Как в 1С изменить оклады всем работникам

Изменение окладов всем сотрудникам — типовая задача при индексации зарплаты, повышении тарифной сетки или пересмотре системы оплаты труда. В 1С для этого не нужно заходить в карточку каждого работника: программа предоставляет специальные документы массового изменения плановых начислений.

Конкретный инструмент зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений», а также механизм индексации заработка. В 1С:Бухгалтерии 8 с ограниченным кадровым учётом оклад меняется кадровым переводом, что для массового изменения менее удобно.

Важно понимать: оклад в 1С — это плановое начисление, которое участвует в расчёте зарплаты, среднего заработка, отпускных и резервов. Поэтому изменение должно быть оформлено документом с конкретной датой, а не правкой «в лоб» в справочнике сотрудников. Иначе расчёты за прошлые периоды и средний заработок исказятся.

Какой документ использовать в зависимости от конфигурации

Прежде чем приступать, определите, в какой программе вы работаете и какой сценарий изменения вам нужен: установить новые оклады вручную, поднять все оклады на один процент (индексация) или изменить состав начислений.

В 1С:ЗУП 3.1 доступны три основных инструмента. Документ «Изменение оплаты труда» позволяет подобрать список сотрудников и задать новые значения начислений вручную или с коэффициентом. Механизм «Индексация заработка» (документ «Изменение плановых начислений» с признаком индексации) дополнительно фиксирует коэффициент индексации, который учитывается при расчёте среднего заработка. Документ «Кадровый перевод списком» подходит, если одновременно с окладом меняются должности, подразделения или графики.

Сравнение способов изменения окладов

Изменение оплаты труда (ЗУП)

Подходит для массового ручного задания новых окладов. Не фиксирует коэффициент индексации для среднего заработка.

Индексация заработка (ЗУП)

Подходит при повышении всех окладов на один процент. Коэффициент учитывается при расчёте среднего заработка.

Кадровый перевод списком (ЗУП)

Нужен, если вместе с окладом меняются должности, подразделения, графики работы.

Кадровый перевод (1С:Бухгалтерия)

Единственный способ в типовой БП. Массового инструмента нет, при большом штате трудоёмко.

Массовое изменение окладов через «Изменение оплаты труда» в ЗУП

Это основной рабочий сценарий для 1С:ЗУП 3.1, когда новые оклады известны и их нужно задать списком сотрудников.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников» (или «Кадры» → «Все кадровые документы») и создайте документ «Изменение оплаты труда».
2. 2
   Укажите организацию и дату, с которой действуют новые оклады (поле «Дата изменения»).
3. 3
   Нажмите «Подбор» или «Заполнить» и добавьте всех сотрудников — по подразделению или всей организации.
4. 4
   В табличной части задайте новые значения окладов вручную либо используйте команду изменения на коэффициент (если доступна в вашей версии).
5. 5
   Проверьте, что у всех сотрудников изменилось только нужное начисление, а остальные назначения не затронуты.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок по одному сотруднику для контроля.

Обратите внимание на поле «Дата изменения»: именно с этой даты программа начнёт считать зарплату по новому окладу. Если дата — середина месяца, начисление за месяц будет рассчитано пропорционально дням до и после изменения.

Если изменение касается не всех, а части сотрудников, удобно подбирать их по подразделениям или должностям через кнопку «Подбор». Документов можно создать несколько — например, отдельно по каждому подразделению с разными датами вступления в силу.

Индексация заработка: повышение всех окладов на один процент

Когда оклады повышаются всем на одинаковый процент, корректнее использовать именно индексацию, а не ручное изменение. Причина — расчёт среднего заработка: по правилам, если повышение окладов произошло в расчётном периоде по всей организации или структурному подразделению, выплаты для среднего заработка корректируются на коэффициент повышения. Программа выполнит эту корректировку автоматически, только если изменение оформлено как индексация.

В 1С:ЗУП индексация оформляется документом «Изменение плановых начислений» с установленным признаком «Индексация заработка» (в некоторых релизах — отдельный документ «Индексация заработка»). В документе указывается коэффициент индексации, и программа пересчитывает оклады всех выбранных сотрудников умножением на этот коэффициент.

Коэффициент рассчитывается как отношение нового оклада к старому. Если оклады повышаются на 10%, коэффициент равен 1,1. Проверьте после проведения документа, что новые оклады рассчитались без ошибок округления — при необходимости скорректируйте отдельные значения вручную в том же документе до проведения.

Изменение окладов в 1С:Бухгалтерии 8

В типовой 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен, и специального документа массового изменения окладов нет. Новый оклад устанавливается документом «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»), где в табличной части начислений задаётся новый оклад с даты перевода.

Для каждого сотрудника создаётся отдельный документ либо один кадровый перевод оформляется на одного сотрудника — в зависимости от версии. При небольшом штате это приемлемо, при большом — трудоёмко, и многие организации для зарплатных задач используют ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.

Дата кадрового перевода определяет момент, с которого начисление зарплаты пойдёт по новому окладу. Как и в ЗУП, изменение в середине месяца приведёт к пропорциональному расчёту.

Проверка результата после изменения

После проведения документов обязательно убедитесь, что изменения применились корректно и не сломали смежные расчёты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника за месяц изменения

Норма

Начисление по окладу соответствует новому значению (или пропорции при смене в середине месяца)

Тревожный признак

Начислен старый оклад или двойное начисление

Штатное расписание / кадровые данные

Норма

В карточке сотрудника действующее начисление — с новым окладом и правильной датой

Тревожный признак

Активны одновременно старое и новое назначение

Расчёт отпускных после индексации

Норма

Средний заработок скорректирован на коэффициент индексации

Тревожный признак

Коэффициент не применён, сумма занижена

Начисление зарплаты за следующий месяц

Норма

Документ «Начисление зарплаты и взносов» подтягивает новые оклады всем сотрудникам

Тревожный признак

Часть сотрудников считается по-старому

Дополнительно полезно сформировать отчёт по начислениям сотрудников до и после изменения и сравнить фонд оплаты труда: разница должна соответствовать ожидаемому проценту повышения.

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: если в организации ведётся штатное расписание (в ЗУП включена соответствующая настройка), изменение окладов должно идти через изменение штатного расписания — документы «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания». Иначе данные штатного расписания и фактические назначения сотрудников разойдутся, и программа будет выдавать предупреждения о несоответствии.

Ограничения безопасной самостоятельной работы

Массовое изменение окладов затрагивает зарплату всех сотрудников, поэтому перед выполнением сделайте резервную копию информационной базы. Это позволит откатить изменения без ручного восстановления данных, если документы проведены с ошибкой.

Если зарплата за период изменения уже рассчитана и выплачена, а изменение нужно провести задним числом, потребуется перерасчёт начислений, НДФЛ и взносов. Такая операция влияет на отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения), и её лучше выполнять совместно с расчётчиком или специалистом по внедрению, а не самостоятельно.

Также учтите документальное оформление вне программы: изменение окладов должно сопровождаться приказом, дополнительными соглашениями к трудовым договорам и уведомлением сотрудников в установленном порядке. 1С фиксирует учётную сторону, но не заменяет кадровые документы.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклады задним числом?

Технически можно, проведя документ с прошлой датой, но если зарплата за тот период уже начислена и выплачена, потребуется перерасчёт зарплаты, НДФЛ, взносов и корректировка отчётности. Безопаснее оформлять изменения текущей или будущей датой.

Чем индексация отличается от простого изменения оклада?

Индексация фиксирует коэффициент повышения, который программа применяет при расчёте среднего заработка для отпускных, командировок и других выплат. Обычное изменение оклада такого коэффициента не создаёт, поэтому средний заработок может быть рассчитан заниженно.

Как изменить оклад только одному подразделению?

Создайте отдельный документ «Изменение оплаты труда» и подберите сотрудников нужного подразделения через кнопку «Подбор» с отбором. Для каждого подразделения можно оформить свой документ со своей датой и коэффициентом.

Что делать, если включено штатное расписание?

Сначала оформите «Изменение штатного расписания» или «Индексацию штатного расписания» — новые оклады по позициям. Затем измените плановые начисления сотрудников, чтобы они соответствовали обновлённому штатному расписанию. Иначе программа будет сигнализировать о расхождениях.

Пересчитаются ли премии при изменении оклада?

Начисления, заданные в процентах от оклада, автоматически начнут считаться от новой базы. Премии и надбавки с фиксированной суммой не изменятся — их нужно корректировать отдельно в том же или новом документе изменения начислений.

Нужно ли пересчитывать зарплату текущего месяца после изменения?

Если документ проведён до расчёта зарплаты за месяц, документ «Начисление зарплаты и взносов» сам учтёт новые оклады. Если зарплата уже начислена, отмените или перезаполните документ начисления, чтобы он подхватил актуальные данные.