Как уволить сотрудника в 1С:Фреш

Увольнение сотрудника в 1С:Фреш выполняется в сервисе «1С:Зарплата и управление персоналом» (или «1С:Бухобслуживание», если кадровый учёт ведётся там) через специальный кадровый документ. Сам документ создаётся за пару минут, но корректное завершение расчётов с работником требует проверки нескольких моментов: остатка отпуска, неотработанных авансов, задолженности по зарплате и удержаний.

Процедура состоит из двух логических этапов. Сначала оформляется кадровый приказ об увольнении, который фиксирует дату прекращения трудового договора и прекращает начисления по сотруднику. Затем выполняется окончательный расчёт: начисляется зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и при необходимости выходное пособие. Если пропустить второй этап, сотрудник «повиснет» в базе с незакрытой задолженностью.

Ниже разобран весь цикл действий — от подготовки до проверки результата, а также типичные ошибки, из-за которых увольнение приходится переделывать.

Что проверить перед оформлением увольнения

До создания приказа убедитесь, что по сотруднику нет незакрытых операций, которые мешают корректному расчёту. Проверьте, проведены ли все документы отсутствий — больничные, отпуска, командировки, отгулы. Непроведённый больничный, приходящийся на дату увольнения, исказит расчёт среднего заработка и сумму компенсации.

Второй момент — задолженность по зарплате за прошлые периоды и выданные авансы. Если аванс за текущий месяц уже выплачен, окончательный расчёт должен его учесть, иначе образуется переплата. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» или расчётный листок сотрудника и убедитесь, что картина по взаиморасчётам понятна.

Третий момент — остаток отпуска. Программа рассчитывает его автоматически по данным кадровых документов, но если отпуска вводились вручную или база ведётся не с начала работы сотрудника, остаток может быть неверным. Проверить его можно в отчёте «Остатки отпусков» в разделе кадровых отчётов.

Создание приказа об увольнении

Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал документов «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых конфигурациях сервиса — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите документ «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить несколько строк в одном приказе.

В документе заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание. Основание выбирается из справочника — как правило, это статья Трудового кодекса, например пункт 3 части 1 статьи 77 (собственное желание) или статья 80 ТК РФ. От формулировки зависит текст, который попадёт в печатную форму приказа Т-8.

Дата увольнения — ключевое поле. Именно этот день считается последним рабочим днём, за него начисляется зарплата, и на эту дату рассчитывается компенсация отпуска. Ошибка в дате приведёт к неверному расчёту всех сумм, поэтому сверьте её с заявлением сотрудника или соглашением сторон.

На вкладке с компенсацией отпуска программа обычно автоматически подставляет количество дней исходя из остатка. Проверьте это число: если часть отпуска оформлялась вне системы, скорректируйте вручную. Там же можно указать удержание за отпуск, использованный авансом, если сотрудник отгулял больше положенного.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» и заполните организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации отпуска
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 при необходимости

Окончательный расчёт при увольнении

После проведения кадрового приказа нужно начислить сотруднику всё полагающееся. В 1С:Фреш это делается документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения: программа рассчитает оплату за отработанные дни до даты увольнения и компенсацию отпуска. Во многих сценариях сервис предлагает выполнить расчёт прямо из документа увольнения — по кнопке или ссылке на окончательный расчёт.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за расчётный период. Если сотрудник отработал в организации меньше года или в расчётном периоде были исключаемые дни (больничные, отпуска), программа учтёт это автоматически при условии, что все документы проведены. Ручное редактирование среднего заработка возможно, но делать это стоит только при понимании методики расчёта.

Если по условиям увольнения положено выходное пособие — например, при сокращении штата или по соглашению сторон, — его добавляют отдельным начислением. Проверьте, что вид начисления настроен с правильным налогообложением: пособие в пределах установленных лимитов не облагается НДФЛ и взносами, а сверх лимита — облагается.

Выплата и удержание НДФЛ

После начисления сформируйте ведомость на выплату — в банк, кассу или на счёт, в зависимости от того, как организация выдаёт зарплату. В ведомости выберите сотрудника и проверьте сумму к выплате: она должна равняться начисленному минус НДФЛ и прочие удержания (алименты, займы, неотработанный аванс).

Удержания при увольнении — частый источник ошибок. Если сотруднику выдан заём или он должен вернуть подотчётные суммы, удержание из окончательного расчёта оформляется отдельно и имеет ограничения по размеру от суммы выплаты. Программа контролирует эти ограничения, но только если виды удержаний настроены корректно.

НДФЛ с окончательного расчёта удерживается при выплате. Сроки перечисления налога зависят от вида дохода: для зарплаты и компенсации отпуска действуют общие правила, и программа формирует данные для отчётности автоматически на основании даты выплаты. Не меняйте дату ведомости задним числом без необходимости — это искажает регистры налогового учёта.

Проверка результата после увольнения

Первый признак корректного увольнения — сотрудник перестал попадать в списки действующих работников и в документы начисления зарплаты за периоды после даты увольнения. Откройте список сотрудников: у уволенного должна стоять отметка о прекращении трудовых отношений.

Второй контроль — расчётный листок. Сформируйте его за месяц увольнения и проверьте: начислена зарплата за фактически отработанные дни, присутствует компенсация отпуска (или удержание за использованный авансом), удержан НДФЛ, итоговая сумма к выплате совпадает с ведомостью.

Третий контроль — отсутствие задолженности. Отчёт по задолженности по зарплате на конец месяца не должен показывать долг ни перед сотрудником, ни за сотрудником. Если остаток не нулевой, значит, какая-то выплата или удержание не прошли — найдите расхождение до закрытия периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника

Норма

В списке сотрудников отображается как уволенный, не попадает в новые начисления

Тревожный признак

Сотрудник активен и предлагается к начислению зарплаты

Расчётный листок

Норма

Зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, сумма к выплате сходится с ведомостью

Тревожный признак

Пустые строки начислений или расхождение с ведомостью

Задолженность по зарплате

Норма

Остаток по сотруднику равен нулю

Тревожный признак

Есть долг организации или сотрудника после выплаты

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — увольнение проведено, а окончательный расчёт забыт. Сотрудник числится уволенным, но деньги не начислены и не выплачены. Такая ситуация вскрывается при сверке задолженности или при претензии самого работника, а исправлять её задним числом приходится через сторнирующие и доначисляющие документы.

Вторая ошибка — неверная дата увольнения в приказе. Если документ уже проведён и по нему выполнен расчёт, простое изменение даты может не пересчитать все зависимые суммы. Правильный путь — отменить проведение связанных начислений, исправить дату и выполнить расчёт заново.

Третья ошибка — ручная правка дней компенсации без проверки остатка отпуска. Если данные об отпусках в базе неполные, автоматический расчёт занижает или завышает дни. Перед ручной корректировкой сверьте остаток с личной карточкой сотрудника и приказами на отпуск.

Особые сценарии увольнения

Увольнение в середине месяца до расчёта зарплаты

Если сотрудник увольняется до планового расчёта зарплаты за месяц, окончательный расчёт выполняется отдельно — досрочно, на дату увольнения. В сервисе для этого предусмотрен механизм досрочного расчёта из документа увольнения. Не дожидайтесь общего начисления зарплаты: выплата обязана состояться в последний рабочий день.

Увольнение сотрудника на больничном или в отпуске

Уволить сотрудника по собственному желанию можно и в период болезни или отпуска. При этом больничный лист должен быть проведён и оплачен, а дата увольнения может приходиться на период нетрудоспособности. Проверьте, что пособие начислено до окончательного расчёта, иначе средний заработок для компенсации посчитается без учёта актуальных данных.

Отмена ошибочного увольнения

Если увольнение оформлено ошибочно, отмените проведение документа увольнения и всех связанных расчётов в обратном порядке: сначала ведомости и начисления, затем приказ. Если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка — в этом случае действуйте осторожно и фиксируйте, какие документы затронуты.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Увольняется один сотрудник в обычном порядкеСоздайте документ «Увольнение» и выполните окончательный расчёт из него

Увольняется несколько сотрудников одной датойИспользуйте «Увольнение списком», затем рассчитайте каждого в общем начислении зарплаты

Сотрудник на больничном в день увольненияСначала проведите больничный лист, затем увольнение и расчёт

Обнаружена ошибка после закрытия периодаНе отменяйте документы напрямую — оформляйте корректировку и фиксируйте изменения

Частые вопросы

Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С:Фреш?

Технически программа позволяет провести документ прошедшей датой, но делать это стоит только если период ещё не закрыт и отчётность по сотруднику не сдана. После сдачи отчётов задняя дата потребует корректирующих форм. Кроме того, увольнение задним числом несёт трудовые риски: дата приказа должна соответствовать реальному последнему рабочему дню.

Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска?

Чаще всего причина в том, что в базе нет данных о накопленных днях отпуска: кадровые документы вводились не с начала работы сотрудника или отпуска оформлялись вне системы. Проверьте отчёт по остаткам отпусков. Если остаток нулевой или отрицательный при фактически неиспользованном отпуске, введите начальные остатки отпусков или скорректируйте дни компенсации в документе вручную.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Нет, если вы используете окончательный расчёт из документа увольнения: программа начислит и оплату за отработанные дни, и компенсацию одним расчётом. Если же увольнение совпадает с общим расчётом зарплаты за месяц, сотрудник попадёт в общий документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически с учётом даты увольнения.

Как распечатать приказ об увольнении по форме Т-8?

В проведённом документе увольнения доступна печатная форма приказа — откройте меню печати документа и выберите форму Т-8. Данные для формы подтягиваются из документа и карточки сотрудника, поэтому перед печатью проверьте формулировку основания и дату: именно они попадут в приказ.

Что делать, если после увольнения сотрудник принёс больничный?

Больничный лист, открытый в течение установленного срока после увольнения, подлежит оплате в особом порядке. В программе такой больничный вводится на уволенного сотрудника отдельным документом — карточка сотрудника остаётся доступной даже после прекращения трудового договора. Начисление будет рассчитано по правилам для уволенных работников.

Удалится ли сотрудник из базы после увольнения?

Нет, и удалять его не нужно. Уволенный сотрудник остаётся в справочнике с отметкой об увольнении — это необходимо для отчётности, справок о заработке и возможных начислений после увольнения (больничные, премии за прошлые периоды). Удаление элемента справочника нарушит целостность данных и историю расчётов.