Другое · 10 мин
Как добавить внутреннего совместителя в 1С
Как оформить внутреннего совместителя в 1С:ЗУП: создание сотрудника, прием на работу, график, начисление зарплаты, отчеты и типичные ошибки кадровика.
Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает в вашей организации по основному месту и дополнительно занимает другую должность в свободное от основной работы время. В программах 1С (ЗУП, ERP, КА) такой сотрудник оформляется как отдельная строка в справочнике «Сотрудники» с собственным трудовым договором, но привязывается к тому же физическому лицу, что и основная должность.
Главная ошибка новичков — создавать совместителя как новое физическое лицо. Это приводит к задвоению данных: НДФЛ и страховые взносы считаются по каждому «человеку» отдельно, отчеты 6-НДФЛ и РСВ рассыпаются, а вычеты применяются некорректно. Правильная схема — одно физическое лицо и два (или более) элемента справочника «Сотрудники».
Ниже разобран полный цикл: от проверки кадрового приказа до начисления зарплаты и проверки отчетности. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 ред. 3.1, но логика та же в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация, где кадровый блок повторяет ЗУП.
Что проверить до оформления совместителя в 1С
Прежде чем заводить данные в программе, убедитесь, что кадровые документы оформлены правильно. На совместителя должен быть издан отдельный приказ о приеме на работу и заключен отдельный трудовой договор. Совместительство нельзя оформить просто допсоглашением к основному договору — это уже совмещение должностей, которое в 1С отражается иначе (документом «Совмещение должностей»).
Проверьте, что физическое лицо уже существует в базе и его персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения) заполнены корректно. Если в справочнике «Физические лица» есть дубли — например, человек заведен дважды с разным написанием фамилии — сначала выполните поиск и устранение дублей, иначе совместитель «прилипнет» не к той карточке.
Создание сотрудника с привязкой к существующему физическому лицу
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника первым делом заполните поле «Физическое лицо»: нажмите кнопку выбора и найдите в списке существующего человека. Программа подтянет ФИО, дату рождения и личные данные автоматически.
После выбора физлица программа обычно показывает предупреждение, что у этого человека уже есть место работы, и предлагает оформить совместительство — согласитесь. Если такого сообщения нет, вид занятости задается позже, в документе приема на работу.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2В поле «Физическое лицо» выберите существующего человека из списка
- 3Подтвердите предложение программы оформить совместительство
- 4Заполните организацию и при необходимости табельный номер
- 5Запишите сотрудника и перейдите к оформлению приема на работу
Оформление приема на работу
Прием совместителя оформляется стандартным документом «Прием на работу» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или ссылка «Оформить документ» из карточки сотрудника). Ключевое поле — «Вид занятости»: установите значение «Внутреннее совместительство». Именно от него зависят расчет среднего заработка, заполнение табеля и отражение в отчетности.
Укажите подразделение, должность, дату приема и условия оплаты. Ставка у совместителя по общему правилу не может превышать половину нормы рабочего времени, поэтому в поле «Количество ставок» обычно указывают 0,5 или меньше. Назначьте плановые начисления — оклад или тарифную ставку; программа подставит их из штатного расписания, если оно ведется.
Если ведется штатное расписание
При включенном учете по штатному расписанию в документе приема выбирается позиция штатного расписания. Убедитесь, что по нужной позиции есть свободная ставка (или доля ставки). Если позиции нет, сначала создайте ее документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания», иначе прием не проведется при включенном контроле.
Настройка графика работы совместителя
Совместителю нужен отдельный график работы, отражающий его реальное рабочее время — например, 4 часа в день пять дней в неделю. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», создайте новый график и задайте расписание: неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. В параметрах графика укажите, что норма времени считается по основному графику (полной пятидневке) — это важно для корректного расчета оклада пропорционально отработанному времени.
График назначается в документе приема на работу в поле «График работы». Если график не выбрать, программа будет считать время по графику по умолчанию, и зарплата совместителя рассчитается неверно — как правило, завышенной.
Начисление зарплаты и учет рабочего времени
Зарплата совместителю начисляется отдельно от основной должности — в документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник появится двумя строками (по каждому месту работы), либо для совместителя создается отдельный документ, если у него другое подразделение или график расчета. Каждая строка рассчитывается по своим плановым начислениям и своему табелю.
Табель учета рабочего времени (документ «Табель» или отчет «Табели») ведется по совместителю отдельно: у него свой табельный номер, свой график и свои часы. Не переносите часы совместительства в табель основной должности — это исказит и оплату, и статистическую отчетность.
НДФЛ и страховые взносы, напротив, считаются в целом по физическому лицу: база суммируется по обоим местам работы, а вычеты предоставляются один раз. Именно поэтому критично, чтобы оба сотрудника ссылались на одно физическое лицо.
Проверка результата и отчетность
После оформления проверьте несколько контрольных точек. Откройте карточку физического лица: в ней должны отображаться оба сотрудника — основной и совместитель. Сформируйте расчетный листок по физлицу: в нем видны начисления по обоим местам работы, а НДФЛ посчитан с общей суммы.
Дополнительно сформируйте отчеты «Штатные сотрудники» и «Справка о сотрудниках» — совместитель должен отображаться отдельной строкой с видом занятости «Внутреннее совместительство». В отчетности по НДФЛ и взносам доход совместителя должен попадать в ту же карточку физлица, что и основной доход.
Как проверить результат
Видны два сотрудника: основной и совместитель
Совместитель привязан к отдельному физлицу-дублю
Два места работы, НДФЛ с суммарного дохода, вычет применен один раз
Вычет применен дважды или НДФЛ посчитан раздельно
Отдельная строка совместителя с его графиком и часами
Часы совместительства попали в табель основной должности
Вид занятости — «Внутреннее совместительство», указана доля ставки
Вид занятости «Основное место работы»
Чем совместительство отличается от совмещения и как не перепутать
В 1С принципиально разные механизмы. Внутреннее совместительство — отдельный трудовой договор, отдельный сотрудник, свой график и табель, работа выполняется в свободное от основной работы время. Совмещение должностей — доплата к основной должности за дополнительную работу в течение основного рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» и не создает нового сотрудника.
Если по факту человек выполняет дополнительную работу в свое основное рабочее время — оформляйте совмещение, а не совместительство. Неверный выбор приведет к неправильному табелю, спорам при проверке и ошибкам в среднем заработке.
Совместительство или совмещение
Отдельный договор, отдельный сотрудник и табель, работа в свободное от основной работы время, обычно не более половины нормы часов
Доплата к основной должности без нового сотрудника, дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется одним документом
Что важно запомнить
Совместитель — это новый сотрудник, привязанный к существующему физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и табелем. НДФЛ и взносы считаются по физлицу суммарно, поэтому дубли физических лиц недопустимы.
Частые вопросы
Можно ли оформить внутреннего совместителя на полную ставку?
По общему правилу продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени, поэтому в 1С обычно указывают 0,5 ставки или меньше. Исключения предусмотрены для случаев, когда сотрудник приостановил работу по основному месту, — тогда возможна и полная ставка, но это редкая ситуация, требующая отдельного кадрового оформления.
Что делать, если совместителя уже завели как новое физическое лицо?
Проверьте, были ли по этой карточке начисления и выплаты. Если расчетов еще не было, проще всего пометить ошибочного сотрудника на удаление и создать его заново с правильным физлицом. Если расчеты уже проведены, используйте штатные механизмы поиска и объединения дублей физических лиц, а после объединения перепроверьте регистры по НДФЛ и сформируйте уточненную отчетность при необходимости.
Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?
Да. Каждый элемент справочника «Сотрудники» получает собственный табельный номер, и 1С присваивает его автоматически. Это позволяет вести по совместителю отдельный табель и корректно формировать расчетные документы по каждому месту работы.
Как уволить внутреннего совместителя, не затронув основную должность?
Оформите документ «Увольнение» именно по тому сотруднику, который является совместителем, — выберите его в списке сотрудников, а не физическое лицо. Основная должность при этом не затрагивается: физическое лицо остается в базе, а основной сотрудник продолжает числиться работающим.
Будет ли совместитель попадать в отчеты по среднесписочной численности?
Внутренние совместители в среднесписочную численность как отдельная единица не включаются — они учитываются по основному месту работы. В 1С это обрабатывается автоматически при условии, что вид занятости в документе приема указан корректно. Если совместитель ошибочно оформлен с видом «Основное место работы», он задвоится в статистике.
Можно ли оформить совместительство в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет ограничен, но прием совместителя оформить можно: создается сотрудник с привязкой к существующему физическому лицу и документ приема на работу с соответствующим видом занятости. Однако гибкость по графикам, табелям и начислениям ниже — при регулярной работе с совместителями удобнее использовать 1С:ЗУП.