Как удержать НДФЛ в 1С Бухгалтерия

НДФЛ удерживается из дохода работника при каждой выплате заработной платы, отпускных, премий и других облагаемых начислений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 налог рассчитывается автоматически в документах начисления и ведомостях на выплату, но корректность результата зависит от правильной настройки учётной политики, вычетов и дат документов. Ошибка в расчёте приводит к недоимке или излишне удержанному налогу, штрафам и необходимости сдавать уточнённые расчёты.

Базовый сценарий выглядит так: вы создаёте документ «Начисление зарплаты», программа рассчитывает НДФЛ по каждому сотруднику с учётом вычетов, затем при выплате через ведомость налог регистрируется как удержанный. Далее НДФЛ перечисляется в бюджет, а данные попадают в отчётность 6-НДФЛ. Ниже разобраны все этапы с конкретными действиями и способами проверки.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 с ведением зарплаты в самой бухгалтерской программе (а не в отдельной 1С:ЗУП). Если зарплата считается в ЗУП, в Бухгалтерию переносятся только проводки, и порядок действий будет иным.

Что проверить перед начислением: настройки и исходные данные

Прежде чем удерживать налог, убедитесь, что программа настроена корректно. Откройте раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчётов» → вкладка «НДФЛ». Здесь указывается, по какому КПП и в какую инспекцию перечисляется налог, а также порядок применения вычетов. Для обособленных подразделений настройка ведётся отдельно по каждому подразделению.

Проверьте карточки сотрудников: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». У каждого должны быть заполнены дата приёма на работу, статус налогового резидента (по умолчанию — резидент, ставка 13%), а при наличии детей — заявление на стандартные вычеты. Вычеты вводятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ».

Если сотрудник — нерезидент или работает по патенту, это обязательно отражается в карточке: от статуса зависит ставка налога. Неверный статус — одна из самых частых причин неправильного расчёта, которую сложно заметить без специальной проверки.

Шаг 1. Начисление зарплаты и расчёт НДФЛ

Основной документ — «Начисление зарплаты»: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления, подразделение и дату документа. Дата должна быть последним днём месяца начисления — от этого зависит период отражения дохода в учёте НДФЛ.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы. Результат по каждому сотруднику виден в табличной части на соответствующих вкладках: «Начисления», «НДФЛ», «Взносы».

На вкладке «НДФЛ» проверьте: налоговая база, применённые вычеты, исчисленная сумма налога. Если сумма вызывает сомнение, кликните по сотруднику и откройте детализацию расчёта — программа покажет, из каких доходов и вычетов сложилась цифра. После проверки проведите документ.

1. 1
   Проверьте настройки налогов и карточки сотрудников, введите заявления на вычеты
2. 2
   Создайте и проведите документ «Начисление зарплаты» последним днём месяца
3. 3
   Проверьте вкладку «НДФЛ» в документе: база, вычеты, сумма налога
4. 4
   Создайте ведомость на выплату зарплаты — сумма к выплате уменьшится на НДФЛ
5. 5
   Отразите перечисление налога в бюджет документом списания с расчётного счёта
6. 6
   Сверьте результат по отчёту «Анализ НДФЛ» и ОСВ по счёту 68.01

Шаг 2. Выплата зарплаты и регистрация удержанного налога

Само по себе начисление не означает удержание: НДФЛ считается удержанным в момент фактической выплаты дохода. Поэтому следующий шаг — ведомость на выплату: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика»).

Создайте ведомость, укажите месяц и нажмите «Заполнить». Программа подставит суммы к выплате уже за минусом НДФЛ. Дата ведомости определяет дату удержания налога — именно она попадёт в отчётность. Выплату через банк подтверждает документ «Списание с расчётного счёта», через кассу — «Расходный кассовый ордер».

Если зарплата выплачивается частями или с авансом, учтите: с аванса НДФЛ удерживается при его выплате в соответствии с действующими правилами, поэтому даты ведомостей должны соответствовать реальным датам перечисления денег. Расхождение дат ведёт к ошибкам в 6-НДФЛ.

Шаг 3. Перечисление НДФЛ в бюджет

Удержанный налог перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа. В программе это отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Уплата налога». Выберите налог — НДФЛ, укажите период, за который платите, и КБК. Сумма подставляется по данным учёта, но её можно скорректировать вручную по платёжному поручению.

Проводка по перечислению формируется в дебет счёта 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» в корреспонденции со счётом 51. После проведения документа сальдо по 68.01 должно уменьшиться на сумму платежа.

Какие проводки формирует программа

Документ «Начисление зарплаты» формирует проводку по исчислению НДФЛ: Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — Кт 68.01. Тем самым долг перед сотрудником уменьшается на сумму налога, а задолженность перед бюджетом увеличивается.

При выплате зарплаты ведомость и банковские (кассовые) документы закрывают остаток по счёту 70: Дт 70 — Кт 51 (50). При перечислении налога: Дт 68.01 — Кт 51. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в любом документе.

Отдельные случаи: отпускные, больничные, материальная помощь

Отпускные

Отпускные начисляются документом «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»). НДФЛ рассчитывается сразу в этом документе, а удерживается при выплате отпускных — ведомость создаётся прямо из документа отпуска по кнопке «Выплатить». Доход отражается датой выплаты, а не периодом отпуска.

Больничные

Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ. Документ «Больничный лист» рассчитывает налог автоматически; выплата оформляется ведомостью. Пособия за счёт ФСС работодатель в учёте не отражает, но как налоговый агент учитывает их в отчётности в установленном порядке.

Материальная помощь и призы

Материальная помощь в пределах необлагаемого лимита налогом не облагается — программа учитывает это по коду дохода и вычета, если начисление оформлено корректным видом. Не создавайте такие выплаты «ручными операциями»: используйте штатные документы начисления, иначе доход не попадёт в регистры НДФЛ.

Как проверить правильность удержания

Главный инструмент контроля — отчёт «Анализ НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог по каждому сотруднику за выбранный период. В идеальной ситуации по завершении всех выплат и платежей эти три суммы совпадают.

Дополнительно сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01: кредитовый оборот — исчисленный налог, дебетовый — перечисленный. Остаток на конец периода должен соответствовать сумме налога, удержанного с последней выплаты, но ещё не перечисленного в бюджет.

Для проверки по конкретному сотруднику используйте справку 2-НДФЛ для сотрудника из его карточки и регистр налогового учёта. Если цифры в отчётах расходятся с расчётными листками, ищите непроведённые или изменённые задним числом документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Анализ НДФЛ за период

Норма

Исчисленный = удержанный = перечисленный (после всех платежей)

Тревожный признак

Разница между суммами — есть непроведённые ведомости или ошибки дат

ОСВ по счёту 68.01

Норма

Остаток равен налогу с последней выплаты, срок уплаты не наступил

Тревожный признак

Дебетовое сальдо (переплата) или зависший кредитовый остаток

Расчётный листок сотрудника

Норма

НДФЛ соответствует базе за вычетом положенных вычетов

Тревожный признак

Вычеты не применены или сумма налога не сходится с базой

Часто задаваемые вопросы

НДФЛ не рассчитался в документе начисления. В чём причина?

Чаще всего сотрудник не принят на работу кадровым документом, не заполнен график работы или сумма дохода полностью перекрыта вычетами. Проверьте карточку сотрудника, наличие приёма на работу и дату документа начисления — она должна попадать в месяц, за который считается зарплата.

Как удержать НДФЛ с аванса в 1С Бухгалтерии?

Оформите ведомость на выплату аванса с фактической датой выплаты. Программа рассчитает и зарегистрирует налог по правилам, действующим для авансовых выплат. Не выплачивайте аванс напрямую банковским документом минуя ведомость — тогда удержание не зарегистрируется.

Что делать, если НДФЛ удержан больше, чем нужно?

Излишне удержанный налог возвращается сотруднику на счёт по его заявлению. В программе оформляется возврат через документы раздела НДФЛ, затем сумма перечисляется сотруднику, а переплата зачитывается при следующих платежах в бюджет. Проверьте причину: обычно это поздно поданное заявление на вычет.

Можно ли исправить НДФЛ вручную в документе?

Технически суммы в табличной части можно отредактировать, но делать это стоит только в исключительных случаях и с пониманием последствий: ручная правка нарушает связь с регистрами, и отчётность может разойтись с проводками. Правильнее найти и исправить первичную причину — вычеты, статус, даты.

Где посмотреть задолженность по НДФЛ перед бюджетом?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01 за нужный период: кредитовое сальдо показывает сумму, подлежащую перечислению. Для детализации по сотрудникам используйте отчёт «Анализ НДФЛ» с группировкой по работникам.

Нужно ли удерживать НДФЛ с доходов в натуральной форме?

Да, налог с таких доходов удерживается при ближайшей денежной выплате этому сотруднику, при этом удерживаемая сумма не может превышать половину выплачиваемого дохода. В программе доход в натуральной форме регистрируется отдельным документом, а удержание происходит при следующей выплате зарплаты.