Как в 1С начислить зарплату по гражданско-правовому договору

Начисление вознаграждения по гражданско-правовому договору в 1С:Зарплата и управление персоналом отличается от обычной зарплаты штатного сотрудника. Подрядчик не оформляется приказом о приёме, ему не положены отпуск, больничный за счёт работодателя и районные надбавки, а страховые взносы начисляются не в полном объёме — только на пенсионное и медицинское страхование.

Ошибки при оформлении ГПХ в программе приводят к неверному расчёту НДФЛ, лишним взносам на травматизм и соцстрахование, а также к недостоверным данным в отчётах 6-НДФЛ и РСВ. Поэтому важно с самого начала правильно завести физическое лицо, выбрать корректный вид договора и проверить настройки начисления.

Ниже разобран полный цикл работы с договором ГПХ в 1С:ЗУП: от регистрации подрядчика до выплаты вознаграждения и проверки отчётности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП, но общая логика применима и к другим решениям на платформе 1С.

Чем договор ГПХ отличается от трудового в учёте 1С

Прежде чем заводить документы, полезно понимать, какие отличия закладывает программа. По договору ГПХ исполнитель не включается в штатное расписание, не получает средний заработок, не участвует в расчёте отпускных и не попадает в кадровые приказы. В учёте взносов вознаграждение облагается только взносами на ОПС и ОМС; взносы на случай временной нетрудоспособности и на травматизм не начисляются, если иное не прописано в самом договоре (по травматизму).

НДФЛ с вознаграждения по ГПХ удерживается в общем порядке — организация выступает налоговым агентом. Исключение — договоры с самозанятыми и ИП: они платят налог самостоятельно, и такие выплаты вообще не должны проходить через зарплатный учёт как облагаемые НДФЛ доходы сотрудников.

Шаг 1. Регистрация физического лица и договора

Сначала создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка» в зависимости от версии). Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и данные документа, удостоверяющего личность. Эти данные понадобятся для персонифицированной отчётности и справок о доходах.

Затем перейдите в раздел «Зарплата» — «Договоры (в т.ч. авторские)» — «Договор (работы, услуги)» и создайте новый документ. В шапке укажите организацию, подразделение (если учёт ведётся по подразделениям), физическое лицо, период действия договора и сумму вознаграждения. Поле «Дата выплаты» определяет, в каком месяце доход попадёт в расчёт НДФЛ и отчётность.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» → «Договор (работы, услуги)»
3. 3
   Укажите организацию, подрядчика, период договора и сумму вознаграждения
4. 4
   Проверьте дату выплаты — она определяет месяц признания дохода
5. 5
   Проведите документ и перейдите на вкладку «Начисления и удержания» для проверки расчёта

Шаг 2. Проверка начисления, НДФЛ и взносов

После проведения документа программа автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы. Откройте вкладку «Начисления и удержания» в документе или сформируйте по физическому лицу расчётный листок. НДФЛ считается по ставке, действующей для налоговых резидентов, с учётом предоставленных вычетов, если они заявлены.

Проверьте вкладку «Взносы»: там должны присутствовать только взносы на ОПС и ОМС. Если программа начислила взносы на соцстрахование или травматизм, значит нарушены настройки вида расчёта или договор заведён неверным способом — например, через штатное начисление.

Контрольные точки

Как проверить результат начисления

Состав начисленных взносов

Норма

Только ОПС и ОМС

Тревожный признак

Есть взносы на ВНиМ или травматизм без оснований

НДФЛ в документе

Норма

Удержан с полной суммы вознаграждения

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю без заявленных вычетов

Документ-основание

Норма

«Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата»

Тревожный признак

Начисление оформлено как обычная зарплата штатному сотруднику

Шаг 3. Выплата вознаграждения подрядчику

Выплата по ГПХ оформляется отдельной ведомостью. В разделе «Выплаты» создайте ведомость (в банк, через кассу или на счета) и в поле «Выплачивать» выберите вариант «Вознаграждения по договорам ГПХ» — тогда в табличную часть попадут только подрядчики, а не штатные сотрудники. Это важно: смешанная ведомость может исказить даты фактического получения дохода для НДФЛ.

Дата ведомости станет датой фактического получения дохода и сроком удержания НДФЛ. Именно эта дата попадёт в отчёт 6-НДФЛ. Если выплата проходит частями (аванс по договору и окончательный расчёт), каждая часть оформляется своей ведомостью, а НДФЛ удерживается при каждой выплате пропорционально.

Отражение в отчётности

Вознаграждения по ГПХ попадают в 6-НДФЛ: доход, вычеты и удержанный налог отражаются в том периоде, когда прошла выплата. В расчёте по страховым взносам подрядчик включается в число застрахованных лиц, а суммы — в базу по взносам на ОПС и ОМС. В персонифицированные сведения о физических лицах подрядчик также включается с соответствующей категорией.

Перед сдачей отчётов сформируйте по подрядчику справку о доходах и сверьте её с регистрами налогового учёта. Расхождения чаще всего возникают из-за ручных корректировок НДФЛ или перепроведения ведомостей задним числом.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — оформление подрядчика как штатного сотрудника «для простоты». Это приводит к начислению лишних взносов, включению человека в штатное расписание и среднесписочную численность, а при проверке — к риску переквалификации договора в трудовой. Вторая типичная проблема — ручное редактирование сумм НДФЛ и взносов в документе вместо исправления исходных настроек.

FAQ

Можно ли начислить по договору ГПХ аванс?

Да. Оформите документ «Договор (работы, услуги)» на сумму аванса с датой его выплаты, а после подписания акта — второй документ на оставшуюся сумму. НДФЛ удерживается при каждой выплате.

Нужно ли начислять взносы на травматизм по ГПХ?

Только если это прямо предусмотрено условиями договора с подрядчиком. По умолчанию программа такие взносы не начисляет; при необходимости настройку включают в учётной политике или условиях договора.

Как оформить выплату, если подрядчик работал неполный месяц?

Сумма по ГПХ не привязана к отработанному времени — начисляется сумма, указанная в договоре или акте. Просто укажите фактическую сумму вознаграждения в документе, период нужен только для отнесения дохода к месяцу.

Что делать, если НДФЛ посчитался неверно?

Не правьте сумму вручную. Проверьте статус налогоплательщика физлица, заявленные вычеты и дату выплаты в документе, затем перепроведите документ. Если ошибка в прошлом периоде — используйте документ «Перерасчёт НДФЛ».

Попадёт ли подрядчик в штатное расписание и среднесписочную численность?

В штатное расписание — нет, поскольку приказ о приёме не создаётся. В среднесписочную численность подрядчики по ГПХ также не включаются, но учитываются отдельно при расчёте средней численности.

Как отразить авторский договор, а не подряд?

Используйте документ «Договор авторского заказа» из того же раздела. Отличие в базе по взносам: по авторским договорам применяются нормируемые расходы, уменьшающие облагаемую базу.