Как в 1С изменить трудовой договор

Изменение условий трудового договора в 1С — это не правка уже проведённого документа приёма на работу, а оформление нового кадрового документа, который фиксирует изменения с определённой даты. Так устроен учёт в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП): программа хранит историю всех кадровых событий сотрудника, и расчёт зарплаты, графиков и отчётности строится именно по этой цепочке документов.

Типовые ситуации, когда требуется изменить договор: перевод на другую должность или в другое подразделение, изменение оклада или системы оплаты, смена графика работы, переход на неполное рабочее время, изменение места работы или трудовой функции. Для каждой из них в программе предусмотрен свой документ или комбинация документов.

Ниже разобраны основные способы отразить изменения в 1С:ЗУП 3.1, порядок действий для типовых сценариев, проверка результата и ошибки, которые чаще всего приводят к неверным начислениям.

Какими документами в 1С оформляют изменение договора

Выбор документа зависит от того, какое условие договора меняется. Использовать «не тот» документ — частая причина ошибок в расчётах и отчётности.

Как оформить кадровый перевод при изменении условий

Документ «Кадровый перевод» находится в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Он регистрирует изменение любых условий трудового договора, кроме чисто личных данных.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Кадровый перевод».
2. 2
   Укажите дату перевода — с неё начнут действовать новые условия, и с неё программа пересчитает начисления.
3. 3
   Выберите сотрудника. Программа подтянет текущие данные: подразделение, должность, график, начисления.
4. 4
   На закладке «Основное» установите флажки «Изменить подразделение», «Изменить должность», «Изменить график» — только те, что реально меняются, и заполните новые значения.
5. 5
   На закладке «Оплата труда» при изменении оплаты установите флажок «Изменить начисления» и скорректируйте состав или размер начислений.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ (Т-5) и при необходимости дополнительное соглашение к договору.

Ключевой момент — флажки изменений. Если не установить флажок «Изменить начисления», программа оставит прежние плановые начисления даже при смене должности. Обратная ошибка — случайно включённый флажок — обнулит или продублирует начисления.

Дата перевода определяет, с какого дня действуют новые условия. Если договорённость достигнута в середине месяца, программа автоматически рассчитает оплату пропорционально: до даты перевода — по старым условиям, после — по новым. Проверять это вручную не нужно, но стоит контролировать результат в расчётном листке.

Как изменить оклад или состав начислений

Изменение оплаты одному сотруднику

Когда меняется только размер оплаты, используйте документ «Изменение плановых начислений» (Зарплата → Изменения оплаты сотрудников) или «Изменение условий оплаты» — название зависит от настроек и релиза. В документе укажите дату, сотрудника и новый размер начислений. Кадровые данные при этом не затрагиваются.

Индексация окладов группы сотрудников

Если оклады повышаются сразу у многих сотрудников, в документе «Изменение плановых начислений» предусмотрен режим индексации: задаётся коэффициент, и программа пересчитывает начисления по списку сотрудников автоматически. Важно установить флажок учёта индексации для расчёта среднего заработка — иначе средний заработок для отпускных и командировок будет посчитан без индексационного коэффициента, что занизит выплаты сотрудникам.

Как изменить график работы и режим неполного времени

Смена графика оформляется либо в кадровом переводе (флажок «Изменить график»), либо отдельным документом «Изменение графика работы списком», если график меняется у целого подразделения. Новый график предварительно создают в справочнике графиков работы сотрудников (Настройка → Графики работы сотрудников).

Переход на неполное рабочее время требует двух действий: сменить график на график неполного времени и изменить размер оплаты пропорционально (например, 0,5 ставки). В начислении «Оплата по окладу» проверьте, что стоит расчёт пропорционально отработанному времени — тогда программа сама уменьшит оплату по норме нового графика.

Дополнительное соглашение и печатные формы

Изменение условий трудового договора по закону оформляется дополнительным соглашением, а при переводе — ещё и приказом. В ЗУП 3.1 из документа «Кадровый перевод» доступны печатные формы: приказ по форме Т-5 (или произвольный приказ) и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если типовой шаблон соглашения не подходит по формулировкам, его можно отредактировать: печатные формы в ЗУП построены на макетах Office Open XML, которые дорабатываются в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Для правки макета достаточно навыков работы с Word — код менять не требуется.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты, а в карточке сотрудника — данные договора (номер и дата), иначе в соглашении останутся пустые поля.

Как проверить, что изменение применилось корректно

После проведения документа результат проверяют в нескольких местах, а не только по факту проведения без ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника: текущие должность, подразделение, график

Норма

Отображаются новые значения, в истории изменений виден документ-основание

Тревожный признак

Показаны старые данные или история пуста — документ не проведён

Расчётный листок за месяц изменения

Норма

Начисления до даты перевода по старым условиям, после — по новым, пропорция по дням корректна

Тревожный признак

Оплата за весь месяц посчитана по одному варианту или начисления задвоены

Отчёт «Штатное расписание» / «Остатки отпусков» и плановые начисления

Норма

Плановые начисления соответствуют новым условиям с даты изменения

Тревожный признак

Действуют параллельно старые и новые начисления

СЗВ-ТД при переводе

Норма

Кадровое событие «Перевод» готово к отправке в установленный срок

Тревожный признак

Событие не сформировано или дата в нём не совпадает с приказом

Отдельно проверьте отчётность по кадровым событиям: перевод и изменение условий по инициативе работодателя подлежат отражению в СЗВ-ТД. В ЗУП такие события формируются автоматически при проведении кадрового документа, но отправку нужно контролировать вручную.

Перед массовыми изменениями (индексация, смена графиков подразделения) удобно сначала провести документ на одном сотруднике, проверить расчётный листок и только потом оформлять остальных. Это дешевле, чем исправлять десятки документов после закрытия месяца.

Частые вопросы

Можно ли просто исправить документ «Приём на работу» вместо оформления перевода?

Технически можно, но делать так не следует: приём на работу фиксирует условия на дату трудоустройства, и его правка исказит историю кадровых событий, стажевые и персонифицированные отчёты. Любое изменение условий после приёма оформляется отдельным документом со своей датой.

Чем отличается «Кадровый перевод» от «Изменения плановых начислений»?

Кадровый перевод меняет кадровые данные (должность, подразделение, график) и может заодно изменить оплату. Изменение плановых начислений затрагивает только оплату и не создаёт кадрового события, поэтому для повышения оклада без смены должности правильнее использовать второй документ.

Сотрудник переходит на 0,5 ставки — что оформить в 1С?

Нужен кадровый перевод (или изменение графика) с новым графиком неполного рабочего времени и изменение размера начислений пропорционально доле ставки. Проверьте, что начисление рассчитывается по отработанному времени — тогда программа автоматически уменьшит оплату.

Как распечатать дополнительное соглашение из 1С?

Из проведённого документа «Кадровый перевод» через кнопку «Печать» доступны приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору. Если шаблон не подходит, макет редактируется в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

Обнаружил ошибку в уже проведённом переводе прошлого месяца. Что делать?

Не удаляйте документ. Если период закрыт и отчётность сдана, оформите новый документ с корректными условиями с актуальной даты, а искажения в расчётах исправьте документом «Перерасчёт» или корректировкой начислений. При затрагивании сданной отчётности подготовьте уточнённые формы.

Нужно ли отражать изменение оклада в СЗВ-ТД?

Изменение размера оплаты само по себе кадровым мероприятием для СЗВ-ТД не является. Отчёт сдают при приёме, переводе, увольнении и ряде других событий, перечень которых установлен законодательством. Перевод на другую должность в отчёт включается обязательно.