Другое · 11 мин
Как в 1С изменить график работы сотрудникам
Как изменить график работы сотрудникам в 1С:ЗУП: перевод на новый график документом, смена индивидуального графика, временные изменения и проверка расчёта.
График работы в 1С:ЗУП — это не просто справочная настройка, а основа для расчёта нормы времени, оплаты отсутствий и начисления зарплаты. Ошибка при смене графика приводит к неверной норме часов, перекосам в табеле и неправильным суммам оплаты за неполный месяц. Поэтому менять график нужно не ручной правкой в карточке сотрудника, а кадровым документом с датой начала действия.
Типовые ситуации бывают трёх видов: постоянный перевод сотрудника на другой график (например, с пятидневки на сменный режим), временное изменение графика на конкретный период и корректировка самого шаблона графика для всей группы. Для каждого случая в программе предусмотрен свой инструмент, и смешивать их нельзя.
Ниже разобраны все три сценария на примере типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых расчёт «ломается» задним числом.
Как устроен механизм графиков в 1С:ЗУП
График работы хранится в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии). В нём задаётся шаблон: виды времени (явка, ночные, вечерние), длительность смен, порядок чередования рабочих и выходных дней, дата отсчёта цикла. Один и тот же график может использоваться у любого числа сотрудников.
Назначение графика конкретному человеку фиксируется в учётных данных с указанием периода действия. Программа хранит историю: какой график действовал у сотрудника в каждый месяц. Именно поэтому изменение нужно вводить документом — он создаёт новую запись в истории с датой начала, а не затирает прошлое.
На основании графика программа рассчитывает норму дней и часов за месяц, заполняет табель и определяет оплату за фактически отработанное время. Если график назначен неверно, все производные расчёты будут ошибочными.
Подготовка: проверьте или создайте нужный график
Перед переводом сотрудника убедитесь, что целевой график существует и заполнен корректно. Откройте справочник «Графики работы сотрудников», найдите нужный элемент и проверьте: правильно ли задан шаблон чередования, верно ли указаны часы работы, учтены ли перерывы (обед не входит в рабочее время, если он неоплачиваемый).
Если подходящего графика нет, создайте его кнопкой «Создать». Задайте наименование, способ заполнения (по дням недели или по циклам произвольной длины), расписание работы и дату отсчёта цикла. Для сменных графиков типа «сутки через трое» используйте шаблон по циклу — программа сама размножит чередование на весь календарь.
После сохранения откройте закладку с календарём графика и пролистайте несколько месяцев вперёд. Убедитесь, что смены и выходные встают на ожидаемые даты, а норма времени за месяц выглядит разумной. Исправлять график после того, как на него переведены люди и рассчитана зарплата, значительно сложнее.
Постоянный перевод сотрудника на другой график
Для постоянной смены графика используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и установите дату перевода — с этого дня начнёт действовать новый график.
На закладке с условиями труда отметьте флажок изменения графика работы и выберите новый график из справочника. Если перевод оформляется на середину месяца, программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода по старому графику, после — по новому. Это корректное поведение, не пытайтесь «выровнять» его вручную.
Если график меняется сразу у группы сотрудников, используйте «Кадровый перевод списком» — он позволяет в одном документе указать нескольких работников и общие параметры перевода. Это удобно при переводе целого подразделения на новый режим работы.
- 1Проверьте или создайте целевой график в справочнике «Графики работы сотрудников»
- 2Создайте документ «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком» для группы)
- 3Укажите дату перевода и отметьте изменение графика работы
- 4Выберите новый график и проведите документ
- 5Проверьте норму времени в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц перевода
Временное изменение графика на конкретный период
Когда сотрудник временно переходит на другой режим — например, на период ремонта или сезонных работ — основной график трогать не нужно. Для этого предназначен документ «Изменение графика работы списком» (в некоторых версиях — «Изменение графика работы»), доступный в разделе «Зарплата» или «Кадры».
В документе укажите сотрудников, период действия и временный график. По окончании периода программа автоматически вернёт сотрудников на их основные графики — обратный документ оформлять не требуется. Это ключевое отличие от кадрового перевода, который действует бессрочно.
Разовые отклонения: индивидуальный график
Если нужно скорректировать рабочие дни одного сотрудника в конкретном месяце (перенести смену, добавить выходной), используйте документ «Индивидуальный график». Он перекрывает основной график только в указанном месяце и не создаёт записей в кадровой истории.
Введите документ, выберите сотрудника и месяц, затем отредактируйте календарь: измените длительность явки в нужные дни или замените рабочий день на выходной. Норма времени за месяц пересчитается по индивидуальному графику.
Какой документ выбрать
Постоянная смена графика без даты окончания. Создаёт кадровую запись, влияет на штатное расписание и отчёты.
Временный перевод группы на другой график с датой окончания. Возврат к основному графику — автоматический.
Разовая корректировка дней одного сотрудника в пределах месяца. Не меняет кадровые данные.
Массовая смена графика подразделению
При переводе всего отдела на новый режим работы не заводите отдельный перевод на каждого сотрудника. Документ «Кадровый перевод списком» позволяет подобрать работников по подразделению и задать единые условия: дату перевода и новый график. Проверьте перед проведением, что в список не попали сотрудники, для которых перевод не нужен (например, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком).
Альтернативный вариант — если график привязан к позиции штатного расписания, изменение можно провести через документ изменения штатного расписания. Но этот способ уместен только когда режим работы определён на уровне позиции, а не назначен индивидуально.
После массового перевода обязательно сверьте нескольких сотрудников выборочно: откройте их карточки, проверьте запись о графике и норму времени за первый месяц действия нового графика.
Как выбрать действие
Проверка результата после смены графика
Главный контрольный инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Сформируйте его за месяц перехода: норма дней и часов должна соответствовать новому графику с даты перевода, а отработанное время — заполняться по новому расписанию.
Дополнительно проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц перевода: в строке сотрудника норма времени должна быть рассчитана с учётом обоих графиков, если перевод был в середине месяца. Оплата по окладу при полностью отработанной норме должна начислиться в полном размере.
Если сотрудник работает посменно, сверьте ночные и вечерние часы: они должны выделяться автоматически по параметрам нового графика. Их отсутствие обычно означает, что в графике не заданы виды времени для ночных интервалов.
Как проверить результат
Соответствует новому графику с даты перевода
Норма посчитана по старому графику за весь месяц
Новый график с корректной датой начала
Записи нет или дата смещена на другой месяц
Оплата по окладу рассчитана пропорционально двум нормам
Сумма занижена или завышена без видимых причин
Выделяются автоматически по новому графику
Не выделяются — проверьте виды времени в графике
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка поменять график прямой правкой в карточке сотрудника или перепроведением старых документов. Такие действия не создают корректной истории и приводят к пересчёту нормы за прошлые месяцы, что ломает уже выплаченную зарплату и отчётность.
Вторая распространённая проблема — неверная дата отсчёта цикла в сменном графике. Из-за этого смены сдвигаются на день-два, и табель расходится с фактическим выходом людей на работу. Проверяйте дату отсчёта до назначения графика сотрудникам.
Учтите ограничение: если за период уже рассчитана и выплачена зарплата, изменение графика задним числом потребует перерасчёта. В типовой конфигурации такие перерасчёты регистрируются автоматически, но их нужно контролировать, чтобы не получить неожиданные удержания или доплаты в следующем периоде.
Частые вопросы
Можно ли изменить график задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но программа зарегистрирует перерасчёты зарплаты за затронутые месяцы. Если зарплата уже выплачена и отчёты сданы, сначала оцените последствия на копии базы.
Почему после перевода норма часов в табеле не изменилась?
Чаще всего документ перевода проведён датой следующего месяца или в нём не отмечено изменение графика. Проверьте дату перевода и флажок смены графика, затем перезаполните табель.
Как вернуть сотрудника на прежний график после временного изменения?
Если использовался документ «Изменение графика работы списком» с периодом действия, возврат происходит автоматически по окончании периода. Если оформлялся кадровый перевод, потребуется обратный перевод на прежний график.
Нужно ли создавать отдельный график для каждого сотрудника?
Нет. Один график назначается любому числу сотрудников с одинаковым режимом. Отдельный график заводят только под действительно отличающееся расписание; разовые отклонения закрываются индивидуальным графиком.
Что делать, если смены в графике съехали на один день?
Проверьте дату отсчёта цикла в настройках графика — именно она определяет точку начала чередования смен. Скорректируйте её так, чтобы первая смена совпала с реальным выходом, и проверьте календарь на несколько месяцев вперёд.
Что важно запомнить
График меняется только документом: кадровым переводом — постоянно, «Изменением графика работы списком» — временно, индивидуальным графиком — разово. После любой смены проверяйте норму времени в табеле Т-13 и начисление зарплаты за месяц перехода. Правка шаблона графика и изменения задним числом затрагивают закрытые периоды — выполняйте их с осторожностью.