Как добавить новую должность в 1С

Должность в 1С — это не просто текстовая надпись в приказе о приёме, а элемент справочника, от которого зависят кадровые документы, штатное расписание, начисления и отчётность. Если должности нет в справочнике, сотрудника не удастся корректно принять на работу, а в отчётах появятся пустые или дублирующиеся значения. Поэтому новую должность создают заранее — до оформления приёма или кадрового перевода.

Механика зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) должность тесно связана со штатным расписанием и настройками учёта, в 1С:Бухгалтерии справочник проще и служит в основном для подстановки в кадровые документы. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых в базе появляются дубли вроде «Менеджер», «менеджер» и «Менеджер по продажам (новый)».

Где хранится справочник должностей в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 справочник «Должности» находится в разделе «Настройка» → «Должности» либо доступен из раздела «Кадры» через подменю справочников. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». В некоторых конфигурациях (например, «Управление нашей фирмой») справочник находится в разделе «Компания» или «Зарплата».

Важно понимать различие двух сущностей. Справочник «Должности» — это перечень наименований («Бухгалтер», «Инженер», «Директор»). Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + количество ставок + условия оплаты». Одна должность может соответствовать нескольким позициям в разных подразделениях.

Как создать должность в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Настройка» и выберите пункт «Должности». Нажмите кнопку «Создать». В карточке заполните наименование — именно оно будет выводиться в приказах, трудовых договорах и отчётах, поэтому формулируйте его по штатному расписанию организации, без сокращений и лишних пометок.

Далее заполните дополнительные реквизиты, если они используются в вашей учётной политике: категорию должности (руководители, специалисты и т.д.), код по классификатору ОКПДТР, признаки вредных или особых условий труда (влияют на отчёты СЗВ-ТД и статистику), основание досрочной пенсии при наличии. Если вредность не указать сразу, позже придётся донастраивать и перепроверять отчётность.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Должности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование точно как в штатном расписании организации
3. 3
   Заполните категорию, код ОКПДТР и признаки вредности при необходимости
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Если ведётся штатное расписание — добавьте позицию в штатку
6. 6
   Проверьте, что должность доступна в документе приёма на работу

После записи должность появится в общем списке. Если в программе включено ведение штатного расписания, одного элемента справочника недостаточно — перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте позицию с этой должностью, указав подразделение, количество ставок и оклад или тарифную сетку.

Как создать должность в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии справочник проще. Откройте «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности», нажмите «Создать», введите наименование и запишите. Дополнительных характеристик здесь, как правило, нет — должность служит для подстановки в документы «Приём на работу» и «Кадровый перевод» и в печатные формы приказов.

Учтите: в Бухгалтерии нет полноценного механизма штатного расписания с контролем ставок. Если организации нужен контроль вакансий, истории изменения окладов по позициям и расширенная кадровая отчётность, это признак того, что задачу лучше решать в ЗУП, а в Бухгалтерии вести только проводки.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП 3.1

Полный кадровый учёт: штатное расписание, категории должностей, вредность, коды ОКПДТР, отчёты СЗВ-ТД. Подходит организациям с кадровым документооборотом.

1С:Бухгалтерия 8.3

Простой справочник наименований для кадровых документов. Достаточно при небольшом штате и отсутствии сложной кадровой отчётности.

Должность и штатное расписание: что сделать после создания

Если в ЗУП включена настройка «Ведётся штатное расписание», приём сотрудника выполняется на конкретную позицию штатки, а не просто на должность. Порядок такой: создали должность → открыли «Кадры» → «Штатное расписание» → создали позицию → указали подразделение, должность, число ставок, дату введения и оплату труда → утвердили изменение документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».

Без утверждённой позиции документ «Приём на работу» не даст выбрать нужную должность в связке с подразделением, либо покажет предупреждение о превышении штатной численности — в зависимости от настроек контроля. Проверить настройку можно в «Настройка» → «Кадровый учёт»: там задаётся, ведётся ли штатка и действует ли контроль превышения численности.

Проверка результата

После создания должности убедитесь, что она корректно работает в документах. Создайте черновик документа «Приём на работу» (или «Кадровый перевод») и проверьте: должность выбирается из списка, при включённой штатке доступна позиция с нужным подразделением и ставкой, печатная форма приказа Т-1 выводит наименование без сокращений и ошибок.

Дополнительно полезно сформировать отчёт «Штатное расписание» или «Штатная расстановка» и убедиться, что новая позиция отображается с правильной датой введения, количеством ставок и окладом. Если позиция в отчёте отсутствует — чаще всего не утверждён документ изменения штатки или указана неверная дата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор должности в приёме на работу

Норма

Должность и позиция штатки доступны в списке выбора

Тревожный признак

Должности нет в списке или позиция недоступна — не утверждена штатка

Печатная форма приказа Т-1

Норма

Наименование выводится полностью и без ошибок

Тревожный признак

Пустое поле или сокращённое/неправильное название

Отчёт по штатному расписанию

Норма

Позиция видна с верной датой, ставкой и окладом

Тревожный признак

Позиция отсутствует или дублируется с разными написаниями

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли должностей с разным написанием: «менеджер», «Менеджер», «Менеджер по продажам». Дубли засоряют отчёты и мешают аналитике по штатке. Перед созданием новой должности воспользуйтесь поиском по справочнику — возможно, нужная уже есть. Если дубли появились, исправляйте их через обработку «Поиск и удаление дублей» (в функционале «Администрирование» → «Обслуживание»), аккуратно объединяя ссылки в документах.

Вторая ошибка — создание должности напрямую из документа приёма «на лету» без проверки реквизитов. В ЗУП такая должность создастся с пустыми характеристиками: без категории, кода ОКПДТР и признаков вредности, что позже отразится на отчётах. Третья ошибка — забыть утвердить позицию в штатке: должность есть, а принять сотрудника нельзя.

Удобно завести внутреннее правило: наименования должностей пишутся с заглавной буквы, без кавычек и сокращений, точно по штатному расписанию организации. Это избавляет от дублей и упрощает поиск. Если сотрудник занимает должность по совместительству в другом подразделении, создавать новую должность не нужно — создаётся новая позиция штатки с той же должностью.

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельно безопасно: создать элемент справочника, заполнить реквизиты, добавить позицию в штатку с текущей датой и проверить печатные формы. Эти действия не затрагивают уже проведённые документы и легко отменяются пометкой на удаление, если по должности ещё нет движений.

К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужно: массово загрузить должности из файла, объединить накопившиеся дубли с переносом ссылок из сотен документов, настроить дополнительные реквизиты должностей через механизм «Дополнительные реквизиты и сведения» либо доработать конфигурацию под нестандартные требования отчётности. Также не стоит самостоятельно править историю штатного расписания за прошлые периоды — это влияет на расчёты и регламентированную отчётность.

Частые вопросы

Можно ли переименовать должность, по которой уже есть сотрудники?

Технически да, но наименование изменится во всех документах, включая прошлые приказы, что некорректно с точки зрения кадрового учёта. Правильнее создать новую должность и оформить кадровый перевод сотрудников с нужной даты.

Почему новая должность не выбирается в документе приёма на работу?

Чаще всего включено штатное расписание, а позиция с этой должностью не создана или не утверждена. Проверьте «Кадры» → «Штатное расписание»: позиция должна быть действующей на дату приёма, с нужным подразделением и свободной ставкой.

Как удалить ошибочно созданную должность?

Если по ней нет документов — пометьте на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление не пройдёт: сначала уберите ссылки на должность из документов или объедините её с правильной через обработку поиска дублей.

Нужно ли заполнять код по ОКПДТР?

Код используется в статистической отчётности и ряде кадровых форм. Если организация сдаёт отчёты, где требуется классификатор, код лучше указать сразу — подбирается по актуальному общероссийскому классификатору должностей. Для остальных случаев поле можно оставить пустым.

Один сотрудник занимает две должности — создавать комбинированную?

Нет. Совместительство оформляется отдельным приёмом на вторую позицию штатного расписания, а совмещение — документом «Совмещение должностей» в ЗУП. Комбинированные названия вроде «Бухгалтер-кассир» создают только если такая должность реально утверждена в штатке организации.

Можно ли загрузить список должностей из Excel?

Да, в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование» или универсальная обработка на диске ИТС). Она подходит для первоначального заполнения справочника при внедрении, но требует аккуратного сопоставления колонок и проверки на дубли.