Другое · 10 мин
Как начислить аванс по зарплате в 1С
Как начислить и выплатить аванс в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка способа расчёта, документы начисления и ведомости, НДФЛ с аванса, типичные ошибки.
Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать не реже чем каждые полмесяца. В программах 1С порядок его расчёта и выплаты зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) предусмотрен полноценный механизм начисления аванса, а в «1С:Бухгалтерии» аванс чаще всего оформляется только выплатой без промежуточного начисления.
Перед настройкой важно определиться с методом расчёта: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца. От этого выбора зависят и документы, которые придётся создавать, и риски занижения выплаты, за которое трудовая инспекция может оштрафовать организацию.
Ниже разобраны оба варианта работы: полноценное начисление аванса в ЗУП и упрощённая схема в бухгалтерской конфигурации, а также удержание НДФЛ с аванса по действующим правилам.
Как в 1С устроен расчёт аванса и какой способ выбрать
Закон требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, при этом аванс должен соответствовать фактически отработанному времени. На практике применяют три подхода: фиксированная сумма, процент от оклада (обычно 40–50%) и расчёт пропорционально отработанным дням за первую половину месяца.
Способ «фиксированная сумма» и «процент от тарифа» проще в учёте, но рискованнее: если сотрудник в первой половине месяца болел или был в отпуске без сохранения, выплаченный аванс может оказаться больше заработанного, и переплату придётся удерживать. Расчёт за фактически отработанное время самый безопасный с точки зрения проверок, но требует заполненного табеля до даты выплаты аванса.
Способы расчёта аванса
Просто и предсказуемо, но возможна переплата при невыходах сотрудника в первой половине месяца
Минимум расчётов; сумму нужно задать каждому сотруднику индивидуально и следить, чтобы она не была занижена
Самый точный и безопасный при проверках вариант; требует актуального табеля до даты выплаты
В ЗУП выбор способа задаётся в настройках учётной политики и может быть переопределён для конкретного сотрудника в кадровых документах. В 1С:Бухгалтерии метод расчёта программой не контролируется — сумму аванса бухгалтер вводит в ведомость вручную или заполняет автоматически процентом.
Настройка аванса в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса (например, 20-е число) и способ расчёта: «Расчёт за первую половину месяца», «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа».
Если для отдельных сотрудников аванс должен отличаться от общего правила, значение задаётся в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальном документе «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Индивидуальная настройка имеет приоритет над настройкой организации.
Также проверьте, что в графике работы сотрудников корректно заполнен производственный календарь: расчёт пропорционально отработанному времени опирается именно на норму дней по графику за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число).
Начисление аванса документом «Начисление за первую половину месяца»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым по настройкам положен аванс.
Если способ расчёта — «за первую половину месяца», программа рассчитает сумму по данным табеля с 1-го по 15-е число и сразу исчислит НДФЛ. Если выбран процент или фиксированная сумма, документ просто зафиксирует суммы к выплате, а налог будет рассчитан при окончательном начислении зарплаты за месяц (в зависимости от настроек релиза).
После проведения документа суммы можно проверить через отчёт «Расчётный листок» или «Полная сводка начислений» за соответствующий месяц: аванс отобразится отдельной строкой начисления за первую половину месяца.
Выплата аванса: ведомости в ЗУП и 1С:Бухгалтерии
В ЗУП выплата оформляется документами «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу», «Ведомость на счета» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выдачи. Ключевой момент: в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», тогда программа автоматически подставит суммы из документа начисления за первую половину месяца.
После выбора вида выплаты нажмите «Заполнить»: табличная часть загрузится сотрудниками с суммами аванса и удержанным НДФЛ. Если ведомость банковская, убедитесь, что у всех сотрудников заполнены лицевые счета в рамках зарплатного проекта — иначе строка не заполнится.
Аванс в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа начисления аванса нет. Создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу»), установите вид выплаты «Аванс» и заполните суммы вручную или кнопкой автоматического заполнения процентом от оклада, если такая возможность предусмотрена версией.
Проводки по начислению аванса в бухгалтерской конфигурации не формируются — в учёте отразится только сама выплата (Дт 70 Кт 51/50). Окончательное начисление за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты», где сумма аванса вычитается из итоговой суммы к выплате.
НДФЛ с аванса: что изменить в учёте
По действующим правилам НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс, а не только при окончательном расчёте за месяц. В актуальных релизах ЗУП налог с аванса рассчитывается автоматически при выплате: в ведомости появляется колонка с НДФЛ, а сотрудник получает сумму за вычетом налога.
Уведомления по НДФЛ в рамках ЕНП теперь подаются дважды в месяц: по выплатам за период с 1-го по 22-е число — до 25-го числа, за период с 23-го по конец месяца — до 3-го числа следующего месяца. Аванс, выплаченный в середине месяца, попадает в первое уведомление.
В 1С:Бухгалтерии НДФЛ с аванса при выплате рассчитывается в самой ведомости. Проверьте в учётной политике по зарплате настройку порядка исчисления налога при выплате аванса — от неё зависит, будет ли программа удерживать налог сразу или отложит до конца месяца.
Проверка результата и типичные расхождения
После выплаты аванса сформируйте расчётный листок любого сотрудника за текущий месяц: в нём должна отображаться строка начисления за первую половину месяца и строка выплаты. При окончательном начислении зарплаты сумма «к выплате» должна равняться месячному заработку минус аванс и минус НДФЛ за месяц с учётом уже удержанного.
Как проверить результат
Аванс отображается отдельной строкой, остаток к выплате положительный
Аванса нет в листке или остаток к выплате отрицательный
Суммы заполнены автоматически, НДФЛ рассчитан по каждой строке
Пустые строки, нулевой налог при наличии дохода
После выплаты аванса долг по первой половине месяца закрыт
Долг зависает или появляется отрицательная задолженность
Если после окончательного расчёта у сотрудника образовалась отрицательная сумма к выплате, это почти всегда означает переплату аванса: либо не были введены отсутствия, либо фиксированный аванс завышен относительно фактически отработанного времени. Удержать такую переплату можно только в ограниченных случаях, предусмотренных законом, поэтому проще скорректировать методику расчёта аванса.
Что важно запомнить
В ЗУП аванс начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» и выплачивается ведомостью с видом «Аванс»; в 1С:Бухгалтерии оформляется только выплата. Способ расчёта задаётся в учётной политике, НДФЛ удерживается при каждой выплате. Перед начислением проверьте табель и отсутствия, после — расчётные листки и задолженность.
Частые вопросы
Можно ли в 1С выплатить аванс без документа начисления?
В 1С:Бухгалтерии — да, там начисление аванса вообще не предусмотрено. В ЗУП технически ведомость можно заполнить вручную, но тогда сумма не свяжется с расчётом, и при окончательном начислении за месяц возникнут расхождения в задолженности и отчётах. Правильный путь — сначала «Начисление за первую половину месяца», затем ведомость.
Почему ведомость на аванс заполняется пустой?
Чаще всего причины три: не проведён документ начисления за первую половину месяца, в ведомости выбран неверный вид выплаты (например, «Зарплата» вместо «Аванс») или у сотрудников не заполнены лицевые счета для банковской выплаты. Проверьте эти три пункта последовательно.
Какой процент от оклада безопасно установить как аванс?
Безопасный ориентир — чтобы аванс не превышал оплату за фактически отработанную первую половину месяца. На практике часто применяют 40–45% от оклада, поскольку из месячной суммы ещё удерживается НДФЛ. Установка аванса ровно 50% от оклада без учёта налога может привести к занижению фактической выплаты относительно отработанного времени.
Нужно ли платить аванс, если сотрудник весь месяц на больничном?
Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, обязанности платить аванс нет — зарплата начисляется за отработанное время. При методе расчёта «за первую половину месяца» ЗУП сам не включит такого сотрудника в документ, если больничный введён вовремя. При фиксированном авансе сотрудника придётся исключить из ведомости вручную.
Как изменить сумму аванса отдельному сотруднику?
В ЗУП используйте документ «Изменение аванса» из раздела «Зарплата» — он действует с указанной даты и не требует кадрового перевода. Разовую корректировку можно сделать прямо в документе «Начисление за первую половину месяца», отредактировав сумму в строке сотрудника, но при следующем автоматическом заполнении она пересчитается по настройкам.
Когда подавать уведомление по НДФЛ с аванса?
Аванс, выплаченный в период с 1-го по 22-е число, попадает в уведомление, которое подаётся не позднее 25-го числа того же месяца, с уплатой налога до 28-го числа. В 1С уведомление формируется автоматически при формировании отчёта по ЕНП, если ведомости проведены с корректными датами выплаты.