Другое · 12 мин
Как начислить увольнение в 1С 8.3
Пошаговая инструкция, как оформить и начислить увольнение в 1С 8.3 ЗУП: приказ, компенсация отпуска, расчёт при увольнении, НДФЛ и взносы, типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» оформляется одним документом, который объединяет кадровый приказ и полный расчёт при увольнении: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, выходное пособие. Программа автоматически считает остаток отпуска, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы, но корректность итогов зависит от правильно заполненных данных.
Перед оформлением убедитесь, что за месяц увольнения введены все начисления и отсутствия сотрудника: больничные, командировки, отпуска, премии. Если документ увольнения создан раньше этих начислений, суммы придётся пересчитывать вручную или перепроводить документы в правильной последовательности.
Инструкция ниже применима к типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии 8.3» с включённым учётом зарплаты порядок похож, но часть расчётов выполняется отдельными документами — об этом сказано в соответствующем разделе.
Что подготовить перед оформлением увольнения
Начните с проверки остатка отпуска сотрудника. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам» или «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» в зависимости от настроек интерфейса) и убедитесь, что остаток соответствует реальности. Если сотрудник работает давно, а данные переносились из другой программы, остатки могут быть некорректными — тогда их нужно скорректировать документом «Начальная штатная расстановка» или ввести остатки отпусков вручную.
Проверьте, что в системе зарегистрированы все отсутствия и начисления текущего месяца: больничные листы, отпуска без сохранения, командировки, разовые премии и доплаты. Документ увольнения подтягивает только те данные, которые уже проведены на момент его расчёта.
Уточните дату увольнения и основание. От даты зависит период расчёта среднего заработка для компенсации отпуска и необходимость начислять выходное пособие. Основание (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника, сокращение и т. д.) влияет на налогообложение выплат и печатную форму приказа Т-8.
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он формирует отдельные приказы и расчёты по каждому работнику.
В шапке документа укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание — статью ТК РФ и реквизиты заявления или соглашения сторон. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно за него программа начислит зарплату.
Установите флажки, определяющие состав расчёта: «Начислить зарплату», «Компенсировать отпуск» (или «Удержать за использованный авансом отпуск», если остаток отрицательный), при необходимости — «Выходное пособие». После заполнения нажмите кнопку «Рассчитать» или просто перейдите на вкладку начислений — программа выполнит расчёт автоматически.
- 1Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков» и при необходимости исправьте его
- 2Введите и проведите все начисления и отсутствия месяца увольнения
- 3Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 4Отметьте нужные виды расчёта и выполните расчёт документа
- 5Проверьте суммы на вкладках «Начисления и удержания», «НДФЛ», «Взносы»
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
- 7Оформите ведомость на выплату в день увольнения
Как программа рассчитывает компенсацию отпуска и зарплату
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Программа сама определяет расчётный период, исключает из него время больничных, отпусков и других периодов с сохранением среднего заработка, и умножает средний дневной заработок на количество дней компенсации.
Количество дней компенсации определяется из остатка отпуска на дату увольнения. За каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска; излишки менее половины месяца отбрасываются, половина и более — округляются до полного месяца. Эти правила программа применяет автоматически, но только при корректных исходных данных по остаткам.
Зарплата за отработанное время начисляется по окладу или тарифу пропорционально отработанным дням месяца увольнения, включая сам день увольнения. Если у сотрудника есть постоянные надбавки (за вредность, стаж, районный коэффициент), они учитываются автоматически.
НДФЛ, взносы и выходное пособие
На вкладке «НДФЛ» документа отображается налог, исчисленный с зарплаты и компенсации отпуска. Компенсация при увольнении облагается НДФЛ полностью, в отличие от выходного пособия, которое не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Программа применяет этот лимит автоматически, если выходное пособие начислено соответствующим видом расчёта.
Страховые взносы начисляются на зарплату и компенсацию отпуска в обычном порядке. Выходное пособие в пределах необлагаемого лимита взносами не облагается. Проверьте вкладку «Взносы»: при стандартном увольнении по собственному желанию там будут взносы только с зарплаты и компенсации.
Удержания (алименты, займы, неотработанные авансы) программа применяет в соответствии с зарегистрированными исполнительными документами. Помните об ограничении общего размера удержаний — при окончательном расчёте действуют те же лимиты, что и при обычной выплате зарплаты.
Сравнение вариантов
Один документ включает приказ, расчёт зарплаты, компенсации, НДФЛ и взносов. Подходит для полноценного кадрового и зарплатного учёта.
Кадровый приказ оформляется отдельно, начисления — документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением компенсации отпуска. Подходит для небольшого штата, но требует больше ручной работы.
Массовое оформление при сокращении или реорганизации. Каждый сотрудник получает отдельный расчёт, но ввод занимает меньше времени.
Проверка документа и печатные формы
Перед проведением откройте вкладку «Начисления и удержания» и сверьте суммы: зарплату за отработанные дни, количество дней компенсации и средний заработок. По кнопке с расшифровкой среднего заработка можно увидеть помесячную базу расчёта — убедитесь, что в неё попали все премии и не попали исключаемые выплаты.
После проведения документа распечатайте унифицированные формы: приказ об увольнении Т-8 и записку-расчёт Т-61. Они доступны по кнопке «Печать» в документе. Также сформируйте для сотрудника справку о заработке (форма 182н отменена, но данные о доходах предоставляются через выписки из отчётности) и сведения о стаже — актуальный комплект выдаваемых документов уточняйте по действующему законодательству.
Выплату оформите ведомостью «В банк», «В кассу» или «Через раздатчика» в разделе «Выплаты». По кнопке «Подбор» или «Заполнить» в ведомости выберите «Долг по зарплате» — программа подтянет сумму к выплате по уволенному. День выдачи должен совпадать с датой увольнения — это требование ТК РФ.
Как проверить результат
В отчёте «Остатки отпусков» остаток сотрудника обнулён
Остались дни отпуска — компенсация начислена не полностью
В месяце увольнения есть зарплата, компенсация, НДФЛ, итог к выплате совпадает с ведомостью
Суммы отсутствуют или итог не сходится с ведомостью
После выплаты задолженность перед сотрудником нулевая
Осталась задолженность — выплата не зарегистрирована
В карточке сотрудника стоит увольнение, в штатном расписании освобождена ставка
Сотрудник числится работающим, ставка занята
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — неверный остаток отпуска, из-за чего компенсация занижена или завышена. Причина обычно в некорректном переносе данных или в том, что отпуска вводились не теми документами. Решение — скорректировать остатки до оформления увольнения и пересчитать документ.
Вторая ошибка — увольнение проведено раньше больничного или премии, относящихся к расчётному периоду. В этом случае отмените проведение увольнения, введите недостающие документы, затем перепроведите увольнение с повторным расчётом. Если выплата уже прошла, потребуется доплата отдельной ведомостью и перерасчёт НДФЛ.
Третья группа ошибок — неправильное основание увольнения. Например, при сокращении вместо собственного желания сотруднику положено выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства; если основание указано неверно, эти выплаты будут пропущены или обложены налогами неправильно.
Особые сценарии увольнения
Увольнение с удержанием за отпуск, использованный авансом
Если сотрудник отгулял отпуск больше, чем заработал, в документе вместо компенсации появится удержание. Включите соответствующий флажок, программа рассчитает сумму по тому же среднему заработку, по которому отпуск начислялся. Учтите: удержать можно не более установленного процента от выплаты, а при некоторых основаниях увольнения (сокращение, призыв в армию) удержание вообще запрещено.
Увольнение в середине расчётного периода при незакрытом месяце
Если зарплата за прошлый месяц ещё не рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов», сначала завершите расчёт прошлого периода. Иначе документ увольнения может взять неполные данные о среднем заработке. Последовательность: начисление зарплаты за прошлый месяц → документ увольнения → ведомость на выплату.
Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации создайте кадровый документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры»), затем при начислении зарплаты за месяц добавьте сотруднику компенсацию отпуска вручную через вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении». Средний заработок и дни компенсации придётся рассчитать самостоятельно — автоматического расчёта, как в ЗУП, здесь нет.
Перед массовым сокращением сделайте копию базы и проведите увольнение одного сотрудника в тестовом режиме: сверьте расчёт компенсации и пособия с ручным расчётом. Если суммы сошлись, смело оформляйте остальных документом «Увольнение списком» — настройки расчёта будут те же.
Частые вопросы
Как отменить ошибочно проведённое увольнение в 1С 8.3?
Откройте документ «Увольнение» и нажмите «Отменить проведение». Если уже создана ведомость на выплату, сначала отмените её. После исправления данных проведите документ заново с повторным расчётом. Если выплата уже прошла по банку, отменять документ нельзя — оформляйте корректирующие начисления отдельно.
Почему в документе увольнения не рассчитывается компенсация отпуска?
Проверьте три причины: не установлен флажок компенсации отпуска; остаток отпуска равен нулю или отрицателен (тогда нужно удержание, а не компенсация); в карточке сотрудника или позиции штатного расписания не указан вид ежегодного отпуска. После исправления нажмите «Рассчитать» повторно.
Как начислить выходное пособие при сокращении?
В документе «Увольнение» с основанием «сокращение штата» установите флажок «Выходное пособие» и укажите количество дней или месяцев среднего заработка. Программа рассчитает сумму автоматически и применит необлагаемый лимит по НДФЛ и взносам. Сохраняемый заработок на период трудоустройства начисляется позже отдельными документами.
Можно ли оформить увольнение задним числом?
Технически можно, но с оговорками: документ пересчитает данные прошлых периодов, а НДФЛ и взносы попадут в отчётность с датой фактической выплаты. Если по этим периодам уже сдана отчётность, потребуются уточнённые расчёты. Перед таким оформлением сделайте резервную копию базы.
Где посмотреть, сколько сотруднику выплачено при увольнении?
Откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») — там видны все начисления, удержания, НДФЛ и итог к выплате. Факт выплаты проверяется отчётом «Задолженность по зарплате» или по зарегистрированной ведомости.
Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в расчёте?
Если выплата ещё не прошла — отмените проведение документа, исправьте данные и пересчитайте. Если деньги уже выданы, оформите доначисление документом «Начисление зарплаты и взносов» или разовым начислением с датой выплаты в текущем периоде, пересчитайте НДФЛ и при необходимости сдайте уточнённую отчётность.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С 8.3 ЗУП оформляется одним документом, который объединяет приказ и полный расчёт. Ключ к правильным суммам — корректный остаток отпуска и все введённые начисления месяца до расчёта. Проверяйте вкладки начислений, НДФЛ и взносов перед проведением, а выплату оформляйте ведомостью в день увольнения.