалтерскими проводками ежемесячно. В ЗУП для этого выполняется «Отражение зарплаты в бухучёте», после синхронизации суммы на счетах 70, 68.01 и 69 должны совпадать с данными расчётных ведомостей.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем связано не с самими документами, а с нарушением последовательности. Например, если сначала провести «Начисление зарплаты и взносов», а потом изменить документ аванса задним числом, НДФЛ перестанет сходиться. Правило простое: любые изменения первой половины месяца требуют пересчёта итогового документа.

Вторая группа ошибок — кадровые. Отсутствие планового начисления, незаполненный график, непроведённый отпуск или больничный приводят к неверным суммам. Перед расчётом месяца запустите проверку: в ЗУП есть сервис «Помощник исправления учёта» и контроль заполнения документов.

FAQ

Можно ли выплатить аванс в 1С без документа начисления?

Да, если в настройках выбран способ «фиксированной суммой» или «процентом от тарифа». Тогда ведомость на выплату сама рассчитает сумму. Если выбран расчёт «за первую половину месяца», документ начисления обязателен — без него ведомость не заполнится корректно.

Почему в ведомости на аванс суммы пустые?

Чаще всего у сотрудника нет планового начисления, не заполнен график работы или способ расчёта аванса требует документа «Начисление за первую половину месяца», который не создан. Проверьте кадровые документы и настройки учётной политики.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Да, при выплате дохода налог удерживается. В 1С ведомость на аванс автоматически рассчитывает и удерживает НДФЛ, а при окончательном расчёте налог дополучается с оставшейся части. Убедитесь, что даты выплаты в ведомостях указаны фактические — от них зависит отчётность.

Что делать, если аванс оказался больше зарплаты за месяц?

Такое бывает, когда сотрудник болел или был в отпуске без сохранения во второй половине месяца. Программа покажет долг за сотрудником. Сумму можно удержать из следующих выплат в пределах ограничений Трудового кодекса или оформить возврат через кассу. Не сторнируйте выплаченный аванс вручную без необходимости.

Как изменить способ расчёта аванса для одного сотрудника?

В 1С:ЗУП способ и размер аванса можно задать индивидуально в кадровом документе (приём на работу, кадровый перевод) или документом изменения оплаты труда. Индивидуальная настройка имеет приоритет над общей настройкой организации.

Чем проверить правильность расчёта перед выплатой?

Сформируйте расчётную ведомость и расчётные листки, сверьте сумму к выплате с формулой «начислено минус НДФЛ минус аванс», проверьте отчёт по НДФЛ на отсутствие задвоений и остаток по счёту 70 после выплаты.