Как в 1С доначислить страховые взносы

Доначислить страховые взносы в 1С требуется, когда после сдачи отчетности или закрытия периода обнаруживается ошибка: заниженная база, неверно примененный тариф, неучтенная выплата сотруднику или поздно введенный больничный. Просто «дорисовать» сумму в отчете нельзя — взносы должны быть рассчитаны программой от базы, иначе расхождения всплывут при сверке с ФНС и СФР.

Порядок действий зависит от причины доначисления и от того, в какой конфигурации вы работаете. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть специальные документы, в 1С:Бухгалтерии механизм проще и ограниченнее. Ниже разобраны оба варианта, а также ситуация с камеральными требованиями и уточненными расчетами.

Перед любыми корректировками сделайте архивную копию базы. Доначисление взносов изменяет регистры учета, влияет на РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1, а откатить неудачную правку без копии бывает сложно.

Определите причину доначисления и период ошибки

Первый шаг — понять, почему взносы оказались занижены. От этого зависит, какой документ использовать и за какой период корректировать. Типичные причины: не введен документ начисления (премия, отпускные, больничный), сотруднику ошибочно установили льготный тариф или статус «не застрахован», выплата неправильно отнесена к необлагаемым, обнаружена ошибка по акту проверки ФНС или СФР.

Определите точный месяц, в котором возникла ошибка. Страховые взносы в 1С всегда относятся к периоду, в котором начислена база, поэтому доначисление «текущим числом» без привязки к прошлому периоду исказит отчетность. Если ошибка тянется несколько месяцев, корректировать придется каждый из них.

Исправьте первичные данные, породившие ошибку

Доначисление взносов «в лоб» без исправления базы — частая ошибка. Если причина в пропущенном начислении, сначала введите его правильно: документом «Премия», «Отпуск», «Больничный лист» или «Разовое начисление» тем месяцем, к которому выплата относится. Программа сама пересчитает взносы при следующем расчете зарплаты.

Если причина в неверных настройках — проверьте карточку сотрудника (страховой статус, право на льготный тариф), вид расчета (вкладка «Налоги, взносы, бухучет» — облагается ли начисление взносами) и учетную политику организации по тарифам. Исправление настройки не пересчитывает прошлые периоды автоматически — для этого и нужен документ перерасчета.

Доначислите взносы в 1С:ЗУП документом «Перерасчет страховых взносов»

В ЗУП 3.1 перейдите в раздел Зарплата → Перерасчеты страховых взносов (или Налоги и взносы → Перерасчеты страховых взносов — зависит от настройки интерфейса). Создайте новый документ. В поле «Месяц» укажите период регистрации корректировки, а в табличной части — сотрудника и месяц, за который доначисляются взносы.

На закладке «Сведения о взносах» программа покажет исчисленные суммы по видам взносов (ОПС, ОМС, ВНиМ, травматизм). Если после исправления первичных документов суммы не подтянулись автоматически, используйте кнопку «Пересчитать» или заполните документ вручную, указав разницу к доначислению. Проведите документ.

Для случаев, когда взносы нужно начислить на выплату, не связанную с зарплатным документом (например, по решению проверки на суммы, ранее признанные необлагаемыми), есть документ «Начисление страховых взносов» (Налоги и взносы → Начисление страховых взносов). Он формирует только взносы без изменения базы по зарплате — применяйте его аккуратно, чтобы база в РСВ и в учете не разошлась.

1. 1
   Сделайте копию базы и зафиксируйте текущие суммы взносов по отчету «Анализ взносов в фонды»
2. 2
   Исправьте первичные документы или настройки, вызвавшие занижение
3. 3
   Создайте документ «Перерасчет страховых взносов» за нужный месяц
4. 4
   Заполните сотрудников, нажмите «Пересчитать» и сверьте суммы с ожидаемой разницей
5. 5
   Проведите документ и сформируйте уточненный РСВ за скорректированный период
6. 6
   Уплатите доначисленные взносы и пени до подачи уточненки

Доначисление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет отдельного документа перерасчета взносов — взносы рассчитываются внутри документа «Начисление зарплаты». Если ошибка в закрытом, но еще не отчитанном месяце, отмените проведение начисления зарплаты, исправьте суммы и проведите документ заново: взносы пересчитаются автоматически.

Если период закрыт и по нему сдана отчетность, создайте корректирующий документ «Начисление зарплаты» с доначислением нужной выплаты тем месяцем, к которому относится ошибка. Программа доначислит взносы с разницы. Альтернатива — ручная операция (Операции → Операции, введенные вручную) с проводками Дт затратного счета Кт 69, но это крайняя мера: ручные проводки не попадут в регистры учета взносов и в РСВ придется вносить корректировки вручную.

Сравнение способов доначисления

Перерасчет страховых взносов (ЗУП)

Штатный способ, попадает в регистры и отчетность. Подходит для большинства случаев

Исправление начисления зарплаты

Правильный вариант в Бухгалтерии и при пропущенной выплате. Требует перепроведения периода

Ручная операция по 69 счету

Только бухгалтерские проводки, регистры не затрагиваются. Использовать при невозможности штатного исправления, с ручной правкой РСВ

Отразите доначисление в отчетности

Доначисление за прошлый период требует уточненного РСВ за тот квартал, в котором занижена база. В ЗУП сформируйте отчет заново за нужный период: программа подтянет исправленные суммы. В разделе 3 уточненки по сотрудникам с изменениями укажите номер корректировки. Если доначисление затронуло персонифицированные сведения или ЕФС-1 — подайте корректирующие формы и туда.

Пени рассчитайте от суммы недоимки за каждый день просрочки и уплатите вместе с доначисленными взносами до подачи уточненного расчета — это освобождает от штрафа по ст. 122 НК РФ при соблюдении условий п. 4 ст. 81 НК РФ. Точный расчет пеней можно проверить через сервис на сайте ФНС или сверкой с инспекцией.

Проверьте результат после доначисления

После проведения корректировок сформируйте отчет «Анализ взносов в фонды» (в ЗУП) или «Анализ взносов в фонды» / оборотно-сальдовую ведомость по 69 счету (в Бухгалтерии) за скорректированный период. База и суммы взносов должны совпасть с ожидаемыми значениями, а разница с первоначальным расчетом — равняться сумме доначисления.

Сверьте три источника: данные регистров учета взносов, бухгалтерские проводки по 69 счету и уточненный РСВ. Все три должны сходиться. Расхождение регистров с бухучетом — признак того, что часть сумм внесена ручными операциями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма доначисления в документе

Норма

Равна рассчитанной разнице по базе и тарифу

Тревожный признак

Сумма введена «с потолка», без связи с базой

Уточненный РСВ

Норма

База и взносы выросли на сумму корректировки, ошибок контрольных соотношений нет

Тревожный признак

Отчет не принимается или суммы не изменились

Сальдо по 69 счету

Норма

Совпадает с регистрами учета взносов

Тревожный признак

Есть разница между бухучетом и регистрами

ЕФС-1 и перссведения

Норма

Поданы корректирующие формы при изменении облагаемых выплат

Тревожный признак

Сведения в фондах отличаются от уточненного РСВ

Типичные ошибки при доначислении взносов

Самая распространенная ошибка — доначисление взносов текущим периодом без корректировки прошлого. Формально недоимка закрывается, но база прошлого периода в РСВ остается заниженной, и при выездной проверке это трактуется как занижение базы с доначислением пеней и штрафа.

Вторая группа ошибок — техническая: корректировка внесена ручной операцией и не попала в регистры, уточненка сдана до уплаты недоимки и пеней, либо исправлен вид расчета, но перерасчет не выполнен, и при следующем начислении зарплаты взносы «откатились» обратно.

Частые вопросы

Можно ли доначислить взносы текущим месяцем, не трогая прошлый период?

Технически программа позволяет, но это не закрывает ошибку: база прошлого периода в РСВ останется заниженной. Правильный путь — корректировка именно того месяца, где возникла ошибка, и уточненный расчет за соответствующий квартал.

Чем отличается «Перерасчет страховых взносов» от «Начисления страховых взносов» в ЗУП?

«Перерасчет» исправляет уже рассчитанные взносы за прошлый период и обычно подтягивает разницу автоматически. «Начисление страховых взносов» создает взносы «с нуля» на указанную базу без привязки к зарплатным документам — он нужен в редких случаях, например по итогам проверки.

Нужно ли платить пени, если ошибку нашли сами?

Да, если срок уплаты взносов за период ошибки уже прошел. Пени начисляются за каждый день просрочки. Уплата недоимки и пеней до подачи уточненки освобождает от штрафа при соблюдении условий ст. 81 НК РФ.

Почему после исправления вида расчета взносы не пересчитались?

Изменение настройки облагаемости действует только на будущие расчеты. Прошлые периоды программа пересчитывает только через документ «Перерасчет страховых взносов» или перепроведение начисления зарплаты за нужный месяц.

Обязательно ли подавать уточненный РСВ при доначислении?

Да, если первоначальный расчет за период уже сдан и взносы в нем занижены. Обязанность подать уточненку при занижении суммы прямо предусмотрена ст. 81 НК РФ. Если же ошибка обнаружена до сдачи отчета за период, достаточно исправить данные в базе.

Что делать, если доначисление требует налоговая по камеральной проверке?

Сначала сверьте расчет инспекции со своими данными: запросите детализацию расхождений и проверьте, какие выплаты фнс считает необоснованно исключенными из базы. Если требование обоснованно — доначислите взносы штатными документами и подайте уточненку. Если нет — подготовьте пояснения с подтверждающими документами вместо доначисления.