Другое · 10 мин
Как в 1С добавить сотрудника в график работы
Как добавить сотрудника в график работы в 1С:ЗУП: создание графика, назначение при приёме, кадровым переводом и документом «Изменение графика». Проверка расчёта.
График работы сотрудника в 1С:ЗУП — это не просто справочная информация: от него зависит расчёт зарплаты, учёт отработанного времени, норма часов при неполном месяце и корректность табеля. Если новый сотрудник не привязан к графику или привязан к неправильному, программа посчитает ему оклад по неверной норме, и ошибка всплывёт только при закрытии месяца.
Добавить сотрудника в график можно несколькими способами: назначить график при приёме на работу, изменить его кадровым переводом, специальным документом «Изменение графика работы списком» или массово — через групповое изменение. Выбор зависит от ситуации: новый сотрудник, перевод на другой режим или временная смена графика на период.
Ниже разобраны все рабочие способы для 1С:ЗУП 3.1, а также особенности для «1С:Управление нашей фирмой» и типовых ошибок, из-за которых расчёт времени «ломается».
Где в 1С хранятся графики и как создать новый
Прежде чем добавлять сотрудника, убедитесь, что нужный график существует в справочнике. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах путь — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Графики работы сотрудников»). Здесь хранятся все режимы: пятидневка, сменные графики 2/2, сутки через трое, графики неполного времени.
Для создания нового графика нажмите «Создать», укажите наименование (например, «Смена 2/2 по 12 часов») и перейдите по ссылке «Изменить свойства графика». В открывшейся форме задайте способ заполнения: по дням недели, произвольной длины (для сменных) или по циклам. Отметьте виды времени — Явка, Ночные, Вечерние — и укажите часы по дням.
Обязательно проверьте поле «График для заполнения» — обычно это производственный календарь Российской Федерации, от которого считаются праздничные и предпраздничные дни. Если оставить его пустым, программа не сможет корректно определить норму времени. После настройки нажмите «Записать и закрыть» и при необходимости перезаполните календарь графика на нужный год.
Назначение графика при приёме на работу
Самый частый сценарий — новый сотрудник. Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ. После выбора сотрудника и подразделения перейдите на вкладку или в группу полей, где указываются условия труда. Поле «График работы» обычно заполняется автоматически графиком подразделения или должности, если он задан в настройках штатного расписания.
Если поле пустое или подставился не тот режим, выберите нужный график из справочника вручную. Именно график из документа приёма станет действующим с даты приёма, и по нему сразу начнут считаться норма времени и оклад. Для сотрудника на неполной ставке выберите специально созданный график неполного времени — например, 20 часов в неделю, — иначе оклад посчитается от полной нормы.
Проверьте результат сразу: проведите документ, затем откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и в разделе «Текущие кадровые данные» убедитесь, что график отображается правильный.
- 1Создайте документ «Приём на работу» (Кадры → Приёмы на работу)
- 2Заполните сотрудника, дату приёма, подразделение и должность
- 3В поле «График работы» выберите нужный график из справочника
- 4Проведите документ и откройте карточку сотрудника для проверки
- 5При расчёте зарплаты сверьте норму дней/часов в документе начисления
Изменение графика действующему сотруднику
Если сотрудник уже работает и ему нужно сменить режим, редактировать старый приём нельзя — это исказит историю. Используйте один из двух документов в зависимости от характера изменения.
Кадровый перевод — при постоянной смене условий
Документ «Кадровый перевод» (Кадры → Переводы) применяется, когда вместе с графиком меняются другие условия: должность, подразделение, оклад. Создайте документ, выберите сотрудника, установите дату перевода и поставьте флажок изменения графика, после чего укажите новый режим. С даты документа расчёт времени пойдёт по новому графику.
Изменение графика работы списком — для одного или группы сотрудников
Когда меняется только график (без перевода), удобнее документ «Изменение графика работы списком» (Кадры → Изменения графиков работы или Приёмы, переводы, увольнения → Изменение графика). Он позволяет одним документом перевести на новый режим сразу нескольких сотрудников — например, весь цех на сменное расписание.
В документе укажите дату начала действия нового графика, выберите сам график и добавьте сотрудников в табличную часть — вручную или кнопкой подбора по подразделению. Если смена режима временная, заполните и дату окончания: по её наступлении программа автоматически вернёт сотруднику прежний график.
Как выбрать документ
Массовое добавление сотрудников в график
Если на новый график нужно перевести десятки человек, заполнять документы по одному нерационально. Документ «Изменение графика работы списком» поддерживает подбор: нажмите «Подбор» или «Заполнить», отберите сотрудников по подразделению или организации, и программа добавит их списком. Перед проведением выборочно проверьте нескольких человек — убедитесь, что в список не попали уволенные или сотрудники в отпуске по уходу, которым смена графика не нужна.
Альтернатива для администраторов — обработка «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование → Обслуживание). Она умеет менять реквизиты документов пакетно, но для назначения графиков её использовать не стоит: график хранится в регистрах с историей, и прямая правка обойдёт кадровый учёт. Меняйте режим только документами — это гарантирует корректную историю изменений.
Особенности в 1С:УНФ и других конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» механика проще: графики создаются в разделе «Настройки» → «Графики работы», а привязка к сотруднику выполняется в карточке сотрудника на вкладке учёта времени или в документе приёма. Сменные графики настраиваются по циклу, аналогично ЗУП.
В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта рабочего времени по графикам нет — там расчёт зарплаты ограничен, и для сменных режимов рекомендуется ЗУП. Если учёт ведётся в связке БП + ЗУП, все операции с графиками выполняйте только на стороне ЗУП, а в бухгалтерию передавайте уже готовые начисления.
Проверка результата и типичные ошибки
После назначения графика обязательно проверьте, как программа считает время. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, заполните его по сотруднику и откройте расшифровку начисления: там видны норма дней и часов по графику и фактически отработанное время. Норма должна соответствовать ожидаемому режиму — для пятидневки это данные производственного календаря, для сменного графика — часы по циклу.
Дополнительный контроль — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (Зарплата → Отчёты по зарплате). Сформируйте его по сотруднику: если график назначен корректно, табель заполнится явками и выходными по его режиму. Пустой табель или нулевая норма — признак того, что график не назначен, не заполнен на текущий год или назначен не с той даты.
Как проверить результат
Совпадает с режимом графика (дни и часы месяца)
Норма нулевая или соответствует другому графику
Явки и выходные проставлены по его режиму
Табель пустой или заполнен по пятидневке при сменном графике
Указан актуальный график с правильной датой
График отсутствует или дата назначения позже даты приёма
Частые вопросы
Можно ли назначить сотруднику два графика одновременно?
Нет, в один момент времени у сотрудника действует один график. Если человек совмещает должности с разными режимами, для каждого места работы (основного и по совместительству) заводится отдельный сотрудник или отдельный документ приёма со своим графиком.
Что делать, если в списке графиков нет нужного режима?
Создайте новый график в справочнике «Графики работы сотрудников»: задайте способ заполнения «произвольной длины» для сменных режимов или «по дням недели» для фиксированных, укажите виды времени и часы, затем заполните график на нужный год.
Почему после смены графика зарплата стала другой?
При оплате по окладу сумма зависит от нормы времени: отработанные часы делятся на норму по графику. Если новый график имеет другую норму часов в месяце, результат при неполной отработке изменится. Проверьте расшифровку начисления — там видно, какая норма применена.
Как перевести сотрудника на график с середины месяца?
Оформите «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком» с нужной датой. Программа рассчитает норму месяца двумя частями: до даты перевода по старому графику, после — по новому. Вручную ничего делить не нужно, но результат стоит проверить в документе начисления.
Нужно ли перезаполнять график каждый год?
Да, графики сменных режимов и графики неполного времени нужно проверять и при необходимости перезаполнять на новый календарный год. Пятидневка обычно обновляется вместе с производственным календарём автоматически, но контрольная проверка в начале года не помешает.
Сотрудник уволен, а график ему всё равно назначили — что будет?
Документ с датой позже увольнения не повлияет на расчёты, но может исказить отчёты по штатному расписанию и списки сотрудников на графике. Отмените проведение такого документа и убедитесь, что дата изменения графика не выходит за пределы периода работы сотрудника.
Что важно запомнить
График назначается только кадровыми документами: приём, кадровый перевод или «Изменение графика работы списком». Перед назначением убедитесь, что график создан и заполнен на текущий год. После изменения всегда проверяйте норму времени в начислении зарплаты и табель Т-13. Прошлые закрытые периоды не редактируйте — исправляйте перерасчётом с резервной копией.