Другое · 9 мин
Как уволить умершего сотрудника в 1С
Как оформить прекращение трудового договора в 1С:ЗУП при смерти сотрудника: документы, расчёт выплат, НДФЛ и страховые взносы, отчётность.
Смерть сотрудника — основание прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В 1С:ЗУП такое увольнение оформляется отдельным документом «Увольнение» с особым основанием, и от корректности его заполнения зависят расчёт выплат родственникам, удержание НДФЛ, начисление взносов и отчётность в СФР.
Главная особенность ситуации: датой прекращения трудового договора считается дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Приказ об увольнении издаётся позже — на дату получения документа, подтверждающего смерть, — но само увольнение в программе проводится датой смерти. Ошибка в дате приводит к лишним начислениям зарплаты и искажению отчётности.
Статья описывает порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1). В других конфигурациях (1С:Бухгалтерия с кадровым учётом, УПП, КА) логика аналогична, но расположение документов может отличаться.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, кадровик должен получить подтверждающие документы. Основание прекращения договора — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС (достаточно копии). Если свидетельство ещё не получено, но есть справка о смерти, увольнение обычно оформляют после получения свидетельства, чтобы избежать правок.
Дополнительно понадобятся: заявление члена семьи о выдаче заработной платы и иных причитающихся сумм (выплата производится не позднее недельного срока со дня подачи документов), документы, подтверждающие родство или факт иждивения, а также реквизиты для перечисления, если выплата идёт безналично.
Если сотрудник был в отпуске, на больничном или в командировке на дату смерти, эти периоды нужно корректно закрыть в программе до проведения увольнения — иначе расчёт среднего заработка и остатков отпусков будет искажён.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников, используйте «Увольнение списком», но в ситуации со смертью почти всегда оформляют отдельный документ.
Заполните ключевые поля: сотрудник, дата увольнения — дата смерти по свидетельству, основание увольнения — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ («Смерть работника…»). В поле «Документ-основание» укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и кем выдано.
На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск на дату смерти. Проверьте остаток отпуска: если сотрудник использовал отпуск авансом, удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ не производится — программа это учитывает, но вручную перепроверить стоит.
- 1Получите копию свидетельства о смерти и заявление члена семьи
- 2Закройте незавершённые отсутствия: больничные, отпуска, командировки
- 3Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 4Проверьте начисления: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска
- 5Убедитесь, что НДФЛ не удержан, а взносы начислены
- 6Создайте ведомость на выплату получателю сумм
- 7Издайте приказ и оформите запись в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности
Расчёт выплат и проверка начислений
При проведении документа «Увольнение» программа начисляет зарплату за отработанные дни месяца смерти и компенсацию за неиспользованный отпуск. Если начисления рассчитываются в отдельном документе «Начисление зарплаты и взносов», убедитесь, что увольнение проведено до окончательного расчёта месяца.
Откройте расчётный листок сотрудника и проверьте три вещи: итог начислений, отсутствие удержанного НДФЛ (графа должна быть пустой или нулевой по этим выплатам) и наличие начисленных страховых взносов. Если НДФЛ всё же удержался — чаще всего причина в том, что доход зарегистрирован ранее датой выплаты до смерти, либо основание увольнения выбрано неверно.
Пособие на погребение и материальная помощь родственникам, если организация её выплачивает, оформляются отдельными начислениями с соответствующими кодами дохода. Не смешивайте их с основным расчётом в одном виде начисления — это нарушит отчётность по НДФЛ и взносам.
Выплата сумм родственникам
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). В поле получателя укажите члена семьи, подавшего заявление. В типовой ЗУП ведомость формируется на сотрудника, а фактический получатель фиксируется в документах выплаты умершим — в зависимости от релиза это может быть отдельный механизм или поле в ведомости.
Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи работодателю соответствующих документов. Нарушение срока грозит претензиями родственников и спорами, поэтому дату заявления фиксируйте письменно.
Если за выплатой никто не обратился, суммы депонируются, а затем включаются в состав наследства. В программе такие суммы остаются задолженностью организации перед сотрудником до востребования.
Отчётность и кадровые документы
На основании документа «Увольнение» сформируйте приказ по унифицированной или самостоятельно утверждённой форме. В трудовую книжку (если она ведётся на бумаге) вносится запись со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ; книжка выдаётся члену семьи под расписку или направляется по почте по письменному заявлению.
Сведения о прекращении трудового договора передаются в СФР в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) — в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях умерший сотрудник отражается в обычном порядке с начисленными суммами и взносами. В разделе 2 формы 6-НДФЛ эти выплаты не попадают, так как налог не удерживался.
Как проверить результат
Начислены зарплата и компенсация, НДФЛ не удержан, взносы начислены
Удержан НДФЛ или отсутствуют взносы
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Стоит дата приказа или дата получения документов
Отправлен не позднее следующего рабочего дня после приказа
Отчёт не сформирован или отклонён СФР
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — указание датой увольнения день издания приказа вместо даты смерти. Программа начислит зарплату за лишние дни, а отчётность по взносам исказится. Вторая типичная ошибка — выбор основания «по инициативе работника» из-за привычки: при этом программа удержит НДФЛ и может удержать отпуск, использованный авансом.
Ещё одна проблема — незакрытые документы отсутствий. Если на дату смерти в программе висит открытый больничный или отпуск без окончания, расчёт увольнения может не выполниться или посчитаться неверно. Проверяйте журнал отсутствий до проведения увольнения.
Часто задаваемые вопросы
Удерживается ли НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска умершего сотрудника?
Нет. Обязанность по уплате налога прекращается со смертью физического лица, поэтому суммы, начисленные умершему работнику, выплачиваются наследникам без удержания НДФЛ. В 1С:ЗУП это происходит автоматически при корректно выбранном основании увольнения.
Нужно ли начислять страховые взносы на выплаты умершему?
Да. Выплаты, начисленные в пользу работника в рамках трудовых отношений до даты смерти, облагаются страховыми взносами в обычном порядке. Освобождение касается только НДФЛ, поэтому взносы в документе увольнения должны присутствовать.
Кто вправе получить зарплату умершего сотрудника?
Суммы могут быть выплачены члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении, на основании заявления и подтверждающих документов. Если обращений несколько или возник спор, безопаснее депонировать суммы — далее они распределяются в порядке наследования.
Что делать, если на дату смерти сотрудник был на больничном?
Сначала введите и проведите документ больничного листа за период до даты смерти — пособие за эти дни начисляется в обычном порядке. Затем оформляйте увольнение датой смерти. Если больничный оставить незакрытым, расчёт при увольнении может завершиться с ошибкой.
Какой датой издаётся приказ об увольнении?
Приказ издаётся датой получения свидетельства о смерти (или позднее), но само прекращение трудового договора датируется днём смерти работника. В приказе в качестве основания указываются реквизиты свидетельства о смерти.
Как отразить увольнение в связи со смертью в отчёте ЕФС-1?
В 1С:ЗУП сформируйте ЕФС-1 с событием «Увольнение» через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Проверьте, что дата прекращения договора в отчёте совпадает с датой смерти.
Что важно запомнить
Увольнение в связи со смертью оформляется документом «Увольнение» датой смерти по свидетельству с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. НДФЛ не удерживается, взносы начисляются, выплаты перечисляются члену семьи по заявлению, а сведения о прекращении договора передаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.