Другое · 11 мин
Как в 1С изменить вид занятости с совместительства на основное место работы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП перевести сотрудника с совместительства на основное место работы через кадровый перевод, проверить расчёты и избежать ошибок.
Чтобы в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) изменить вид занятости с совместительства на основное место работы, увольнять сотрудника и принимать его заново не нужно — достаточно оформить кадровый перевод с изменением вида занятости. Такая потребность возникает, когда работник уволился с прежней основной работы и принёс вам трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности: в программе это отражается одним документом, без потери накопленных данных по сотруднику.
Однако простое изменение реквизита в карточке сотрудника недоступно: вид занятости хранится в кадровых документах, а не редактируется напрямую. Поэтому корректный способ — создать документ «Кадровый перевод», в котором явно указать новый вид занятости «Основное место работы». Ниже разобран порядок действий, проверка результата и типичные ошибки.
Почему вид занятости нельзя просто отредактировать в карточке
В 1С:ЗУП все кадровые сведения о сотруднике — подразделение, должность, график, вид занятости — хранятся в виде истории, которую формируют документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Карточка сотрудника лишь отображает текущее состояние, полученное из последнего кадрового документа. Поэтому поле «Вид занятости» в карточке доступно только для просмотра.
Такой подход гарантирует, что в любой момент можно восстановить картину на произвольную дату: где работал сотрудник, на каких условиях, какой у него был вид занятости. Это критично для расчёта среднего заработка, больничных, отпусков и отчётности в фонды. Любое изменение условий труда оформляется новым документом, а не правкой старого.
Из этого следует главное практическое правило: чтобы изменить вид занятости с «По совместительству» (внутреннему или внешнему) на «Основное место работы», нужно создать кадровый перевод с соответствующей датой.
Подготовка: что проверить перед изменением вида занятости
Прежде чем оформлять перевод, убедитесь, что выполнены организационные условия. У сотрудника, переходящего на основное место работы, не должно быть другого основного места — иначе это нарушение логики учёта и трудового законодательства. Обычно сотрудник приносит трудовую книжку или справку СТД-Р, подтверждающую увольнение с прежнего основного места.
Проверьте в программе дату перехода. Она должна быть не раньше даты увольнения с прежнего основного места работы. Если сотрудник работал у вас по внешнему совместительству, а основная работа была в другой организации, дата перевода обычно совпадает с датой, следующей за увольнением там.
Также уточните, не ведётся ли по сотруднику незакрытый расчётный период. Если зарплата за текущий месяц ещё не начислена — идеальный момент для перевода. Если начисления уже сделаны, перевод всё равно возможен, но потребуется проверить перерасчёты.
Как выбрать действие
Пошаговая инструкция: кадровый перевод на основное место работы
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал документов «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых настройках — «Все кадровые документы»). Создайте новый документ «Кадровый перевод». Проще всего это сделать из карточки сотрудника: откройте сотрудника и нажмите «Оформить документ» → «Кадровый перевод» — тогда часть данных подставится автоматически.
В документе укажите дату перевода — с этого дня сотрудник будет считаться работающим на основном месте. На закладке «Основное» найдите поле «Вид занятости» и выберите «Основное место работы». Если подразделение, должность и график не меняются, оставьте их без изменений — программа зафиксирует только смену вида занятости.
Проверьте закладки «Оплата труда» и «Дополнительно». Если условия оплаты не меняются, начисления перенесутся из предыдущего состояния. Если вместе с переходом на основное место меняется оклад или добавляются надбавки — внесите изменения здесь же, чтобы не плодить лишние документы.
- 1Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и нажмите «Оформить документ» → «Кадровый перевод»
- 2Укажите дату перевода — день, с которого работа становится основной
- 3В поле «Вид занятости» выберите «Основное место работы»
- 4Проверьте подразделение, должность, график и начисления — скорректируйте при необходимости
- 5Проведите документ и распечатайте приказ о переводе (Т-5 или произвольная форма)
- 6Проверьте карточку сотрудника: вид занятости должен отображаться как «Основное место работы»
Особый случай: внутренний совместитель становится основным
Наиболее трудоёмкий сценарий — когда сотрудник работает у вас и на основном месте, и по внутреннему совместительству, а затем увольняется с основного места, оставаясь на бывшей совместительской должности. Здесь одного перевода недостаточно, и порядок действий принципиально важен.
Сначала оформите документ «Увольнение» по основному месту работы с расчётом компенсации отпуска и окончательным расчётом. Затем отдельным документом «Кадровый перевод» измените вид занятости по совместительству на «Основное место работы». Дата перевода должна быть не раньше даты, следующей за увольнением, — иначе возникнет период, когда у сотрудника два основных места одновременно, что вызовет ошибки в отчётности.
Обратите внимание: в 1С:ЗУП внутренний совместитель — это отдельная строка в списке сотрудников, связанная с тем же физическим лицом. Перевод оформляется именно для совместительской «карточки», а не для основной. После увольнения основной сотрудник и перевода совместителя в списке останется один действующий сотрудник с основным местом работы.
Что происходит с расчётами и отчётностью после перевода
После проведения кадрового перевода программа автоматически учтёт новый вид занятости в дальнейших расчётах. Начисление зарплаты за месяц перехода будет выполнено с учётом даты перевода: если вид занятости влияет на какие-либо начисления или удержания в вашей настройке, они пересчитаются пропорционально.
Изменение вида занятости отражается в кадровой отчётности: в отчётах по штатной расстановке, списках сотрудников и в сведениях для СЗВ-ТД (или актуальных форм персонифицированного учёта). Перевод с совместительства на основное место — кадровое событие, которое подлежит отражению в электронной трудовой книжке, поэтому не забудьте сформировать и отправить соответствующий отчёт в установленный срок.
Средний заработок и стаж при таком переводе не прерываются: сотрудник продолжает работать в той же организации, трудовые отношения не прекращаются. Это ещё одна причина не использовать схему «увольнение + новый приём», которая обнуляет накопленные данные и создаёт лишние документы.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте карточку сотрудника: в поле «Вид занятости» должно значиться «Основное место работы», а в истории кадровых событий (ссылка «Трудовая деятельность» или «Кадровые данные») — появиться строка о переводе с указанной датой. Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» на дату после перевода и убедитесь, что сотрудник отображается корректно и в единственном экземпляре.
Дополнительно проверьте отчёт «Стажи сотрудников» и данные для среднего заработка: история должна быть непрерывной. Если в отчётах сотрудник задвоился или пропал — скорее всего, перевод оформлен не на ту карточку (например, на основную вместо совместительской) или есть непроведённый документ.
Как проверить результат
Вид занятости — «Основное место работы», есть запись о переводе в истории
Вид занятости не изменился или документ перевода отсутствует
Один действующий сотрудник на основном месте
Сотрудник задвоен или продолжает числиться совместителем
Начисления рассчитаны без разрывов и дублей
Появились перерасчёты с ошибками или пропущенные периоды
Событие перевода сформировано и готово к отправке
Событие отсутствует или содержит неверную дату
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить вид занятости без кадрового перевода, прямо в карточке сотрудника?
Нет. Поле «Вид занятости» в карточке доступно только для просмотра — оно заполняется из кадровых документов. Единственный корректный способ изменения — документ «Кадровый перевод» с указанием нового вида занятости.
Нужно ли увольнять совместителя и принимать его заново на основное место?
Нет, и делать этого не следует. Кадровый перевод сохраняет непрерывность трудовых отношений, стаж и историю расчёта среднего заработка. Схема «увольнение + приём» создаёт лишние документы, обязательные компенсации и разрывы в данных.
Какую дату указывать в кадровом переводе?
Дату, с которой работа становится для сотрудника основной. Если он уволился с основного места у другого работодателя — обычно это день, следующий за датой увольнения, подтверждённый трудовой книжкой или сведениями СТД-Р.
Что делать, если после перевода зарплата посчиталась неправильно?
Проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц перевода: пересчитайте сотрудника, убедитесь, что график работы и начисления в переводе указаны верно. Если ошибка сохраняется, проверьте, нет ли второго кадрового документа на ту же дату, который перекрывает перевод.
Нужно ли сообщать о переводе в электронную трудовую книжку?
Да. Смена вида занятости с совместительства на основное место — кадровое событие, отражаемое в сведениях о трудовой деятельности. Сформируйте соответствующий отчёт из 1С и отправьте его в установленный срок после проведения перевода.
Сотрудник — внешний совместитель. Влияет ли его основная работа в другой организации на мои действия в 1С?
Напрямую нет: вы оформляете кадровый перевод только в своей базе. Но прежде чем ставить вид занятости «Основное место работы», запросите подтверждение, что сотрудник уволен с прежнего основного места, — иначе возможны проблемы с корректностью кадрового учёта.
Что важно запомнить
Вид занятости в 1С:ЗУП меняется только кадровым переводом: укажите «Основное место работы» и корректную дату. При внутреннем совместительстве сначала увольняйте с основного места, затем переводите совместительскую карточку. После проведения проверьте карточку сотрудника, расчёты и отправку сведений в электронную трудовую книжку.