Как депонировать зарплату по ведомости в 1С

Депонирование зарплаты в 1С — это оформление невыплаченных сумм по ведомости, когда сотрудник не получил деньги в установленный срок: не явился в кассу, заболел, находится в отпуске или уволен, но не пришёл за расчётом. Программа должна зафиксировать, что обязательство перед сотрудником сохраняется, а деньги возвращаются на расчётный счёт или остаются в кассе до востребования.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) депонирование оформляется специальным механизмом на базе ведомости, а в 1С:Бухгалтерии — ручной операцией с проводкой по счёту 76.04. Ниже разобраны оба сценария, настройка учёта, выплата депонированных сумм и типичные ошибки, из-за которых расчёты с сотрудниками расходятся с учётом.

Важно понимать ограничение: срок выплаты зарплаты по кассовой ведомости обычно ограничен несколькими рабочими днями, после чего невыданные суммы подлежат депонированию. Пропуск этого шага приводит к зависанию дебиторско-кредиторской задолженности и расхождениям при сверке с кассой.

Что такое депонирование и когда его оформлять

Депонированная зарплата — это начисленная, но не выплаченная в срок сумма, обязательство по которой переводится с расчётов по оплате труда (счёт 70) на расчёты по депонированным суммам (счёт 76.04). Деньги при этом сдаются обратно в банк или остаются в кассе в пределах лимита, а сотрудник может получить их позже по заявлению.

Типовые ситуации для депонирования:

• сотрудник не явился за наличными в дни выдачи зарплаты по кассе;
• банк вернул платёж по зарплатному проекту из-за ошибки в реквизитах карты;
• сотрудник уволен, но окончательный расчёт не получен;
• сотрудник в длительном отпуске, на больничном или в командировке в дни выплаты.

Подготовка: настройки и проверка ведомости

Перед депонированием убедитесь, что ведомость заполнена корректно и частично оплачена. Если в ведомости все строки не оплачены, депонируется вся сумма; если часть сотрудников получила деньги — только невыплаченные строки.

В 1С:ЗУП проверьте настройку учёта: в разделе «Настройка — Расчёт зарплаты» должен быть включён учёт депонированных сумм (в актуальных релизах он работает по умолчанию). Также убедитесь, что в ведомости корректно указан способ выплаты — «Через кассу», поскольку депонирование чаще всего применяется именно к наличным выплатам.

Для ведомостей в банк депонирование обычно не требуется: незачисленные суммы банк возвращает, и их оформляют как возврат на расчётный счёт с последующей повторной выплатой после исправления реквизитов.

Как депонировать зарплату в 1С:ЗУП

Стандартный путь в ЗУП выглядит так. Откройте ведомость, по которой остались невыплаченные суммы (раздел «Выплаты — Все ведомости»). Убедитесь, что по невыплаченным строкам не стоит отметка об оплате.

Далее порядок зависит от релиза: в ряде версий используется отдельный документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты» или журнал «Ведомости» — кнопка «Создать на основании»), в других — команда прямо из ведомости. Документ подбирает неоплаченные строки ведомости и фиксирует суммы к депонированию.

1. 1
   Откройте ведомость с невыплаченными строками и проверьте отсутствие отметок об оплате
2. 2
   Создайте документ «Депонирование зарплаты» на основании ведомости
3. 3
   Проверьте автоматически подобранные суммы и сотрудников
4. 4
   Укажите дату депонирования — обычно последний день выдачи по ведомости
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки после синхронизации с бухгалтерией

После проведения документа суммы переходят в разряд депонированных: в отчётах по задолженности они перестают показываться как «невыплаченные по ведомости» и отражаются отдельно. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией формируется проводка Дт 70 Кт 76.04.

Если документа «Депонирование зарплаты» нет в интерфейсе

В некоторых настройках интерфейса документ скрыт. Откройте раздел «Выплаты», проверьте журнал документов через «Ещё — Изменить форму» или воспользуйтесь полным списком документов через «Функции для технического специалиста» (Все функции). Также проверьте права пользователя — роль кассира-расчётчика должна включать доступ к депонированию.

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 специализированного документа для депонирования в базовых версиях нет — операция отражается вручную. Создайте документ «Операции, введённые вручную» (раздел «Операции») и добавьте проводку: Дт 70 (сотрудник) — Кт 76.04 (тот же сотрудник) на невыплаченную сумму.

Если деньги сдаются обратно в банк, дополнительно оформите «Списание с расчётного счёта» не нужно — наоборот, взнос наличных на счёт: документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Взнос наличными». Объявление на взнос наличными оформляется на основании расходного кассового ордера.

Выплата депонированной зарплаты

Когда сотрудник обращается за деньгами, в ЗУП создаётся ведомость с видом выплаты «Депонированная зарплата» (или аналогичный вариант выбора в поле «Выплачивать»). В документе укажите сотрудника — программа подставит задепонированную сумму автоматически.

Проводка при выплате обратная депонированию: Дт 76.04 — Кт 50 (при выдаче из кассы) или Кт 51 (при перечислении на карту). НДФЛ и взносы повторно не начисляются — они были учтены при первичной выплате через ведомость.

Если сотрудник не обращается за депонированной суммой длительное время, учитывайте срок исковой давности. Списание невостребованных сумм в доходы организации — отдельная процедура, которую стоит согласовать с главным бухгалтером и оформить приказом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по 76.04

Норма

Сумма по сотруднику равна задепонированной

Тревожный признак

Счёт пуст или сумма отличается от ведомости

Отчёт «Задолженность по зарплате» в ЗУП

Норма

Невыплаченная сумма показана как депонированная

Тревожный признак

Сумма висит как обычная невыплата по ведомости

Проводки после синхронизации

Норма

Есть Дт 70 Кт 76.04 на нужную дату

Тревожный признак

Проводка отсутствует или сформирована с другой датой

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой операции, а из-за нарушения последовательности документов и расхождений между зарплатной и бухгалтерской программами.

Отдельная ошибка — забыть восстановить последовательность расчётов после отмены депонирования. Если вы распровели документ «Депонирование зарплаты», проверьте, что связанная ведомость и отчёты по задолженности пересчитались корректно.

Перед массовым депонированием сверьте ведомость с кассовой книгой за дни выплаты. Расхождение даже в одной строке потом придётся искать вручную по каждому сотруднику, а типовые сверки ЗУП такие ошибки не показывают.

FAQ

Можно ли задепонировать зарплату, перечисляемую на карту?

Формально депонирование применяется к наличным выплатам через кассу. Если банк вернул платёж по реестру, оформляется возврат на расчётный счёт и повторная выплата после исправления реквизитов, а не депонирование.

Нужно ли удерживать НДФЛ повторно при выплате депонированной суммы?

Нет. НДФЛ был исчислен и учтён при первичной ведомости. При выплате депонированной суммы налог повторно не начисляется — меняется только форма расчёта с сотрудником.

Что делать, если сотрудник уволился, а депонированная сумма осталась?

Обязательство сохраняется. Сумма учитывается на 76.04 до обращения бывшего сотрудника. По истечении срока исковой давности вопрос списания в доходы решается отдельно с главным бухгалтером.

Почему документ «Депонирование зарплаты» не подбирает сотрудника?

Чаще всего по строке ведомости уже зарегистрирован факт оплаты или ведомость создана с видом выплаты через банк. Проверьте статус оплаты в ведомости и тип выплаты.

Как отменить ошибочное депонирование?

Распроведите документ «Депонирование зарплаты» или операцию вручную, затем проверьте отчёт по задолженности — сумма должна вернуться в состав невыплаченных по исходной ведомости. После этого оформите выплату штатной ведомостью.