Как в 1С изменить дату приема сотрудника

Дата приема сотрудника в 1С попадает в трудовой договор, приказ, стажевые показатели, график отпусков и отчетность в фонды. Ошибка в ней искажает расчет отпускных, среднего заработка и персонифицированные сведения, поэтому исправлять ее нужно корректно — не «в лоб» через редактирование реквизита, а с учетом того, какие документы уже созданы и проведены.

Способ исправления зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, УТ с кадровым учетом) и от того, успели ли на основании приема создать другие документы: начисления зарплаты, отпуска, больничные, кадровые переводы. Ниже разобраны основные сценарии для типовых решений, прежде всего 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

Где хранится дата приема и почему нельзя менять ее напрямую

В типовых конфигурациях 1С дата приема — это не поле в карточке сотрудника, а реквизит документа «Прием на работу». Именно движения этого документа по регистрам сведений формируют информацию о рабочем месте, стаже и занимаемой должности. Карточка сотрудника лишь отображает данные из этих регистров.

Поэтому попытка «просто поправить дату» в форме сотрудника ничего не даст: поле будет недоступно для редактирования или изменение не сохранится в учете. Корректный путь — открыть исходный документ приема, изменить дату в нем и перепровести документ, чтобы регистры обновились.

Исключение — ситуации, когда прием вообще не был оформлен документом, а данные внесены вручную при начальном заполнении базы. Тогда дату правят в разделе начальных остатков или через штатную обработку начальной настройки.

Проверьте, какие документы зависят от даты приема

Прежде чем менять дату, выясните, что уже успело «привязаться» к ней. Это определяет объем последующих перерасчетов и риски.

Проверьте следующие объекты по конкретному сотруднику:

• начисление зарплаты и взносов за первый месяц работы — период расчета может сдвинуться;
• отпуска, больничные, командировки, оформленные после приема;
• кадровые переводы и увольнение — их даты не должны оказаться раньше новой даты приема;
• отправленные отчеты: персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 (бывшие СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД), расчет по взносам;
• график отпусков и права на отпуск, которые рассчитываются от даты приема.

Быстрый способ увидеть связанные документы — открыть карточку сотрудника и перейти по ссылке на список его документов или использовать отчет «Кадровая история» / «Штатные сотрудники» в зависимости от конфигурации.

Как изменить дату приема в 1С:ЗУП 8.3

Стандартный сценарий для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы на работу» (или «Кадры» → «Все кадровые документы»).
2. Найдите нужный документ по сотруднику — удобно использовать отбор по полю «Сотрудник».
3. Откройте документ. Если он проведен, дата доступна для редактирования, но после изменения документ нужно перепровести.
4. Исправьте поле «Дата приема» на правильное значение.
5. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

Если документ помечен на удаление или находится в закрытом периоде (установлена дата запрета изменения данных), сначала снимите пометку удаления или временно сдвиньте дату запрета редактирования — для этого нужны права администратора или главного бухгалтера.

После перепроведения откройте карточку сотрудника: в ней должна отобразиться новая дата приема. Это признак того, что регистры обновились корректно.

1. 1
   Кадры → Приемы на работу → найти документ сотрудника
2. 2
   Открыть документ и исправить поле «Дата приема»
3. 3
   Провести документ повторно
4. 4
   Проверить карточку сотрудника и отчет «Кадровая история»
5. 5
   Перерассчитать зависимые начисления и отпуска при необходимости

Как изменить дату приема в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет упрощен, но логика та же. Документ называется «Прием на работу» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых версиях — «Зарплата и кадры» → «Приемы на работу»).

Откройте документ, измените дату в поле «Дата приема» и нажмите «Провести и закрыть». Если в базе ведется расчет зарплаты, проверьте документ «Начисление зарплаты» за первый месяц работы сотрудника: при сдвиге даты приема на другой месяц начисление может потребовать пересчета или пересоздания.

В бухгалтерской конфигурации дата приема также влияет на автоматическое заполнение расчетных листков и справок о доходах, поэтому после исправления сформируйте справку заново, если она уже выдавалась.

Что делать, если документ приема недоступен или дата не меняется

Несколько типовых причин, по которым исправить дату не удается:

• Недостаточно прав. Пользователю доступен только просмотр кадровых документов. Решение — обратиться к администратору для выдачи роли с правом изменения кадровых документов.
• Дата запрета редактирования. Период закрыт (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Нужно временно открыть период, внести правку и снова закрыть его.
• Документ распределенной базы. В обменах РИБ изменения могут быть заблокированы в подчиненном узле — правку вносят в главном узле.
• Прием создан другим документом. Например, «Прием на работу списком» или через обмен с ЭДО. Тогда править нужно именно тот документ, который создал движения.

Определить, какой документ сформировал запись, помогает отчет по регистру сведений «Кадровая история сотрудников»: в нем виден регистратор каждой записи.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Дата ошибочна, но зависимых документов нетПросто исправьте дату в приеме и перепроведите его

Есть начисления зарплаты за первый месяцИсправьте дату, затем пересчитайте и перепроведите начисления

Отчетность в СФР/ФНС уже сданаИсправьте документ и подготовьте корректирующие формы отчетности

Поле даты недоступно для редактированияПроверьте права, дату запрета редактирования и то, какой документ создал запись

Проверка результата и перерасчет зависимых данных

После перепроведения приема убедитесь, что изменение корректно отразилось во всех связанных местах. Минимальный набор проверок:

• карточка сотрудника показывает новую дату приема;
• отчет «Кадровая история» или «Штатные сотрудники» выводит исправленную дату;
• в отчете «Остатки отпусков» периоды отпускного стажа пересчитаны от новой даты;
• начисления за первый месяц соответствуют фактически отработанному времени;
• печатная форма приказа о приеме (Т-1) формируется с правильной датой.

Если дата приема сдвинулась на более ранний срок, а зарплата за тот период не начислялась, программа не доначислит ее автоматически — это нужно сделать вручную документом «Начисление зарплаты и взносов» или «Доначисление», если такой предусмотрен в вашей конфигурации. Обратная ситуация (дата сдвинута позже, а начисление уже сделано) требует сторнирования лишней суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Отображается новая дата приема

Тревожный признак

Дата старая — документ не перепроведен

Отчет «Остатки отпусков»

Норма

Стаж считается от новой даты

Тревожный признак

Старые периоды — нужен перерасчет отпусков

Начисления первого месяца

Норма

Сумма соответствует отработанным дням

Тревожный признак

Начисление за полный месяц при позднем приеме или наоборот

Печатная форма Т-1

Норма

В приказе новая дата

Тревожный признак

Форма берет данные из старой версии документа — переформируйте

Типичные ошибки при исправлении даты приема

Самая частая ошибка — исправить документ, но не перепровести его. Движения по регистрам остаются старыми, и в отчетах продолжает фигурировать прежняя дата. Всегда нажимайте «Провести» после изменения.

Вторая распространенная ситуация — создание нового документа приема вместо исправления старого. В результате у сотрудника появляются две записи о приеме, что ломает стаж, график отпусков и отчетность. Дубликат нужно пометить на удаление, а исходный документ — исправить.

Третья ошибка — забыть про уже выданные бумажные документы. Если сотрудник получил на руки трудовой договор и приказ с неверной датой, в программе исправления недостаточно: потребуется переоформить кадровые бумаги в соответствии с кадровым делопроизводством.

Частые вопросы

Можно ли изменить дату приема, если сотрудник уже уволен?

Да, но с ограничением: новая дата приема не должна быть позже даты увольнения. Исправьте прием, перепроведите его, затем проверьте документ увольнения и при необходимости пересчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск — она зависит от стажа.

Изменится ли стаж для больничных после правки даты приема?

Стаж для пособий по нетрудоспособности рассчитывается по данным о страховом стаже, которые вводятся отдельно (в карточке сотрудника или физлица), а не только по дате приема в вашу организацию. Правка приема влияет на отпускной стаж и стаж работы в компании, но страховой стаж проверьте отдельно.

Что делать, если прием оформлен не тем числом и зарплата уже выплачена?

Исправьте дату в документе, затем пересчитайте начисления за затронутый месяц. Образовавшуюся переплату удерживают по правилам трудового законодательства (как правило, с согласия сотрудника), недоплату доначисляют ближайшей выплатой. При расхождениях в НДФЛ и взносах подают уточненные расчеты.

Нужно ли что-то менять в штатном расписании при исправлении даты приема?

Нет, дата приема сотрудника не связана напрямую со штатным расписанием: позиция и ее даты остаются прежними. Меняется только факт занятия позиции конкретным сотрудником, который фиксируется документом приема.

Как исправить дату, если данные загружены обменом из другой программы?

Исправляйте дату в программе-источнике и выполняйте обмен повторно. Ручная правка в приемнике будет перезаписана при следующей синхронизации. Если источник недоступен, отключите автообмен для этого объекта и внесите правку вручную, зафиксировав ее в учетной политике обмена.