Как в 1С начислить НДФЛ с процентов по займу сотруднику

Когда организация выдаёт сотруднику заём, у бухгалтера возникает два объекта учёта: сами проценты по договору и материальная выгода от экономии на процентах, если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (по рублёвым займам) либо заём беспроцентный. НДФЛ начисляется именно на материальную выгоду — по ставке 35%, а не по стандартной ставке доходов. В типовых конфигурациях 1С эта операция решается штатными документами, но последовательность действий зависит от того, в какой программе ведётся учёт: 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия.

Ошибки в этой операции типичны: материальную выгоду облагают по ставке 13% вместо 35%, забывают определить выгоду на последний день каждого месяца пользования займом или неверно отражают доход в 6-НДФЛ. Ниже разобран полный цикл — от настройки вида начисления до проверки отчётности, — с указанием, где 1С считает автоматически, а где потребуется ручной расчёт.

Что именно облагается НДФЛ при займе сотруднику

Ключевой момент, который определяет всю дальнейшую работу: сами проценты, которые сотрудник платит организации, НДФЛ не облагаются — наоборот, это доход компании, учитываемый в налоге на прибыль или УСН. НДФЛ возникает только с материальной выгоды — экономии сотрудника на процентах по сравнению с нормативной величиной.

Материальная выгода по рублёвому займу определяется, если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ, действующей на дату получения дохода. Датой получения дохода считается последний день каждого календарного месяца в течение срока займа — это означает, что начислять НДФЛ нужно ежемесячно, даже если проценты по договору уплачиваются раз в квартал или в конце срока.

Есть важное исключение: если заём выдан на покупку или строительство жилья и сотрудник имеет право на имущественный вычет (подтверждённое уведомлением из ИФНС), материальная выгода по такому займу НДФЛ не облагается. Прежде чем настраивать расчёт, уточните цель займа и наличие уведомления.

Как рассчитать сумму материальной выгоды

Формула расчёта за месяц: сумма займа × (2/3 ключевой ставки − ставка по договору) / 365 (366) × количество дней пользования займом в месяце. Для беспроцентного займа ставка по договору равна нулю, и выгода максимальна. Если заём выдан не с начала месяца или погашен в течение месяца, дни считаются с даты, следующей за днём выдачи, по дату погашения включительно.

Ключевую ставку берите на последний день месяца, за который считаете выгоду. Ставка может меняться в течение срока займа, поэтому сумма НДФЛ будет «плавать» от месяца к месяцу — это нормально и не является ошибкой расчёта.

Практический пример: заём 500 000 ₽ под 3% годовых, ключевая ставка условно 16%. Две трети ставки — 10,67%, выгода по ставке — 7,67% годовых. За полный месяц (30 дней) выгода составит 500 000 × 7,67% / 365 × 30 ≈ 3 150 ₽, НДФЛ по ставке 35% — около 1 103 ₽. Числа в примере иллюстративные; подставляйте актуальную ключевую ставку на дату расчёта.

Начисление НДФЛ по займу в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрен штатный механизм учёта займов сотрудникам. Сначала проверьте настройку: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → включите опцию «Выдаются займы сотрудникам». После этого в разделе «Зарплата» появится группа документов «Займы сотрудникам».

Оформите документ «Договор займа сотруднику»: укажите сумму, срок, процентную ставку, порядок погашения (ежемесячно, в конце срока) и способ удержания платежей. На основании договора программа автоматически рассчитывает материальную выгоду при ежемесячном документе «Начисление зарплаты и взносов» — в нём появится вкладка «Займы», где отразится сумма выгоды и исчисленный НДФЛ по ставке 35%.

Если займы в программе ранее не велись и договор не оформлялся, материальную выгоду можно отразить вручную документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»): укажите сотрудника, дату получения дохода (последний день месяца), код дохода 2610 и сумму выгоды — налог рассчитается автоматически по ставке 35%.

1. 1
   Включите опцию «Выдаются займы сотрудникам» в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Оформите «Договор займа сотруднику» с суммой, ставкой и сроком
3. 3
   Отразите выдачу займа документом «Выдача займа сотруднику»
4. 4
   При ежемесячном начислении зарплаты проверьте вкладку «Займы» — выгода и НДФЛ рассчитаются автоматически
5. 5
   Проверьте ведомость на выплату: НДФЛ 35% должен быть удержан из ближайшей выплаты
6. 6
   Сверьте отражение в 6-НДФЛ: доход по коду 2610 на последний день месяца

Начисление НДФЛ по займу в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 штатного расчёта материальной выгоды нет — сумму придётся посчитать вручную и отразить операцией. Саму выдачу займа оформляют проводкой Дт 73.01 (или 58.03, если заём процентный и учитывается как финансовое вложение) Кт 51 (50) через документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа сотруднику».

Начисление процентов по договору отражают документом «Операции, введённые вручную»: Дт 73.01 Кт 91.01 — на сумму процентов за месяц. Это доход организации, а не облагаемая база сотрудника.

НДФЛ с материальной выгоды начисляют той же ручной операцией: Дт 70 (если сотрудник в штате и налог удерживается из зарплаты) Кт 68.01 — на сумму налога по ставке 35%. Чтобы доход попал в регистры НДФЛ и отчётность, дополнительно введите документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ») с кодом дохода 2610, датой получения дохода — последним днём месяца — и суммой исчисленного налога.

Где вести учёт займа

1С:ЗУП

Подходит, если займы сотрудникам — регулярная практика: автоматический расчёт выгоды, график погашения, удержания из зарплаты. Ограничение: требует настройки и ведения договоров в программе.

1С:Бухгалтерия

Достаточно для разового займа: ручной расчёт, операция и «Операция учёта НДФЛ». Ограничение: нет автоматического расчёта выгоды и графика платежей, всё контролируется вручную.

Связка ЗУП + Бухгалтерия

Стандарт для средних компаний: расчёт и НДФЛ ведутся в ЗУП, в Бухгалтерию выгружаются проводки. Ограничение: нужно следить за корректностью синхронизации документов по займам.

Как операция отражается в отчётности 6-НДФЛ

Материальная выгода попадает в расчёт 6-НДФЛ с кодом дохода 2610. Дата получения дохода — последний день месяца, дата удержания налога — день фактической выплаты, из которой удержан НДФЛ, срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня после удержания (в рамках общих правил для НДФЛ).

Налог по ставке 35% отражается в 6-НДФЛ отдельно от основной базы: в разделах расчёта суммы по повышенной ставке показываются обособленно. В 1С проверьте заполнение через отчёт «6-НДФЛ» с расшифровкой — найдите сотрудника и убедитесь, что доход с кодом 2610 попал в нужный период и ставка налога равна 35%, а не 13%.

По итогам года сведения о материальной выгоде включаются в справку о доходах сотрудника (приложение к 6-НДФЛ). Если налог удержать не удалось, сумма отражается как неудержанная — с отдельным признаком в справке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ставка НДФЛ в документе начисления

Норма

35% для дохода с кодом 2610

Тревожный признак

13% — программа отнесла выгоду к основной базе, налог занижен

Дата получения дохода

Норма

Последний день каждого месяца пользования займом

Тревожный признак

Дата фактической уплаты процентов или произвольная дата

Отражение в 6-НДФЛ

Норма

Доход 2610 и НДФЛ 35% в периоде удержания

Тревожный признак

Доход отсутствует или попал не в тот квартал

Удержание налога

Норма

НДФЛ удержан из ближайшей выплаты и перечислен в бюджет

Тревожный признак

Налог только исчислен, но не удержан — копится задолженность перед бюджетом

Типичные ошибки и риски

Самая частая ошибка — применение ставки 13% вместо 35%. Это происходит, когда выгоду вводят как произвольный доход с неверным кодом. Второе место занимает разовое начисление НДФЛ в момент возврата займа вместо ежемесячного определения выгоды — налоговая база при этом искажается по периодам, что ведёт к пеням.

Отдельный риск — заём, выданный не сотруднику, а учредителю или стороннему физлицу. В этом случае НДФЛ с выгоды считается по тем же правилам, но удерживать налог может быть не из чего (нет зарплаты). Тогда организация как налоговый агент обязана сообщить о невозможности удержания, и обязанность уплаты переходит к физлицу.

Часто задаваемые вопросы

Облагаются ли НДФЛ сами проценты, которые сотрудник платит организации?

Нет. Проценты по договору займа — это доход организации-заимодавца, который учитывается при расчёте налога на прибыль или единого налога при УСН. НДФЛ возникает только с материальной выгоды сотрудника — экономии на процентах относительно 2/3 ключевой ставки ЦБ.

Нужно ли начислять НДФЛ, если заём беспроцентный?

Да, если заём рублёвый и не относится к исключениям. При беспроцентном займе материальная выгода считается от полных 2/3 ключевой ставки на последний день каждого месяца пользования займом, налог удерживается по ставке 35%. Исключение — заём на покупку или строительство жилья с подтверждённым правом на имущественный вычет.

Что делать, если сотрудник уволился, а НДФЛ с выгоды ещё не удержан?

Удержите налог из последних выплат при увольнении, если их достаточно. Если удержать не из чего, до конца февраля следующего года подайте в ИФНС сведения о невозможности удержания налога (справка с соответствующим признаком). Дальше налог уплачивает само физическое лицо по уведомлению инспекции.

Можно ли в 1С:Бухгалтерии автоматизировать расчёт материальной выгоды?

Штатного автоматического расчёта в 1С:Бухгалтерии нет. Практические варианты: вести займы в 1С:ЗУП и выгружать данные в бухгалтерию, использовать внешнюю обработку или считать выгоду в таблице и вводить результат ежемесячно документом «Операция учёта НДФЛ».

Какой код дохода указывать для материальной выгоды по займу?

Код дохода 2610 — «материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заёмными средствами». Именно с этим кодом доход попадает в 6-НДФЛ и годовую справку сотрудника, а налог рассчитывается по ставке 35%.

Меняется ли сумма НДФЛ, если ключевая ставка ЦБ изменилась?

Да. Выгода определяется исходя из ключевой ставки, действующей на последний день каждого месяца. Если ставка выросла, выгода и налог увеличатся; если снизилась — уменьшатся. При ставке по договору выше 2/3 ключевой ставки выгоды в этом месяце нет, и НДФЛ не начисляется.