Как в 1С начислить выходное пособие за второй месяц

Выходное пособие за второй месяц после увольнения по сокращению штата или ликвидации организации выплачивается, если бывший сотрудник не трудоустроился в течение этого периода и предоставил подтверждающие документы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта выплата не начисляется автоматически при увольнении — её нужно оформить отдельным документом уже после того, как сотрудник уволен и расчёт при увольнении закрыт.

Ключевая сложность в том, что пособие за второй месяц рассчитывается от среднего заработка, сохранённого на дату увольнения, и оплачивает рабочие дни (или часы) во втором месяце после увольнения. При этом с 2020-х годов действует правило пропорциональной выплаты: пособие может быть уменьшено, если человек трудоустроился в середине месяца. В статье разберём настройку вида расчёта, порядок начисления, налогообложение и типичные ошибки.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты. В «1С:Бухгалтерии 8» механика отличается: там потребуется ручное создание начисления и ввод суммы, о чём сказано отдельно.

Когда положено пособие за второй месяц и что проверить до начисления

Право на сохранение среднего заработка на второй месяц трудоустройства возникает у работников, уволенных по сокращению численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) либо в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Основание для выплаты — заявление бывшего работника и подтверждение того, что он не трудоустроен: трудовая книжка без новой записи или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Решение о выплате оформляется приказом руководителя.

По общему правилу пособие выплачивается за весь второй месяц. Однако если работник устроился на новую работу в течение этого месяца, средний заработок сохраняется пропорционально — за период с первого дня месяца до дня трудоустройства. Это важно при расчёте количества оплачиваемых дней.

Перед начислением в программе проверьте три вещи: дату увольнения и вид расчёта, которым было начислено пособие при увольнении; средний дневной заработок, зафиксированный в документе «Увольнение»; и количество рабочих дней по производственному календарю во втором месяце после увольнения. Все три значения понадобятся для расчёта.

Настройка вида расчета для пособия за второй месяц

В типовой поставке 1С:ЗУП 3.1 уже есть предопределённый вид расчёта «Выходное пособие», который используется в документе «Увольнение». Для выплаты за второй месяц рекомендуется создать отдельный вид расчёта копированием, чтобы не смешивать выплаты при увольнении и последующие пособия в отчётах и оборотах.

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления», создайте новый вид расчёта копированием предопределённого «Выходное пособие» и назовите его, например, «Выходное пособие за второй месяц». На закладке «Основное» назначение должно оставаться «Выходное пособие», способ выполнения — по требованию (начисляется отдельным документом, а не ежемесячно).

Критически важна закладка «Налоги, взносы, учет». НДФЛ: вид дохода — «Выходное пособие» (не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, сверх лимита — облагается автоматически). Страховые взносы: аналогично — вид дохода, не облагаемый в пределах трёхкратного заработка. В учёте среднего заработка такая выплата не включается, что уже задано формулой предопределённого начисления.

Расчёт суммы: средний заработок и оплачиваемые дни

Сумма пособия за второй месяц определяется формулой: средний дневной (часовой) заработок × количество рабочих дней (часов) в оплачиваемом периоде. Средний заработок берётся тот же, что был рассчитан при увольнении, — пересчитывать его заново не нужно, расчётный период уже закрыт.

Найдите документ «Увольнение» сотрудника (раздел «Кадры» → «Увольнения»), откройте закладку «Условия увольнения» и выпишите средний дневной заработок. Если сотрудник работал на суммированном учёте рабочего времени, используется средний часовой заработок и часы по графику.

Количество оплачиваемых дней считайте по производственному календарю или графику работы сотрудника: с первого дня второго месяца после увольнения до конца месяца либо до дня, предшествующего новому трудоустройству. Например, увольнение 31 августа: второй месяц — октябрь, оплачиваются рабочие дни октября по графику уволенного работника.

Начисление пособия документом в 1С:ЗУП 3.1

Так как сотрудник уже уволен, стандартный документ «Начисление зарплаты и взносов» его не подберёт. Используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления»). Если документ недоступен, включите его в настройках состава начислений: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → закладка «Прочие начисления».

Порядок заполнения документа: укажите месяц начисления (месяц, в котором производится выплата — обычно тот, когда подано заявление), дату документа, подразделение можно оставить прежнее. В табличную часть подберите уволенного сотрудника — уволенные доступны для выбора в разовых начислениях. В колонке «Начисление» выберите созданный вид расчёта «Выходное пособие за второй месяц» и введите рассчитанную сумму вручную.

Некоторые методисты рекомендуют альтернативный путь — документ «Простой, отсутствие» с видом «Отсутствие по другим причинам» не подходит, а вот начисление через «Разовое начисление» остаётся самым прямым способом. После проведения проверьте на закладке «НДФЛ» и «Взносы» документа: налог и взносы должны быть нулевыми, если сумма вместе с пособием при увольнении не превышает трёхкратный средний месячный заработок.

1. 1
   Получите заявление работника и подтверждение отсутствия трудоустройства, издайте приказ
2. 2
   Найдите средний дневной заработок в документе «Увольнение»
3. 3
   Посчитайте рабочие дни во втором месяце после увольнения по графику работника
4. 4
   Создайте документ «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления)
5. 5
   Подберите уволенного сотрудника, укажите вид расчёта «Выходное пособие за второй месяц» и сумму
6. 6
   Проверьте закладки НДФЛ и взносов — при сумме в пределах лимита налоги должны быть нулевыми
7. 7
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника для контроля

Налогообложение: НДФЛ, взносы и отражение в отчётности

Выходные пособия при сокращении и ликвидации освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Лимит считается суммарно по всем таким выплатам: пособие при увольнении плюс сохраняемый заработок за второй и третий месяцы. Программа отслеживает превышение автоматически, если все выплаты оформлены видами расчёта с корректным видом дохода.

В отчёте 6-НДФЛ необлагаемая часть пособия не отражается вовсе; облагаемая часть сверх лимита показывается с кодом дохода, соответствующим выходному пособию, в периоде фактической выплаты. В РСВ необлагаемые суммы в пределах лимита включаются в базу отчёта как необлагаемые выплаты (строки, отражающие суммы, не подлежащие обложению).

Если программа ошибочно доначислила НДФЛ или взносы с суммы в пределах лимита, почти всегда причина в неверном виде дохода у начисления. Проверьте настройку вида расчёта и перепроведите документ — пересчёт произойдёт автоматически.

Особые сценарии и начисление в 1С:Бухгалтерии

Частичное трудоустройство во втором месяце

Если работник устроился на новую работу, например, 15-го числа второго месяца, оплачиваются только рабочие дни с 1-го по 14-е число. Пересчитайте количество дней и скорректируйте сумму в документе «Разовое начисление» до его проведения. Основание — сведения о трудовой деятельности, где видна дата приёма на новое место.

Пособие за третий месяц

Третий месяц оплачивается только по решению службы занятости при условии, что работник встал на учёт в двухнедельный срок после увольнения. Механика начисления в 1С полностью аналогична: тот же вид расчёта, тот же документ «Разовое начисление», дни третьего месяца. Основание — решение (справка) органа занятости населения.

Начисление в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии» нет документа увольнения с расчётом среднего заработка в полном объёме. Создайте новое начисление (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления») с кодом дохода по НДФЛ, соответствующим необлагаемому выходному пособию, и настройкой взносов «не облагается в пределах лимита». Затем в документе «Начисление зарплаты» за месяц выплаты добавьте уволенного сотрудника вручную, выберите начисление и введите сумму, рассчитанную вне программы. Средний заработок придётся посчитать самостоятельно по справке о заработке.

Где начислять пособие

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчёт: средний заработок хранится в документе «Увольнение», лимит по НДФЛ отслеживается автоматически. Подходит для штатной работы расчётчика.

1С:Бухгалтерия 8

Средний заработок и сумму считаете вручную, создаёте произвольное начисление. Подходит при малом числе сотрудников, но выше риск арифметической ошибки.

Сторонний расчёт + ручная проводка

Допустимо только как временная мера; отчётность 6-НДФЛ и РСВ придётся корректировать вручную, что повышает риск расхождений.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»): в нём должна быть строка с пособием за второй месяц, нулевой НДФЛ по этой выплате (при соблюдении лимита) и итог к выплате. Дополнительно сверьтесь с отчётом «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» — пособие не должно попасть в облагаемую базу.

Перед выплатой убедитесь, что ведомость на выплату (документ «Ведомость…») подхватывает долг перед уволенным сотрудником: уволенные попадают в ведомости при установленном в документе признаке выплаты уволенным или при ручном подборе. Выплата производится в сроки, установленные приказом, — закон жёсткий срок не фиксирует, но затягивать выплату после заявления работника небезопасно: возможны претензии и компенсация за задержку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Строка «Выходное пособие за второй месяц», НДФЛ по выплате равен нулю при соблюдении лимита

Тревожный признак

С пособия удержан НДФЛ в пределах трёхкратного лимита — ошибка в виде дохода

Отчёт «Анализ взносов»

Норма

Сумма пособия в составе необлагаемых выплат

Тревожный признак

Пособие вошло в базу для взносов

Сумма начисления

Норма

Средний дневной заработок × рабочие дни второго месяца

Тревожный признак

Сумма не сходится с ручным расчётом — проверьте дни и средний заработок

Ведомость на выплату

Норма

Уволенный сотрудник подобран, сумма к выплате совпадает с начислением

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в ведомость — проверьте дату выплаты и настройки документа

Частые вопросы

Можно ли начислить пособие за второй месяц сразу при увольнении?

Формально программа позволяет начислить любую сумму, но делать этого не следует: право на пособие за второй месяц возникает только если работник не трудоустроился. Выплата авансом создаёт риск переплаты, которую нельзя удержать или взыскать. Начисляйте пособие после истечения второго месяца по заявлению работника.

Что делать, если документ «Разовое начисление» недоступен в меню?

Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и на закладке «Прочие начисления» включите использование разовых начислений. После этого документ появится в разделе «Зарплата».

Как программа считает лимит трёхкратного заработка?

Лимит определяется как трёхкратный средний месячный заработок, рассчитанный при увольнении, и применяется суммарно ко всем необлагаемым выплатам по этому увольнению: пособию при увольнении и сохраняемому заработку за второй и третий месяцы. Превышение облагается НДФЛ и взносами автоматически при корректном виде дохода в начислениях.

Нужно ли отражать пособие за второй месяц в 6-НДФЛ?

Необлагаемая часть (в пределах трёхкратного лимита) в 6-НДФЛ не отражается. Если сумма превысила лимит, облагаемая часть показывается в расчёте за период фактической выплаты с датой получения дохода — днём выплаты.

Сотрудник уволен с суммированным учётом рабочего времени — как считать?

Используйте средний часовой заработок из документа «Увольнение» и умножайте его на количество рабочих часов по графику сотрудника, приходящихся на оплачиваемый период второго месяца. Логика та же, меняется только единица измерения: часы вместо дней.

Работник подал заявление через полгода после увольнения — платить ли?

Трудовой кодекс не устанавливает срок обращения за пособием за второй месяц, поэтому при наличии подтверждающих документов (трудовой книжки без записи о трудоустройстве за тот период) выплату произвести нужно. Начисление оформляется тем же документом «Разовое начисление» текущей датой, а в отчётности выплата отразится в периоде фактической выплаты.