Другое · 10 мин
Как посмотреть список сотрудников, которые работают в организации, в 1С
Как быстро посмотреть список работающих сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: справочник, отчёты, отборы, типичные ошибки и проверка результата.
Список действующих сотрудников в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты и через документы приёма и увольнения. Выбор способа зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КАМИН и др.) и от того, что именно нужно — просто перечень людей, их должности и подразделения или данные для проверки перед расчётом зарплаты.
Ключевая сложность в том, что справочник «Сотрудники» по умолчанию показывает всех, кто когда-либо числился в организации, включая уволенных. Поэтому просто открыть справочник недостаточно — нужно применить отбор или воспользоваться отчётом, который автоматически исключает уволенных и показывает только работающих на текущую дату.
Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций, отличия между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией, а также типичные ошибки, из-за которых список получается неполным или, наоборот, содержит лишних людей.
Где в 1С хранится информация о сотрудниках
Данные о людях в типовых конфигурациях разделены на два объекта. Справочник «Физические лица» хранит персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт. Справочник «Сотрудники» — это связка физического лица с организацией и местом работы. Один и тот же человек может иметь несколько записей в справочнике сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство, или повторный приём после увольнения.
Из этого следует важное практическое правило: если вы ищете список работающих людей, ориентироваться нужно на справочник «Сотрудники» с отбором по статусу, а не на «Физические лица». В справочнике физических лиц уволенные никак не выделяются, и по нему численность определить нельзя.
Факт приёма и увольнения фиксируется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Статус «работает/уволен» программа определяет по этим документам, поэтому корректность списка напрямую зависит от того, проведены ли все кадровые приказы.
Способ 1: список через справочник «Сотрудники»
Самый быстрый вариант подходит, когда нужен просто перечень людей без детализации по должностям. Откройте раздел «Кадры» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников организации.
По умолчанию в большинстве конфигураций в списке отображаются и уволенные. Чтобы оставить только работающих, найдите над списком переключатель или флажок «Показывать уволенных» и снимите его. Если такого элемента нет, нажмите «Ещё — Настроить список» и добавьте отбор по полю «В архиве» или «Уволен» со значением «Нет» (название поля зависит от версии конфигурации).
Признак того, что отбор сработал: количество строк в списке уменьшилось, а в списке не осталось людей, о которых вы точно знаете, что они уволены. Для проверки найдите через поиск одного заведомо уволенного сотрудника — он не должен отображаться.
- 1Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») — «Сотрудники»
- 2Снимите флажок «Показывать уволенных» над списком
- 3Если флажка нет: «Ещё — Настроить список», отбор по полю «Уволен» = «Нет»
- 4Проверьте: уволенные сотрудники исчезли из списка
- 5При необходимости выведите список на печать через «Ещё — Вывести список»
Способ 2: отчёт со списком работающих сотрудников
Когда нужен список с должностями, подразделениями и датами приёма, удобнее отчёты. В 1С:ЗУП откройте «Кадры — Отчёты по кадрам» и выберите «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников». В 1С:Бухгалтерии аналогичные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате».
В отчёте установите период (обычно — текущая дата), при необходимости выберите организацию, если в базе ведётся несколько юридических лиц. Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет только тех, кто числится работающим на указанную дату, — уволенные в него не попадут автоматически.
Через кнопку «Настройки» можно добавить или убрать колонки: табельный номер, дату рождения, вид занятости (основное место или совместительство). Также доступна группировка по подразделениям — удобно, когда список нужен по отделам.
Сформированный отчёт можно сохранить в Excel или распечатать стандартными командами «Файл — Сохранить» и «Файл — Печать», либо через кнопку с изображением дискеты на панели отчёта.
Способ 3: через документы и списки приёмов
Иногда нужно не просто увидеть список, а проверить, кто принят или уволен за период. Для этого откройте журнал кадровых документов: «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры — Кадровые документы» (в Бухгалтерии). Журнал показывает все приказы, по которым можно восстановить картину движения персонала.
Этот способ полезен для сверки: если отчёт показывает сотрудника как работающего, а по факту он уволен, в журнале можно проверить, проведён ли документ увольнения. Непроведённый или помеченный на удаление приказ — самая частая причина «лишних» людей в списке работающих.
Особенности в разных конфигурациях
Расположение команд немного отличается, но логика везде одинаковая: справочник плюс отбор по статусу или кадровый отчёт. Ниже — ориентиры по основным типовым решениям.
| Конфигурация | Где справочник | Где отчёт со списком |
|---|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1 | Кадры — Сотрудники | Кадры — Отчёты по кадрам — Штатные сотрудники |
| 1С:Бухгалтерия 8.3 | Зарплата и кадры — Сотрудники | Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате |
| 1С:ERP / КА | НСИ и администрирование / Кадры — Сотрудники | Кадры — Кадровые отчёты |
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый: отчётов меньше, и часть данных (например, штатное расписание в полном виде) доступна только в ЗУП. Если в Бухгалтерии не хватает нужного отчёта, используйте универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с отбором по реквизиту увольнения.
Сравнение способов
Быстро, подходит для простого перечня. Нет должностей и подразделений без дополнительной настройки колонок.
Полные данные: подразделение, должность, дата приёма. Требует выбора периода и организации.
Подходит для проверки движения персонала и поиска непроведённых приказов, но не даёт готового списка работающих.
Частые ошибки и как их исправить
Первая типичная ситуация: в списке работающих числится уволенный человек. Причина почти всегда в том, что документ «Увольнение» не проведён, помечен на удаление или дата увольнения в нём позже текущей. Откройте карточку сотрудника, перейдите к документам по нему и проверьте состояние приказа об увольнении.
Вторая ситуация: сотрудник отсутствует в списке, хотя работает. Проверьте, не заведён ли он на другую организацию в этой же базе, и не стоит ли в отборе лишняя организация или подразделение. Также убедитесь, что документ приёма проведён.
Третья ситуация: один человек отображается дважды. Это нормально, если у него основное место и внутреннее совместительство — в 1С это два разных сотрудника. Но если дубль появился из-за повторного ввода физического лица, записи стоит объединить через поиск и устранение дублей, иначе исказятся отчёты и персонифицированный учёт.
Проверка результата и границы самостоятельной работы
Чтобы убедиться, что список корректен, сверьте его с независимым источником: количеством строк в последнем расчёте зарплаты, данными отчёта по страховым взносам или списком из табеля учёта рабочего времени. Совпадение численности — хороший признак того, что кадровые документы в порядке.
Просмотр списков и формирование отчётов — безопасные операции, они не меняют данные. Но будьте осторожны, если решите «починить» список самостоятельно: отмена проведения увольнений, изменение дат приёмов и объединение дублей влияют на расчёт зарплаты, средний заработок и отчётность в фонды. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы, а при сомнениях согласуйте исправления с расчётчиком или администратором 1С.
Как проверить результат
Количество людей совпадает или отличается на объяснимые случаи (новые приёмы)
Список заметно больше или меньше — ищите непроведённые приказы
Уволенный не отображается
Уволенный присутствует — проверьте документ увольнения
В шапке указана нужная организация
Организация не выбрана — список объединяет все компании базы
Что важно запомнить
Работающих сотрудников показывает справочник «Сотрудники» с отключённым отображением уволенных или кадровый отчёт «Штатные сотрудники». Корректность списка зависит от проведённых приказов о приёме и увольнении и правильного отбора по организации.
Частые вопросы
Почему в списке сотрудников один человек отображается два раза?
Чаще всего это основное место работы и внутреннее совместительство — в 1С они оформляются как два разных сотрудника, и это нормально. Если же дубль возник из-за повторного заведения одного и того же физического лица, используйте обработку поиска и удаления дублей, но перед этим сделайте резервную копию.
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
В отчёте используйте кнопку сохранения (иконка дискеты) или «Файл — Сохранить» и выберите формат Excel. Из справочника список выводится через «Ещё — Вывести список»: отметьте нужные колонки, сформируйте табличный документ и сохраните его в нужном формате.
Можно ли посмотреть список сотрудников на прошлую дату?
Да, в кадровых отчётах, например «Штатные сотрудники», укажите нужную дату в параметре периода — отчёт покажет, кто числился работающим именно на неё. Справочник «Сотрудники» такой возможности не даёт: он показывает состояние на текущий момент.
Почему уволенный сотрудник всё ещё в списке работающих?
Проверьте документ «Увольнение» по этому человеку: он может быть не проведён, помечен на удаление или содержать дату увольнения позже текущей. После проведения документа с корректной датой сотрудник исчезнет из списка работающих и из кадровых отчётов.
Где посмотреть список, если в базе несколько организаций?
В справочнике и в отчётах установите отбор по конкретной организации: в списке — через «Ещё — Настроить список», в отчёте — через поле «Организация» в шапке. Без отбора вы увидите сотрудников всех компаний, которые ведутся в этой информационной базе.
Чем список сотрудников отличается от штатного расписания?
Штатное расписание — это перечень должностей и ставок, предусмотренных в организации, включая вакантные. Список сотрудников — это фактически работающие люди. Для сверки занятых и свободных ставок в 1С:ЗУП есть отдельные отчёты по штатному расписанию.