Как делать отчет СЗВ-М в 1С

СЗВ-М — ежемесячный отчет работодателя в Пенсионный фонд (теперь Социальный фонд России) о застрахованных лицах, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ. В типовых конфигурациях 1С отчет формируется автоматически на основе кадровых документов, но корректность данных зависит от того, насколько аккуратно заполнены сведения о сотрудниках и приемах на работу.

Срок сдачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. За несвоевременную сдачу или ошибки в данных предусмотрены штрафы, поэтому важно не только сформировать файл, но и проверить его перед отправкой. Ниже разберем порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и отдельно отметим особенности для 1С:Бухгалтерии 8.

Что проверить перед формированием СЗВ-М

Качество отчета напрямую зависит от актуальности кадровых данных. Перед формированием убедитесь, что в базе отражены все кадровые события отчетного месяца: приемы на работу, увольнения, заключение и расторжение договоров ГПХ. Если сотрудник принят «задним числом» и документ проведен уже после сдачи отчета, придется подавать дополняющую форму.

Проверьте у сотрудников ключевые реквизиты: ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения. Особое внимание — СНИЛС: ошибка хотя бы в одной цифре приведет к отказу при приеме или к протоколу с ошибками. В ЗУП 3.1 проверку можно выполнить через сервис «Администрирование» → «Обслуживание» → «Проверка ведения учета», а также штатной проверкой при записи документа СЗВ-М.

Убедитесь, что в настройках организации заполнены регистрационные данные: регистрационный номер в ПФР (СФР), код территориальных условий при необходимости. Незаполненный регистрационный номер — частая причина отказа в приеме отчета.

Формирование СЗВ-М в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь — создание документа «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М». Откройте раздел «Отчетность, справки» → «СЗВ-М» (или «Персонифицированный учет» в зависимости от релиза) и создайте новый документ. Укажите организацию и отчетный период — месяц, за который сдаются сведения.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет всех сотрудников, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ. В список попадут и работающие, и уволенные в течение месяца сотрудники: уволенных включать в отчет нужно, если договор действовал хотя бы один день отчетного периода.

После заполнения нажмите «Проверить» — программа выполнит контроль форматно-логических соотношений и покажет список замечаний. Исправьте все критичные ошибки до записи документа. Затем запишите и проведите документ — только после этого сведения попадут в отчетность.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-М» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и отчетный месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав списка
4. 4
   Выполните «Проверить» и исправьте замечания
5. 5
   Запишите и проведите документ
6. 6
   Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл

Формирование СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм похожий. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «СЗВ-М» и создайте новый документ. Укажите отчетный период и нажмите «Заполнить». Программа подберет сотрудников по кадровым документам: приемы на работу, увольнения, договоры подряда.

Важное отличие: в Бухгалтерии кадровый учет ведется в упрощенном виде, поэтому договоры ГПХ должны быть корректно оформлены документом «Договор подряда» (или отражены в сроках действия договора в карточке сотрудника), иначе подрядчик не попадет в отчет. Проверьте список вручную, сверив его с реестром действующих договоров.

Отправка выполняется через «Отчеты» → «1С-Отчетность»: документ СЗВ-М появится в списке регламентированных отчетов после проведения, либо можно создать отчет напрямую из журнала 1С-Отчетности и заполнить его по данным учета.

Отправка через 1С-Отчетность и выгрузка файла

Если подключен сервис 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из программы. Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», найдите СЗВ-М в списке отчетов, нажмите «Отправить». Сервис автоматически проверит формат, подпишет файл и передаст его в СФР. Статус отправки отслеживайте в том же журнале: «Отправлено» → «Сдано» с квитанцией о приеме.

Если 1С-Отчетность не подключена, выгрузите файл в формате XML. В документе СЗВ-М нажмите «Выгрузить» — программа сохранит файл с проверкой структуры. Далее файл подписывается электронной подписью и загружается через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора ЭДО.

После отправки обязательно дождитесь положительного протокола. Если пришел отрицательный протокол с перечнем ошибок, исправьте данные в документе и отправьте отчет повторно — до истечения срока сдачи это не считается нарушением.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в 1С-Отчетности

Норма

Статус «Сдано», есть квитанция СФР

Тревожный признак

Статус «Ошибка» или отрицательный протокол

Состав списка сотрудников

Норма

Все работавшие в месяце лица включены, включая уволенных

Тревожный признак

Отсутствуют уволенные или подрядчики по ГПХ

СНИЛС сотрудников

Норма

Проверка в документе не выдает ошибок

Тревожный признак

Замечания по контрольному числу СНИЛС

Типичные ошибки при подготовке СЗВ-М

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за состояния учета. Разберем характерные ситуации и способы их устранения.

Отдельная ситуация — отпускники и сотрудники на больничном. Они включаются в СЗВ-М на общих основаниях, поскольку трудовой договор с ними продолжает действовать. Не включаются только лица, с которыми в отчетном месяце не действовал ни один договор.

Если в отчетном месяце в организации вообще не было застрахованных лиц (например, единственный сотрудник уволен в прошлом месяце), нулевой СЗВ-М не сдается. Но если директор — единственный учредитель и трудовой договор с ним заключен, он включается в отчет.

Ответственность и дополняющие формы

За нарушение срока сдачи СЗВ-М предусмотрен штраф для организации, а также административная ответственность должностного лица. За недостоверные или неполные сведения штраф начисляется за каждое застрахованное лицо, по которому допущена ошибка. Точные суммы устанавливаются законодательством и периодически пересматриваются — актуальные размеры уточняйте в действующих нормах.

Если после сдачи обнаружилась ошибка или пропущенный сотрудник, подайте дополняющую форму. В 1С при создании документа СЗВ-М выберите вид корректировки «Дополняющая» (тип формы «доп»), укажите тот же отчетный период и включите только тех лиц, по которым вносятся дополнения. Для отмены ошибочно поданных сведений используется тип «отмн» (отменяющая форма).

Удобно вести привычку формировать СЗВ-М за 3–5 дней до крайнего срока: это оставляет запас времени на исправление ошибок по протоколу и повторную отправку без риска пропустить дедлайн.

Частые вопросы по СЗВ-М в 1С

Нужно ли сдавать СЗВ-М, если сотрудников нет?

Если в отчетном месяце с организацией не было связано ни одним действующим трудовым договором или договором ГПХ, отчет не сдается. Исключение — директор-единственный учредитель с заключенным трудовым договором: он включается в отчет.

Почему сотрудник не попал в автоматическое заполнение?

Чаще всего причина в том, что кадровый документ (прием на работу или договор ГПХ) не проведен, проведен другой датой или сотрудник оформлен в другой организации внутри базы. Проверьте журнал кадровых документов и организацию в шапке документа СЗВ-М.

Как исправить ошибку в СНИЛС после сдачи отчета?

Исправьте СНИЛС в карточке сотрудника, затем сформируйте дополняющую форму СЗВ-М за тот же период с корректными данными. Если сведения с ошибочным номером нужно аннулировать, дополнительно подается отменяющая форма.

Можно ли отправить СЗВ-М без подключенной 1С-Отчетности?

Да. Выгрузите XML-файл из документа кнопкой «Выгрузить», подпишите его квалифицированной электронной подписью и загрузите через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через любого оператора электронного документооборота.

Включаются ли в СЗВ-М внешние совместители?

Да, внешние совместители включаются в отчет наравне с основными сотрудниками, поскольку с ними заключен трудовой договор. В 1С они подбираются автоматически при заполнении документа, если прием оформлен корректно.