Другое · 12 мин
Как изменить зарплату сотрудника в 1С
Как изменить оклад или зарплату сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — кадровый перевод, изменение плановых начислений, индексация, проверка расчёта и частые ошибки.
Изменение зарплаты сотрудника в 1С — это не правка одной цифры в карточке, а оформление кадрового события, которое меняет плановые начисления работника с определённой даты. Если просто отредактировать размер оклада «в лоб», программа либо потеряет историю изменений, либо продолжит считать по старым условиям. Корректный путь зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП используются документы «Кадровый перевод» или «Изменение плановых начислений», в 1С:Бухгалтерии — «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда».
Ниже разобраны оба варианта, а также массовая индексация, изменение с середины месяца и проверка того, что новая сумма действительно попала в расчёт. Материал ориентирован на типовые конфигурации; если у вас доработанная база, названия документов могут отличаться, но логика сохраняется.
Что нужно проверить перед изменением зарплаты
Прежде чем создавать документ, убедитесь в трёх вещах. Во-первых, определите, какая у вас конфигурация: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия с модулем зарплаты — набор документов у них разный. Во-вторых, уточните, с какой даты действует новая зарплата: с начала месяца, с середины месяца или с будущей даты. В-третьих, проверьте, не закрыт ли уже расчётный период, в котором должно начать действовать изменение.
Также полезно открыть карточку сотрудника и посмотреть, какие начисления у него назначены сейчас: оклад по дням, оклад по часам, тарифная ставка, доплаты, премии. Если новая зарплата означает не просто рост оклада, а смену системы оплаты (например, переход с оклада на часовой тариф), потребуется не изменение размера, а замена самого начисления.
Изменение оклада через «Кадровый перевод» в 1С:ЗУП
Документ «Кадровый перевод» — универсальный способ изменить условия труда сотрудника, включая размер оплаты. Он подходит, когда одновременно с зарплатой меняется должность, подразделение или график, но сработает и для «чистого» изменения оклада.
Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые переводы» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новая зарплата. На вкладке «Оплата труда» программа покажет текущие начисления: найдите строку с окладом и в колонке с новым значением введите изменённый размер. Если начисление нужно отменить, снимите с него флажок; если добавить — воспользуйтесь кнопкой «Добавить».
После заполнения проведите документ. Программа создаст запись в регистре плановых начислений, и с указанной даты расчёт зарплаты пойдёт по новым условиям. Сам документ можно распечатать в виде приказа по форме Т-5 или произвольной печатной формы, если она настроена.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте документ
- 2Укажите сотрудника и дату, с которой действует новая зарплата
- 3На вкладке «Оплата труда» измените размер оклада или состав начислений
- 4Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ
- 5Проверьте расчёт в «Начислении зарплаты и взносов» за соответствующий месяц
Изменение плановых начислений без кадрового перевода
Если меняется только размер оплаты, а должность, подразделение и график остаются прежними, удобнее документ «Изменение плановых начислений» (в некоторых релизах — «Изменение оплаты труда»). Найдите его через «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» или через поиск по разделам «Кадры» и «Зарплата».
Механика похожа: выбираете сотрудника или список сотрудников, указываете дату изменения, правите размеры начислений. Преимущество документа — он не создаёт кадрового перевода как события, что корректнее отражает ситуацию, когда человек остаётся на той же позиции, но с новым окладом. Документ также поддерживает изменение сразу нескольких сотрудников и коэффициент повышения.
Обратите внимание на поле «Учитывать как индексацию заработка», если оно есть в документе. От этой отметки зависит, будет ли повышение учтено при расчёте среднего заработка для отпускных и командировок: индексация по организации в целом повышает средний заработок, а персональное повышение оклада — нет. Ошибка в этом флаге приводит к неверным отпускным.
Изменение зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, чем в ЗУП, но принцип тот же. Для изменения оклада используется документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы») или «Изменение оплаты труда», в зависимости от версии и настроек функциональности. Если таких документов нет, проверьте, что в настройках включён учёт зарплаты в этой базе, а не во внешней программе.
В документе укажите сотрудника, дату изменения и новый размер оклада в табличной части начислений. После проведения при заполнении документа «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц программа подтянет уже новую сумму. Если месяц переходный — старый оклад действует часть месяца, новый — оставшуюся часть, — программа рассчитает обе части пропорционально отработанным дням автоматически, если изменение оформлено документом с точной датой.
Сравнение способов изменения зарплаты
Подходит, когда вместе с окладом меняются должность, подразделение или график. Создаёт кадровое событие и приказ. Избыточен для простого повышения оклада.
Оптимален для точечного изменения размера оплаты без смены условий труда. Поддерживает списки сотрудников и отметку об индексации.
Для массового повышения окладов на один коэффициент по всей организации или подразделению. Автоматически учитывается в среднем заработке.
Не рекомендуется: размер начисления в карточке — лишь отображение плановых данных. Правка без документа теряет историю и может не повлиять на расчёт.
Индексация зарплаты сразу нескольким сотрудникам
Когда оклады повышаются всему подразделению или организации на один процент, заводить отдельный документ на каждого сотрудника нерационально. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Индексация заработка» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от релиза). В нём задаётся коэффициент индексации, дата и список сотрудников, который можно подобрать по подразделению.
Программа сама пересчитает размеры всех плановых начислений выбранных сотрудников на указанный коэффициент и округлит по заданным правилам. Такой документ автоматически считается индексацией для расчёта среднего заработка, что важно для отпускных. После проведения выборочно проверьте нескольких сотрудников: откройте кадровый документ и сверьте новый оклад с приказом об индексации.
Перед массовой индексацией проверьте, нет ли у сотрудников начислений, которые не должны индексироваться, — например, фиксированных доплат или компенсаций в твёрдой сумме. В документе индексации такие строки можно исключить вручную, иначе доплата увеличится вопреки смыслу приказа.
Особые ситуации и ограничения
Изменение с середины месяца
Если новая зарплата начинает действовать не с 1-го числа, просто укажите фактическую дату в кадровом документе. При расчёте за этот месяц программа разобьёт начисление на два периода: до даты изменения — по старому окладу, после — по новому, пропорционально отработанному времени. В расчётном листке это отобразится двумя строками по одному начислению — это норма, а не ошибка.
Изменение задним числом
Оформление повышения «вчерашней» датой в уже закрытом периоде — самая рискованная ситуация. Потребуется отменить проведение документов «Начисление зарплаты и взносов» за затронутые месяцы, внести кадровое изменение, пересчитать зарплату, НДФЛ и взносы, а затем, возможно, подать уточнённую отчётность. Если выплаты по старой зарплате уже прошли, дополнительно оформляется доначисление. Такие операции лучше выполнять после резервного копирования базы.
Совместители и несколько позиций
Если сотрудник работает по основному месту и по внутреннему совместительству, изменение оклада по одной позиции не затрагивает другую. Каждый вид занятости оформляется отдельным кадровым документом. Проверьте в карточке сотрудника список рабочих мест, чтобы не пропустить вторую позицию или, наоборот, не изменить лишнюю.
Как проверить, что новая зарплата применилась
Самый надёжный способ — создать или обновить документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором действует изменение, и найти в нём сотрудника. Сумма по строке оклада должна соответствовать новому размеру (или двум частям при изменении с середины месяца). Если документ уже был заполнен ранее, используйте кнопку «Заполнить» или обновите строку сотрудника, чтобы подтянулись актуальные плановые начисления.
Дополнительно сверьтесь с отчётами: «Расчётный листок» покажет, по какому окладу посчитан месяц, а отчёт «История изменения оплаты труда» или «Штатное расписание» — когда и какое изменение вступило в силу. В ЗУП историю начислений видно и прямо из карточки сотрудника по ссылке «Оплата труда» / «Изменения оплаты труда».
Как проверить результат
Сумма соответствует новому окладу с даты изменения
Подтягивается старая сумма — документ изменения не проведён или дата неверна
При изменении с середины месяца — две строки пропорционально дням
Одна строка по старому окладу за весь месяц
Видна запись о новом размере с правильной датой
Записи нет — изменение внесено не документом
При индексации коэффициент учтён в расчёте
Повышение оформлено без отметки индексации — средний занижен
Частые вопросы
Можно ли просто поменять цифру оклада в карточке сотрудника?
Нет, это ненадёжный способ. Значение в карточке отражает плановые начисления, которые формируются кадровыми документами. Ручная правка не создаёт записи в регистрах, поэтому расчёт зарплаты может продолжить идти по старым данным, а история изменений будет потеряна. Всегда оформляйте изменение документом.
С какой даты лучше ставить изменение оклада?
Удобнее всего — с первого числа месяца: расчёт получается чистым, без дробления на периоды. Если приказ подписан с середины месяца, указывайте фактическую дату — программа корректно рассчитает обе части пропорционально отработанному времени. Главное, чтобы дата в программе совпадала с датой в приказе или допсоглашении.
Что делать, если зарплату уже начислили по старому окладу?
Если период ещё не закрыт, отмените проведение «Начисления зарплаты и взносов», внесите кадровое изменение правильной датой и пересчитайте документ. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, оформите изменение текущей датой с доначислением разницы отдельным документом, а при необходимости подайте уточнённые расчёты по НДФЛ и взносам.
Как изменить зарплату сразу всем сотрудникам подразделения?
Используйте документ «Индексация заработка» в 1С:ЗУП: укажите коэффициент повышения, подберите сотрудников по подразделению и проведите документ. Программа пересчитает оклады всех выбранных сотрудников и корректно учтёт повышение в среднем заработке. В 1С:Бухгалтерии массового документа может не быть — тогда изменения вносятся по каждому сотруднику.
Повлияет ли повышение оклада на расчёт отпускных?
Да, если повышение оформлено как индексация по организации или подразделению — средний заработок для отпускных пересчитывается с учётом коэффициента. Персональное повышение оклада одному сотруднику средний заработок не индексирует. Поэтому важно правильно ставить отметку «Учитывать как индексацию заработка» в документе изменения.
Нужно ли менять штатное расписание при изменении оклада?
Если ведётся штатное расписание с контролем соответствия (в ЗУП это настраивается), то изменение оклада сотрудника должно соответствовать позиции штатного расписания. Сначала оформляется «Изменение штатного расписания» с новым окладом по позиции, затем кадровый документ на сотрудника. Иначе программа может выдать предупреждение о несоответствии или заблокировать проведение.
Что важно запомнить
Зарплату в 1С меняют только кадровым документом: «Кадровый перевод», «Изменение плановых начислений» или «Индексация заработка» — с точной датой начала действия. После проведения проверьте расчёт в «Начислении зарплаты и взносов» и расчётном листке. Не правьте закрытые периоды без резервной копии и не забывайте про отметку индексации — от неё зависят отпускные.