Другое · 11 мин
Как начислить отпуск по беременности и родам в 1С
Как начислить отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: документы, расчёт среднего заработка, проверка сумм, НДФЛ и ошибки.
Отпуск по беременности и родам оформляется на основании листка нетрудоспособности, который сотрудница получает в медицинской организации. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП и Бухгалтерия) это два связанных события: кадровое отсутствие и начисление пособия. Если оформить только одно из них, в расчётном листке или в отчётах появятся расхождения.
Пособие по беременности и родам полностью финансируется из средств Социального фонда России (СФР), поэтому работодателю важно корректно рассчитать средний заработок, отразить отсутствие в табеле и передать сведения в фонд. Ошибка в базе расчёта или в датах приводит к переплате или недоплате, которую сложно исправить задним числом.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а также особенности для тех, кто ведёт расчёт в 1С:Бухгалтерии. Названия документов в разных версиях могут незначительно отличаться, но логика одинакова.
Что подготовить перед начислением
До создания документа убедитесь, что в базе есть все исходные данные. Проверьте карточку сотрудницы: приём на работу оформлен, график работы назначен, и в базе присутствуют начисления за два календарных года, предшествующих году отпуска. Если сотрудница работает у вас недавно, понадобится справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вводятся документом «Справка для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчётность, справки».
Также проверьте, что в базе актуализированы предельные величины базы для начисления страховых взносов за расчётные годы — от них зависит максимальный размер пособия. В типовых конфигурациях эти значения обновляются при установке свежих релизов, поэтому перед расчётом пособий желательно обновить конфигурацию.
От сотрудницы потребуется номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) или бумажный больничный. При активном обмене с СФР программа может загрузить ЭЛН автоматически — это исключает ошибки ручного ввода дат.
Раздел «Отчётность, справки» — «Справки для расчёта пособий»
Отчёт «Анализ ФОТ» или расчётный листок за нужные годы
Настройки обмена электронными больничными в разделе «Отчётность, справки»
Карточка сотрудника, раздел «График работы»
Шаг 1. Создание больничного листа в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Зарплата» — «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу, месяц начисления и номер листка нетрудоспособности. Если обмен с СФР настроен, воспользуйтесь кнопкой «Получить из СФР» или «Загрузить из файла» — данные подставятся автоматически.
Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Для отпуска по беременности и родам выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». Именно от этого кода зависит алгоритм расчёта: пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа (при стаже менее 6 месяцев действует ограничение по МРОТ).
Укажите период освобождения от работы по больничному листу. Стандартная продолжительность — 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности — больше. Программа использует именно эти даты и для расчёта пособия, и для отражения отсутствия в табеле.
Шаг 2. Проверка расчёта среднего заработка
На вкладке «Оплата» (или «Расчёт среднего заработка») программа показывает базу расчёта по годам. Средний дневной заработок определяется как сумма облагаемых взносами выплат за два предшествующих календарных года, делённая на число календарных дней в этом периоде с учётом исключаемых дней (периодов болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком).
Если в расчётных годах сотрудница уже была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет расчётного периода на более ранние. В 1С замена оформляется в том же документе: в форме расчёта среднего заработка включите флажок «Замена лет» и укажите нужные годы. Замена допускается только если она увеличивает размер пособия.
Проверьте три контрольных значения: средний дневной заработок не должен превышать максимум, рассчитанный из предельных баз по взносам; при неполном рабочем времени или малом заработке пособие сравнивается с расчётом из МРОТ; сумма пособия не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Шаг 3. Отражение отсутствия и отсутствие в табеле
После проведения больничного листа программа автоматически регистрирует отсутствие сотрудницы на весь период отпуска. В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель» Т-13) дни отпуска по беременности и родам отражаются кодом «Р». Если в табеле вместо «Р» стоят рабочие дни — значит, либо документ не проведён, либо даты в нём не совпадают с фактическими.
Обратите внимание на ситуацию, когда сотрудница продолжает работать после открытия больничного. Отпуск по беременности и родам и заработная плата одновременно не начисляются: пособие назначается с даты фактического ухода в отпуск. В этом случае период в больничном листе указывается с даты, когда сотрудница реально прекратила работу.
Шаг 4. Выплата пособия и передача сведений в СФР
Начисленное пособие выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты через ведомость: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или кассу). В ведомости пособие подтягивается автоматически по кнопке «Заполнить» вместе с другими начислениями месяца. Если требуется выплатить пособие отдельно, создайте ведомость с видом выплаты «Пособия».
Для назначения пособия работодатель передаёт в СФР сведения о застрахованном лице и реестр по больничному. В ЗУП это делается через «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» или «Пособия за счёт СФР». Если обмен настроен, реестр формируется автоматически на основании проведённого больничного листа — остаётся проверить и отправить.
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отпуск по беременности и родам оформляется документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления». Логика та же: причина нетрудоспособности «(05)», период, автоматический расчёт из среднего заработка. Однако функциональность ограничена: нет полноценного учёта исключаемых периодов по сложным сценариям и части кадровых отчётов.
Бухгалтерия подходит для небольших организаций с простыми случаями. Если у сотрудницы замена лет, работа по совместительству у нескольких работодателей или длительные исключаемые периоды, надёжнее вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только проводки. Синхронизация настраивается штатно через «Администрирование» — «Синхронизация данных».
Где вести расчёт
Полный расчёт пособий, замена лет, исключаемые периоды, кадровый учёт. Подходит для любых сценариев, требует отдельной конфигурации.
Достаточно для стандартного случая в небольшой организации. Ограничена при сложных расчётах и совместительстве.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — заниженное пособие из-за отсутствия справки о заработке с предыдущего места работы. Программа считает только по данным текущей базы, и если сотрудница два года назад работала в другом месте, этот доход в расчёт не попадёт. Всегда запрашивайте справку 182н (или её актуальную форму) у вновь принятых сотрудниц.
Вторая ошибка — неверный код причины нетрудоспособности. Если вместо «(05)» выбрана обычная болезнь, пособие рассчитается с учётом стажа, часть ляжет на работодателя, а сумма попадёт под НДФЛ. Третья типичная ситуация — пересечение с отпуском по уходу за ребёнком: если сотрудница уходит в новый декрет, не прерывая предыдущий, нужно корректно прервать отпуск по уходу документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или возвратом на работу.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом среднего заработка за 2 года
Ноль или явно занижена — нет справок или базы
На весь период стоит код «Р»
Стоят рабочие дни или другой код отсутствия
Пособие без НДФЛ и взносов
С пособия удержан НДФЛ
Реестр сформирован и принят фондом
Реестр отсутствует или отклонён с ошибкой
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по беременности и родам, если сотрудница работает меньше 6 месяцев?
Да, право на отпуск и пособие не зависит от стажа. Но при страховом стаже менее 6 месяцев пособие за полный календарный месяц ограничивается размером МРОТ (с учётом районных коэффициентов). В 1С это ограничение применяется автоматически при корректно заполненных данных о стаже в карточке сотрудницы.
Как оформить отпуск по беременности, если сотрудница — внешний совместитель?
Если в расчётных годах сотрудница работала у тех же работодателей, пособие назначается по каждому месту работы. В 1С больничный лист оформляется в каждой организации отдельно со своим номером ЭЛН (врач выдаёт отдельные листки). Если места работы менялись, пособие назначается по одному из последних мест работы по выбору сотрудницы.
Что делать, если больничный принесли после того, как зарплата за месяц уже рассчитана?
Оформите больничный лист тем месяцем, когда листок предъявлен, — программа доначислит пособие, а отсутствие скорректирует отработанное время. Проверьте, не получилось ли переплаты по зарплате за дни, которые теперь приходятся на отпуск: при необходимости программа сторнирует начисления автоматически или через документ «Сторнирование начислений».
Нужно ли прерывать отпуск по уходу за ребёнком при уходе в новый декрет?
Да, одновременно два отпуска не предоставляются: сотрудница выбирает один. В 1С:ЗУП оформите возврат из отпуска по уходу за ребёнком (или изменение его условий) с даты, предшествующей началу отпуска по беременности и родам, затем создайте больничный лист. После окончания больничного отпуск по уходу можно оформить заново.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?
Нет. Пособие по беременности и родам полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С это обеспечивается настройками вида расчёта: если удержания появились, значит, в документе выбран неверный вид расчёта или некорректно доработана конфигурация.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном листе?
Если отчётность ещё не сдана, откройте документ, исправьте данные и перепроведите — в текущем периоде это безопасно. Если период закрыт и отчёты отправлены, используйте механизм исправления: в ЗУП на основании документа создаётся «Исправление», которое сторнирует старый расчёт и формирует новый, а в СФР подаётся корректирующий реестр.
Что важно запомнить
Отпуск по беременности и родам в 1С оформляется больничным листом с причиной «(05)»: программа сама рассчитает пособие из среднего заработка за два года. Перед проведением проверьте справки о заработке, замену лет и базу расчёта, после — табель с кодом «Р», отсутствие НДФЛ и отправку сведений в СФР.