Как в 1С начислить зарплату сотрудникам

Начисление зарплаты в 1С выполняется документом, который автоматически рассчитывает оплату по окладу или тарифу, удерживает НДФЛ и формирует страховые взносы. Для корректного расчёта важно, чтобы в базе были заполнены кадровые документы (приёмы на работу, переводы, отпуска, больничные) и настроены виды начислений. Если кадровый учёт ведётся неполно, программа посчитает зарплату с ошибками или не посчитает вовсе.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся документом «Начисление зарплаты и взносов», а в 1С:Бухгалтерии — документом «Начисление зарплаты» с последующим отражением в учёте. Общая логика одинакова: сначала кадровые данные, потом начисление, затем проверка и выплата.

Ниже разобран полный цикл — от подготовительных настроек до контроля результата и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без глубоких доработок.

Подготовка: что должно быть настроено до расчёта

До первого начисления проверьте учётную политику и настройки зарплаты. В ЗУП это раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки», где задаётся дата выплаты зарплаты, способ отражения в учёте и применяемые тарифы взносов. В 1С:Бухгалтерии настройки находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты».

Убедитесь, что у каждого сотрудника корректно оформлен приём на работу: указана дата, подразделение, должность и плановое начисление (оклад, тарифная ставка, сдельная оплата). Без планового начисления автоматический расчёт оклада не сработает — строка сотрудника в документе начисления окажется пустой или с нулевой суммой.

Отдельно проверьте график работы сотрудников. Если применяется нестандартный график (сменный, гибкий), он должен быть создан и назначен в кадровом документе, иначе программа посчитает отработанное время по производственному календарю и исказит оплату при неполном месяце.

Регистрация отсутствий и разовых начислений

Перед расчётом зарплаты за месяц внесите все документы, влияющие на отработанное время: отпуска, больничные, командировки, прогулы, отпуска без сохранения оплаты. В ЗУП они находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от вида. Неоплачиваемые отсутствия автоматически уменьшат окладную часть.

Разовые доплаты — премии, надбавки, материальную помощь — оформляйте отдельными документами до основного начисления. Премии в ЗУП вводятся документом «Премия», разовые начисления — одноимённым документом. Если премия предусмотрена как плановая, она подтянется в расчёт автоматически.

Не вводите разовые начисления вручную прямо в табличную часть документа начисления зарплаты без необходимости: ручные правки «отвязывают» строку от автоматического расчёта, и при перезаполнении документа данные могут затереться или задвоиться.

Создание документа начисления зарплаты

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает начисления по плановым видам расчёта, учтёт отсутствия, НДФЛ и страховые взносы.

В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления»). Здесь также доступно автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить». Взносы в бухгалтерской конфигурации рассчитываются в этом же документе на отдельной вкладке.

1. 1
   Внесите кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения, отсутствия
2. 2
   Оформите разовые премии и начисления отдельными документами
3. 3
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
5. 5
   Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по выборочным сотрудникам
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля

Если сотрудников много, документ можно заполнять по подразделениям — для этого в шапке укажите конкретное подразделение. Это удобно, когда расчёт по разным отделам контролируют разные специалисты.

Расчёт аванса

Аванс (зарплата за первую половину месяца) в ЗУП начисляется документом «Начисление за первую половину месяца». Программа рассчитает сумму пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число. В Бухгалтерии аванс чаще выплачивают фиксированной суммой через ведомость без отдельного начисляющего документа — способ задаётся в настройках учётной политики.

Проверка НДФЛ и страховых взносов

На вкладке «НДФЛ» проверьте, что у сотрудников применены положенные вычеты — стандартные на детей, имущественные, социальные. Вычеты регистрируются документами в разделе «Налоги и взносы» (в ЗУП) или вводятся из карточки сотрудника. Если вычет не применился, чаще всего не введено заявление или превышен лимит дохода, установленный законодательством.

Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» того же документа. Убедитесь, что в карточке организации указан правильный тариф, а для льготных категорий (например, субъекты МСП) установлен соответствующий признак. Ошибка в тарифе приведёт к неверным суммам взносов по всем сотрудникам сразу.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Оклад при полном месяце без отсутствий

Норма

Равен плановому начислению из кадрового документа

Тревожный признак

Сумма меньше или больше — проверяйте график и отсутствия

НДФЛ

Норма

Около 13% (или действующей ставки) от облагаемой базы за вычетом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при доходе или заметно завышен — проверяйте вычеты и статус нерезидента

Страховые взносы

Норма

Заполнены по всем сотрудникам с начислениями

Тревожный признак

Пустые строки у части сотрудников — проверяйте тариф и вид договора

Выплата зарплаты и отражение в учёте

После проведения начисления сформируйте ведомости на выплату: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» или «Ведомость в кассу». В ЗУП они создаются из раздела «Выплаты», сумма к выплате рассчитывается как начислено минус удержания с учётом ранее выплаченного аванса.

В Бухгалтерии после проведения начисления и ведомости формируются проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 70 по начислению, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ, Дт затрат — Кт 69 по взносам. Способ отражения задаётся в настройках и может различаться по подразделениям или сотрудникам.

При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией данные переносятся сводно или детально — в зависимости от настройки обмена. Проверьте после переноса, что в бухгалтерской базе документы отражения проведены и аналитика затрат соответствует ожиданиям.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — сотрудник не попадает в документ начисления. Причины: приём на работу оформлен более поздней датой, чем месяц расчёта; сотрудник уволен; в кадровом документе не указано плановое начисление. Проверяйте карточку сотрудника и журнал приёмов.

Вторая группа ошибок — задвоение сумм после ручного редактирования документа. Если вы изменили строку вручную, а потом перезаполнили документ, программа может добавить рассчитанную строку поверх ручной. Перед перезаполнением удаляйте отредактированные строки или используйте команду «Обновить» вместо полного перезаполнения.

Контроль итогов и отчётность

После проведения всех документов месяца сформируйте свод начислений и расчётные листки. В ЗУП это отчёты «Свод начисленной зарплаты» и «Расчётный листок» в разделе «Отчёты, справки». Сверьте итоговую сумму к выплате с ведомостями — они должны совпадать до копейки.

Проверьте долг по зарплате на конец месяца отчётом «Задолженность по зарплате»: после полной выплаты остаток должен быть нулевым либо равным суммам, сознательно не выплаченным (депонирование, удержания по исполнительным листам).

Для сверки с налоговой используйте регистры учёта НДФЛ и взносов и формируйте регламентированную отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) только после того, как все начисления и выплаты месяца закрыты. Исправление начислений после сдачи отчётности потребует уточнённых форм.

Частые вопросы

Почему сотрудник не попал в документ начисления зарплаты?

Чаще всего не оформлен или неверно датирован приём на работу, либо в нём не указано плановое начисление. Также проверьте, не числится ли сотрудник уволенным и не введён ли документ отсутствия на весь месяц (например, отпуск без сохранения оплаты) — в этом случае начислять просто нечего.

Можно ли начислить зарплату только одному сотруднику?

Да. В документе начисления вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или «Добавить» и выберите конкретного сотрудника — программа рассчитает только его. Это удобно для доначислений и исправлений, не затрагивая остальных.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?

Если выплата ещё не произведена, откройте документ, исправьте данные и перепроведите его. Если зарплата выплачена и отчётность сдана, используйте механизм перерасчётов: в ЗУП документ «Доначисление, перерасчет» исправит суммы следующим периодом, а в отчётность попадут корректировки.

Чем отличается начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?

В Бухгалтерии расчёт упрощён: меньше видов начислений, нет детального учёта отработанного времени и сложных схем премирования. ЗУП рассчитана на полноценный кадровый и зарплатный учёт, а в бухгалтерскую программу данные передаются для проводок и отчётности.

Как начислить зарплату, если месяц отработан не полностью?

Специальных действий не требуется: при корректно заполненном графике работы и введённых документах отсутствий программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням или часам. Проверьте результат в расчётном листке — там видно норму времени и фактически отработанное время.

Нужно ли отдельно начислять НДФЛ и взносы?

Нет, оба расчёта выполняются автоматически внутри документа начисления зарплаты на вкладках «НДФЛ» и «Взносы». Отдельные документы понадобятся только для специальных ситуаций: возврат налога, перерасчёт взносов прошлых периодов, доходы в натуральной форме.