Другое · 10 мин
Как в 1С изменить вид занятости с основного места работы на совместителя
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП перевести сотрудника с основного места работы на внутреннее совместительство через кадровый перевод, проверить расчёты и избежать ошибок.
Если редактировать вид занятости прямо в карточке сотрудника в 1С:ЗУП, программа не создаст кадрового события — и в отчётах СЗВ-ТД, ЕФС-1 и расчёте стажа возникнут расхождения с реальным положением дел. Смена основного места работы на совместительство оформляется только кадровым документом (увольнением с основной позиции и приёмом на работу по совместительству либо кадровым переводом, в зависимости от ситуации), потому что от вида занятости зависят кадровые отчёты, сведения в СФР, расчёт среднего заработка и страхового стажа.
Основной инструмент — документ «Кадровый перевод». Именно он фиксирует изменение условий трудового договора, в том числе вида занятости, с конкретной даты. Простое изменение значения в справочнике сотрудников не создаёт истории и приводит к ошибкам в отчётности за прошлые периоды.
Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: от подготовки до проверки результата, а также частые ошибки и альтернативные сценарии.
Подготовка: что проверить перед изменением вида занятости
Перед оформлением перевода убедитесь, что кадровое основание реально существует. Перевод с основного места работы на совместительство означает, что сотрудник расторг основной трудовой договор либо заключил новый договор о совместительстве. В программе это должно отражаться корректно, иначе в сведениях для СФР и в отчёте ЕФС-1 возникнут противоречия.
Проверьте, что у вас есть права на создание кадровых документов и что период, в котором выполняется перевод, не закрыт датой запрета редактирования. Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, перевод лучше оформлять с первого числа следующего месяца — так проще контролировать расчёты.
Также уточните, как именно оформляется переход по кадрам: как изменение условий текущего договора (дополнительное соглашение) или как увольнение с основного места и приём на совместительство. От этого зависит, какой документ создавать — «Кадровый перевод» или пару «Увольнение» + «Приём на работу».
Как выбрать действие
Изменение вида занятости через «Кадровый перевод»
Основной сценарий — когда трудовой договор продолжает действовать, а вид занятости меняется по соглашению сторон. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Кадровый перевод».
В документе выберите сотрудника и укажите дату перевода — с неё начнёт действовать новый вид занятости. Установите флажок «Изменить условия труда» (в ряде релизов соответствующие поля доступны сразу) и на вкладке «Главное» в поле «Вид занятости» выберите нужное значение: «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».
Обратите внимание на график работы. Совместители обычно работают неполное время, поэтому в том же документе на вкладке «Оплата труда» или «Главное» назначьте подходящий график неполного рабочего времени и при необходимости скорректируйте размер ставки (например, 0,5). Если график не изменить, расчёт зарплаты продолжит вестись по полной норме.
Проведите документ. После проведения программа запишет новое значение в регистр кадровой истории, и в карточке сотрудника вид занятости обновится автоматически.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода
- 3В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство»
- 4Назначьте график неполного рабочего времени и при необходимости долю ставки
- 5Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда» — они должны действовать на дату перевода
- 6Проведите документ и откройте карточку сотрудника для контроля
Сценарий с увольнением и новым приёмом
Если по кадровым документам основной трудовой договор расторгается, а взамен заключается договор по совместительству, «Кадровый перевод» не подходит: перевод не порождает события увольнения и приёма, которые нужны для ЕФС-1 и трудовой книжки (ЭТК).
В этом случае сначала оформите документ «Увольнение» с соответствующим основанием. Затем создайте «Приём на работу» на того же физлица: в поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство», назначьте подразделение, должность, график неполного времени и начисления. Программа создаст новое рабочее место у того же сотрудника или новый элемент справочника — это нормально.
Следите за датами: дата приёма должна быть позже даты увольнения (обычно следующим днём). Пересечение дат приведёт к тому, что в один день у физлица окажется два основных места или некорректный стаж.
Проверка результата после перевода
После проведения документа откройте карточку сотрудника: в поле «Вид занятости» должно отображаться новое значение, а в истории изменений (ссылка «Кадровые данные» / история рабочих мест) — запись о переводе с корректной датой.
Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц после перевода. Начисление по окладу должно считаться по новому графику и доле ставки. Если сумма осталась прежней, чаще всего причина в том, что график работы или размер ставки не были изменены в переводе.
Сформируйте кадровые отчёты: штатную расстановку и справку о сотруднике. Сотрудник должен отображаться как совместитель, а в отчёте ЕФС-1 за соответствующий период — корректное кадровое событие (перевод или увольнение/приём).
Как проверить результат
Отображается «Внутреннее совместительство», в истории есть запись о переводе
Значение старое или изменено без документа-основания
Начисление соответствует новой доле ставки и графику
Оклад считается по полной ставке, как раньше
Кадровое событие передано с верной датой и типом
Событие отсутствует или дублируется
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — изменение вида занятости без изменения графика работы. Совместительство по определению предполагает работу в свободное от основной работы время, обычно неполное. Если график оставить полным, программа будет начислять полный оклад, а табель заполнится лишними часами.
Вторая ошибка — оформление перевода задним числом в закрытом периоде. Это приводит к перерасчёту зарплаты, страховых взносов и необходимости сдавать уточнённые отчёты. Если период закрыт, согласуйте дату перевода с бухгалтерией.
Третья ошибка — путаница между «внутренним» и «внешним» совместительством. Внутреннее — в рамках вашей же организации, внешнее — у другого работодателя. В вашей базе для сотрудника, у которого основное место теперь в другой компании, корректно «Внутреннее совместительство» (он работает у вас по совместительству внутри вашей организации). Выбор неверного значения искажает статистику и отчёты.
Особенности отчётности и расчётов после смены вида занятости
Вид занятости влияет на несколько участков учёта. В отчётах по среднесписочной численности совместители учитываются иначе, чем основные работники, поэтому после перевода показатели численности изменятся — это ожидаемое поведение, а не ошибка.
Стаж для страховых взносов и больничных продолжает накапливаться, поскольку трудовые отношения не прерывались (при сценарии с переводом). Средний заработок для отпусков и командировок пересчитывается исходя из фактических начислений, поэтому при смене ставки суммы среднего в последующих месяцах изменятся естественным образом.
Если сотрудник остаётся в той же должности, проверьте, не завязаны ли на вид занятости какие-либо надбавки или районные коэффициенты в вашей настройке начислений. В типовой конфигурации большинство начислений от вида занятости не зависят, но в доработанных конфигурациях возможны условия.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить вид занятости без кадрового перевода, прямо в карточке сотрудника?
Технически поле иногда доступно для редактирования, но делать этого не следует. Прямое изменение не создаёт кадрового события, из-за чего в ЕФС-1 и электронной трудовой книжке не будет нужной записи, а история изменений в базе исказится. Всегда используйте «Кадровый перевод» или пару «Увольнение» + «Приём на работу».
Что выбрать: внутреннее или внешнее совместительство?
Если сотрудник работает у вас по совместительству, а его основное место — в другой организации, в вашей базе указывается «Внутреннее совместительство» не подходит — корректно «Внешнее совместительство» только если вы оформляете его как внешнего совместителя относительно другого основного места. На практике: для своего бывшего основного работника, перешедшего на совместительство внутри вашей компании, выбирайте «Внутреннее совместительство».
Изменится ли зарплата автоматически после перевода?
Только если вместе с видом занятости вы изменили график работы или долю ставки. Сам по себе вид занятости на расчёт оклада не влияет — программа считает по назначенному графику и плановым начислениям. Чтобы зарплата соответствовала совместительству, назначьте график неполного времени и нужную долю ставки в том же документе перевода.
Как оформить, если сотрудник сначала уволился с основного места, а через месяц вернулся совместителем?
Оформите «Увольнение» фактической датой расторжения договора, затем «Приём на работу» фактической датой заключения нового договора с видом занятости «Внутреннее совместительство». Промежуток между датами допустим — программа корректно отразит перерыв в трудовых отношениях.
Нужно ли пересдавать отчёты, если перевод оформлен в текущем периоде?
Если дата перевода попадает в период, по которому отчётность ещё не сдана, уточнения не требуются — событие попадёт в ближайший отчёт ЕФС-1. Если отчёты за период уже сданы, а перевод оформлен задним числом, потребуется сдать корректирующие сведения. Поэтому оформляйте документы своевременно.
Что важно запомнить
Вид занятости в 1С:ЗУП меняется только кадровым документом: «Кадровый перевод» — при сохранении договора, «Увольнение» + «Приём на работу» — при его расторжении. Одновременно меняйте график работы и долю ставки, иначе расчёт зарплаты останется прежним. После проведения проверьте карточку сотрудника, расчёт за месяц и отчёт ЕФС-1.