Как в 1С доначислить отпускные до МРОТ

Отпускные сотрудника за полный месяц не должны быть ниже МРОТ, если он отработал норму времени и выполнил норму труда. Когда средний заработок оказывается меньше, работодатель обязан доначислить разницу. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии это делается через отдельный вид начисления или встроенные механизмы доплаты до МРОТ.

Конкретный механизм зависит от конфигурации и её релиза. В актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1 есть штатный механизм доплаты до МРОТ, а в 1С:Бухгалтерии 8 часто приходится настраивать начисление вручную. Ниже разобраны оба сценария, условия применения и способы проверки результата.

Перед любыми изменениями проверьте, что в программе указан актуальный размер МРОТ: он хранится в регистре сведений и используется всеми расчётами. Устаревшее значение — самая частая причина неверных доначислений.

Когда отпускные нужно дотягивать до МРОТ

Обязанность возникает, когда средний месячный заработок сотрудника, рассчитанный для оплаты отпуска, ниже федерального МРОТ. Сравнение выполняется так: средний дневной заработок умножается на 29,3 (среднемесячное число календарных дней), и результат сопоставляется с МРОТ. Если меньше — доплачивается разница пропорционально дням отпуска.

Правило действует только при условии, что сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчётном периоде. Для совместителей и работников на неполной ставке сравнение ведётся с пропорциональной частью МРОТ: например, при ставке 0,5 — с половиной МРОТ.

Если в регионе действует региональное соглашение о минимальной зарплате и работодатель к нему присоединился, ориентиром может быть региональный минимум, а не федеральный МРОТ. Уточните, какой норматив применяется в вашей организации, прежде чем настраивать расчёт.

Проверка актуального МРОТ в программе

В 1С:ЗУП 3.1 значение МРОТ хранится в регистре сведений «Минимальная оплата труда» (раздел «Настройка» — «Общие настройки» либо через поиск по названию регистра). Откройте регистр и убедитесь, что последняя запись соответствует действующему федеральному МРОТ и дате начала его применения.

В 1С:Бухгалтерии 8 МРОТ обычно обновляется автоматически при обновлении конфигурации, но при отключённом автоматическом обновлении регламентных данных значение может устареть. Проверьте его через раздел «Главное» — «Настройки» либо поиском по слову «МРОТ» в списке регистров сведений.

1. 1
   Откройте регистр сведений «Минимальная оплата труда» через поиск в разделе настроек
2. 2
   Сравните последнюю запись с действующим федеральным МРОТ
3. 3
   При расхождении добавьте новую запись с корректной датой начала действия
4. 4
   Перепроведите расчётные документы месяца, в котором применялось неверное значение

Если МРОТ был неверным, все расчёты, опиравшиеся на него (включая доплаты до МРОТ и больничные из МРОТ), нужно пересчитать. Ограничьтесь исправлением текущего периода, если прошлые периоды уже закрыты отчётностью — там корректировки делаются отдельными документами исправления.

Доначисление в 1С:ЗУП 3.1 штатным механизмом

В 1С:ЗУП 3.1 доплата до МРОТ включается через настройки состава начислений: «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». Отметьте флажок, связанный с оплатой труда не ниже МРОТ (в разных релизах он может называться «Доплата до МРОТ» или включаться вместе с настройкой учёта МРОТ).

После включения программа при расчёте отпуска в документе «Отпуск» автоматически сравнивает средний заработок с МРОТ и добавляет строку доплаты, если заработок ниже. Доплата рассчитывается пропорционально календарным дням отпуска по формуле: МРОТ / 29,3 × дни отпуска минус начисленные отпускные.

Если автоматическая строка не появляется, проверьте три вещи: включён ли механизм в настройках, корректен ли МРОТ в регистре и относится ли сотрудник к категории, для которой сравнение с МРОТ применяется (полная ставка, норма отработана).

Ручная доплата, если штатный механизм недоступен

В старых релизах или при нестандартных схемах оплаты создайте отдельный вид начисления «Доплата до МРОТ при отпуске»: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», расчёт — по формуле или фиксированной суммой. Начисляйте его документом «Разовое начисление» или прямо в документе «Отпуск» на вкладке дополнительных начислений.

Доначисление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8.3 автоматической доплаты отпускных до МРОТ в типовой поставке нет. Стандартный подход — создать вид начисления «Доплата до МРОТ» в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Укажите: НДФЛ облагается, страховые взносы — в общем порядке, отражение в учёте — по настройкам организации.

Рассчитайте разницу вручную: возьмите начисленные отпускные за дни, приходящиеся на месяц, и сравните с долей МРОТ за эти дни (МРОТ / 29,3 × число дней). Недостающую сумму введите в документ «Начисление зарплаты» отдельной строкой с созданным видом начисления.

Удобно считать доплату по формуле: (МРОТ / 29,3 − средний дневной заработок) × календарные дни отпуска. Если средний заработок выше МРОТ/29,3, доплата не нужна вовсе — не начисляйте её «на всякий случай», это исказит базу взносов и НДФЛ.

Для отпуска, переходящего на следующий месяц, доплату корректнее распределять по месяцам пропорционально дням: МРОТ мог измениться с нового месяца, и сравнение для каждой части отпуска ведётся со своим значением.

Налоги, взносы и отражение в учёте

Доплата до МРОТ — это часть оплаты труда, поэтому она облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. В настройках вида начисления проверьте код дохода по НДФЛ (для отпускных доплат обычно применяется тот же подход, что и к основным отпускным) и вид дохода по взносам.

В бухгалтерском учёте доплата отражается по тем же счетам затрат, что и отпускные: как правило, счета 20, 25, 26, 44 в зависимости от подразделения сотрудника. Если отпускные начисляются за счёт резерва отпусков, доплата также списывается с резерва (счёт 96), если она относится к оплате отпуска.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма доплаты в документе

Норма

Равна разнице между долей МРОТ за дни отпуска и начисленными отпускными

Тревожный признак

Сумма взята «с потолка» или совпадает с полным МРОТ без учёта дней

Настройки вида начисления

Норма

НДФЛ и взносы облагаются, отражение в учёте задано

Тревожный признак

Начисление не облагается взносами или не попадает в расчётный листок

Пересчёт документа

Норма

После перепроведения суммы не меняются

Тревожный признак

При пересчёте доплата исчезает или удваивается

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — сравнение отпускных с полным МРОТ без пересчёта на дни отпуска. Отпуск в 10 дней не обязан давать сумму, равную месячному МРОТ: сравнивается именно пропорциональная часть.

Вторая ошибка — забыть про совместителей и неполные ставки. Для них базой сравнения служит доля МРОТ, иначе программа или бухгалтер начислит избыточную доплату, которую потом придётся сторнировать и сдавать уточнённые расчёты.

Контроль и проверка перед выплатой

Перед выплатой сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что доплата видна отдельной строкой и входит в итоговую сумму. Сверьте расчёт с ручной проверкой по формуле — расхождение в копейках допустимо из-за округления, но не в рублях.

После начисления проверьте, что доплата попала в ведомость на выплату, в регистры по НДФЛ и взносам. В 1С:ЗУП это видно через отчёты «Полный свод начислений» и «Анализ НДФЛ по сотруднику».

Частые вопросы

Нужно ли доначислять до МРОТ, если сотрудник работает на полставки?

Да, но сравнение ведётся с пропорциональной частью МРОТ. При ставке 0,5 базой сравнения будет половина МРОТ, пересчитанная на дни отпуска. Полный МРОТ применять к совместителю нельзя — это приведёт к излишним выплатам.

Изменился МРОТ в середине отпуска — как считать доплату?

Разбейте отпуск на две части по месяцам. Для дней до изменения применяйте старое значение МРОТ, для дней после — новое. В 1С:ЗУП при корректных записях регистра МРОТ программа учитывает даты автоматически.

Облагается ли доплата до МРОТ НДФЛ и взносами?

Да. Это часть оплаты труда, поэтому НДФЛ и страховые взносы начисляются в общем порядке. Проверьте настройки вида начисления: там должны быть указаны код дохода и облагаемость взносами.

Почему в 1С:ЗУП не появляется строка доплаты в документе «Отпуск»?

Чаще всего не включён механизм в настройках состава начислений, устарело значение МРОТ в регистре или средний заработок сотрудника на самом деле выше пропорциональной части МРОТ — тогда доплата законно не рассчитывается.

Можно ли отразить доплату прошлым периодом, если ошибку нашли позже?

Да, через документы исправления или доначисления текущим периодом с указанием периода, за который производится доплата. Учтите, что это может потребовать уточнённых расчётов 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период.

Нужно ли дотягивать до МРОТ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Формально требование о зарплате не ниже МРОТ относится к полностью отработанному месяцу. При увольнении сравнение обычно ведётся с пропорциональной частью МРОТ за отработанные дни последнего месяца; отдельная доплата компенсации до МРОТ законодательно прямо не предусмотрена, но спорные случаи лучше разбирать с расчётчиком.