Как добавить должность в 1С

Должность в 1С хранится в справочнике «Должности» и используется при приёме сотрудника на работу, кадровых переводах, формировании штатного расписания и отчётов. Без корректно созданной должности невозможно оформить кадровый документ: программа просто не даст выбрать нужное значение. Поэтому новую позицию добавляют заранее — до оформления приказа о приёме или перевода.

Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справочник должностей ведётся отдельно, а в 1С:Бухгалтерии он упрощён и содержит минимум реквизитов. Ниже разобраны оба сценария, а также особенности работы со штатным расписанием, где должность связана с подразделением и ставкой.

Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение кадровых справочников. Обычно это роли «Кадровик», «Расчётчик» или полные права. Если нужные пункты меню не отображаются или кнопка «Создать» неактивна — обратитесь к администратору базы за назначением прав.

Где находится справочник должностей в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 справочник открывается через раздел «Настройка» → «Должности» либо «Кадры» → «Должности» — состав меню зависит от настроек интерфейса. Если пункт не виден, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации и введите «Должности».

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». Здесь справочник проще: как правило, заполняется только наименование, без привязки к категориям и классам условий труда.

В конфигурациях «Управление нашей фирмой» и «Комплексная автоматизация» должности также находятся в кадровом разделе, но могут называться «Должности» или входить в подсистему «Персонал». Логика создания элемента везде одинаковая: открыть список, нажать «Создать», заполнить поля, записать.

Пошаговое создание должности в 1С:ЗУП

Откройте справочник «Должности» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового элемента. Главное обязательное поле — «Наименование»: введите название должности так, как оно указано в штатном расписании организации, например «Менеджер по продажам» или «Инженер-конструктор первой категории».

Если в базе включён учёт по классам условий труда или тарифным группам, форма будет содержать дополнительные вкладки и поля. Заполняйте только те реквизиты, которые реально используются в вашей учётной политике: лишние данные могут повлиять на отчёты и расчёты.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Новая должность появится в списке справочника и станет доступна для выбора в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», а также при создании позиций штатного расписания.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности»)
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Введите наименование должности как в штатном расписании
4. 4
   Заполните дополнительные реквизиты, если они используются в учёте
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте, что должность выбирается в документе приёма на работу

Заполнение оклада и дополнительных реквизитов

В карточке должности в ЗУП может присутствовать поле «Тарифная группа» или ссылка на разряд, если ведётся тарификация. Для большинства коммерческих организаций эти поля остаются пустыми — размер оплаты задаётся не в должности, а в позиции штатного расписания или в кадровом документе.

Если организация использует типовую настройку «Оклад по должности», сумма может указываться прямо в карточке должности. Проверьте настройки: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или параметры учёта зарплаты. При такой схеме изменение оклада в должности автоматически подтянется в новые документы, но уже проведённые документы пересчитывать придётся отдельно.

Дополнительные сведения — например, вредность, особые условия труда, код по ОКПДТР — заполняются, если они нужны для отчётности в СЗВ-ТД, статистику или расчёта доплат. Не заполняйте их «про запас»: некорректный класс условий труда может исказить отчётность.

Должность и штатное расписание: в чём разница

Частая путаница: пользователь создаёт должность, но при приёме сотрудника программа не даёт её выбрать. Причина в том, что при включённом штатном расписании документы работают не со справочником «Должности» напрямую, а с позициями штатного расписания — связкой «подразделение + должность + количество ставок».

Чтобы создать позицию, откройте «Кадры» → «Штатное расписание», нажмите «Создать» (или «Изменить штатное расписание», если ведётся история изменений), добавьте строку, выберите подразделение и только что созданную должность, укажите количество ставок и условия оплаты. После проведения документа позиция станет доступна для приёма.

Если штатное расписание в программе отключено (настройка «Настройка» → «Кадровый учёт»), документы приёма обращаются к справочнику должностей напрямую, и дополнительных действий не требуется.

Два режима учёта

Без штатного расписания

Должность выбирается прямо из справочника в документе приёма. Подходит небольшим организациям без строгого контроля ставок.

Со штатным расписанием

Требуется позиция «подразделение + должность + ставки». Даёт контроль вакансий и ФОТ, но требует дополнительного шага при создании должности.

Как проверить, что должность добавлена корректно

Самый надёжный способ — создать тестовый черновик документа «Приём на работу» и попробовать выбрать новую должность в поле «Должность» или «Позиция штатного расписания». Если значение находится в списке выбора и подставляется в документ — всё настроено правильно. Черновик после проверки можно не проводить и удалить.

Дополнительно откройте список справочника «Должности» и убедитесь, что элемент не помечен на удаление и не задублирован. Дубли с похожими наименованиями («Менеджер» и «Менеджер по продажам» без различий) приводят к ошибкам в отчётах и путанице кадровиков.

Контрольные точки

Как проверить результат

Должность в списке справочника

Норма

Элемент виден, не помечен на удаление, наименование без опечаток

Тревожный признак

Элемент отсутствует, задублирован или помечен на удаление

Выбор в документе приёма

Норма

Должность или позиция доступна в поле выбора

Тревожный признак

Значение не находится — проверьте штатное расписание и права

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Новая позиция отображается с верным подразделением и ставками

Тревожный признак

Позиции нет — документ изменения штатного расписания не проведён

Типичные ошибки при добавлении должности

Самая распространённая ошибка — создание дублей. Перед добавлением воспользуйтесь поиском по справочнику: введите часть названия в строку поиска списка. Если должность уже есть, но помечена на удаление, снимите пометку вместо создания нового элемента.

Вторая ошибка — попытка использовать одну должность для разных подразделений при включённом штатном расписании без создания отдельных позиций. Сама должность одна, а позиций штатного расписания должно быть столько, сколько нужно связок «подразделение + должность».

Третья проблема — недостаток прав. Если кнопка «Создать» недоступна, самостоятельно это не исправить: изменение ролей выполняет администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Частые вопросы

Можно ли удалить должность, если она больше не нужна?

Да, но только если на неё нет ссылок в документах. Используйте пометку на удаление, а затем «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список объектов, которые мешают удалению. В большинстве случаев достаточно просто не использовать должность в новых документах.

Почему новая должность не видна при приёме сотрудника?

Чаще всего включено штатное расписание, а позиция для этой должности не создана. Создайте позицию в документе «Штатное расписание» или «Изменение штатного расписания» и проведите его. Также проверьте дату документа приёма — позиция действует с даты утверждения.

Как изменить оклад по должности?

Если оклад задан в карточке должности — отредактируйте её. Если оплата задаётся в штатном расписании, создайте документ «Изменение штатного расписания» или «Изменение плановых начислений» для сотрудников. Прямая правка прошлых документов не рекомендуется.

Можно ли загрузить список должностей из файла?

Да, во многих конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование»), позволяющая загрузить справочник из Excel. Для разовой задачи из нескольких позиций проще внести их вручную.

Нужно ли согласовывать наименование должности с какими-то справочниками?

Формально программа не проверяет название, но для отчётности и трудовых книжек наименование должно соответствовать штатному расписанию организации, а для отдельных категорий работников — профессиональным стандартам и тарифно-квалификационным справочникам. Уточните требования у кадровой службы.