Другое · 9 мин
Как в 1С:Бухгалтерия рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Пошаговая инструкция: как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С:Бухгалтерия 8.3, начислить НДФЛ и взносы, проверить расчёт.
При увольнении сотруднику положена денежная компенсация за все дни отпуска, которые он не успел использовать. В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) этот расчёт выполняется в документе «Увольнение», доступном при включённом кадровом учёте, либо вручную через начисление зарплаты — если программа настроена в упрощённом режиме. От правильности расчёта зависят сумма выплаты, удержанный НДФЛ, страховые взносы и отсутствие претензий со стороны бывшего работника и трудовой инспекции.
Механика зависит от настроек учёта. Если в учётной политике включён полный кадровый учёт с расчётом зарплаты, программа сама определит количество дней компенсации и среднедневной заработок. Если расчёт ведётся в другой программе (например, в 1С:ЗУП), а в бухгалтерию попадают только проводки, сумму придётся ввести вручную. Ниже — оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.
Проверьте настройки программы перед расчётом
Откройте раздел «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройки зарплаты» и убедитесь, что учёт ведётся в этой программе, а не во внешней. Там же проверьте, что включён расчёт зарплаты и кадровый учёт. Без этих настроек документ «Увольнение» с автоматическим расчётом компенсации будет недоступен.
Дополнительно проверьте, что в программе корректно заведены данные сотрудника: дата приёма на работу, все начисления за расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения), отсутствия — больничные, отпуска, командировки. Средний заработок считается по этим данным, и любой пропуск исказит результат.
Оформите документ «Увольнение»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Дата увольнения важна: она является последним рабочим днём и датой, на которую рассчитывается окончательный расчёт.
На вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически добавит строки: зарплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Если автозаполнение не сработало, нажмите кнопку «Заполнить» или добавьте начисление «Компенсация отпуска при увольнении» вручную.
- 1Проверьте настройки зарплаты и полноту данных сотрудника за расчётный период
- 2Создайте документ «Увольнение» и укажите дату и основание
- 3Нажмите «Заполнить» — программа добавит зарплату и компенсацию отпуска
- 4Сверьте количество дней компенсации и средний заработок по ссылке-расшифровке
- 5Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок и записку-расчёт Т-61
Как программа считает дни компенсации и средний заработок
Количество дней компенсации определяется стажем работы сотрудника. За каждый полный отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска (при стандартном отпуске 28 календарных дней). Программа вычитает уже использованные дни отпуска, если они были оформлены документами «Отпуск» в этой же базе. Если отпуска оформлялись вне программы, остаток дней нужно скорректировать вручную в документе увольнения.
Средний дневной заработок считается по правилам постановления Правительства № 922: сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делится на количество отработанного времени. Из расчёта исключаются периоды больничных, отпусков, простоев и начисленные за них суммы. По строке компенсации в документе есть ссылка, по которой открывается расшифровка расчёта среднего заработка — обязательно откройте её и сверьте исходные данные.
Как выбрать действие
НДФЛ и страховые взносы с компенсации
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ в полном объёме — это одна из немногих «увольнительных» выплат, которая не освобождается от налога. Программа начислит налог автоматически на вкладке «НДФЛ» документа увольнения. Датой получения дохода считается день выплаты, поэтому налог перечисляется не позднее следующего рабочего дня после выплаты.
Страховые взносы на компенсацию также начисляются в общем порядке — на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также на травматизм. Исключение не облагаемых взносами выплат здесь не применяется. Проверьте вкладку «Взносы» в документе: суммы должны появиться автоматически при проведении.
Выплата компенсации и отражение в учёте
Выплата оформляется в день увольнения. Если деньги выдаются из кассы, создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы работнику» или по ведомости; при перечислении на карту — «Списание с расчётного счёта». Сумма к выплате — это начисленная компенсация плюс зарплата за месяц минус удержанный НДФЛ.
Проводки формируются автоматически при проведении документов: начисление компенсации относится на счёт затрат (обычно тот же, что и зарплата сотрудника — 20, 25, 26 или 44) в корреспонденции со счётом 70, НДФЛ — на 68.01, взносы — на счета 69. Проверьте счёт затрат в настройках способа учёта зарплаты сотрудника, чтобы компенсация попала в правильную статью расходов.
Проверка результата и отчётность
После проведения документов сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок») и записку-расчёт по форме Т-61 из документа увольнения. В листке должны быть видны: зарплата за месяц, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате.
Компенсация попадёт в расчёт 6-НДФЛ за период выплаты и в расчёт по страховым взносам. В разделе 2 формы 6-НДФЛ дата фактического получения дохода — день выплаты, срок перечисления — следующий рабочий день. Также не забудьте подать сведения в СФР о прекращении трудового договора, если это требуется.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом: 2,33 дня за полный месяц минус использованные отпуска
Программа показывает ноль или неправдоподобно большое число
В расшифровке присутствуют все начисления за 12 месяцев, исключены больничные и отпускные
Часть месяцев пустая или включены суммы, которые должны быть исключены
Налог начислен с полной суммы компенсации и зарплаты
Вкладка НДФЛ пуста или налог не начислен на компенсацию
Расчётный листок и ведомость на выплату показывают одинаковую сумму
Суммы в документах расходятся
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неверный остаток дней отпуска. Если отпуска оформлялись приказами на бумаге, а не документами «Отпуск» в 1С, программа считает, что сотрудник ничего не использовал, и завышает компенсацию. Перед увольнением сверьте остаток с кадровыми приказами и при необходимости введите дни вручную.
Вторая ошибка — неполный расчётный период. Если сотрудник принят недавно или часть начислений вводилась вручную некорректно, средний заработок занижается. Третья — попытка провести компенсацию как необлагаемую выплату по аналогии с выходным пособием: компенсация отпуска всегда облагается НДФЛ и взносами.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если документ «Увольнение» недоступен в 1С:Бухгалтерия?
Проверьте настройки: «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройки зарплаты». Если выбран вариант учёта во внешней программе, расчёт нужно выполнять в ней (например, в 1С:ЗУП), а в бухгалтерию переносить только результаты. Если учёт должен вестись в бухгалтерии, переключите настройку и проверьте права пользователя.
Как вручную скорректировать количество дней компенсации?
В документе «Увольнение» в строке компенсации отпуска количество дней доступно для редактирования. Введите фактический остаток, рассчитанный по стажу: 2,33 дня за каждый полный месяц работы минус использованные дни отпуска. После изменения сумма пересчитается автоматически.
Облагается ли компенсация отпуска при увольнении НДФЛ и взносами?
Да, в полном объёме. В отличие от выходного пособия в пределах трёх средних заработков, компенсация за неиспользованный отпуск не входит в перечень необлагаемых выплат. Программа начисляет налог и взносы автоматически при проведении документа увольнения.
Сотрудник отработал меньше месяца — положена ли компенсация?
Если отработано полмесяца и более, месяц округляется до полного, и компенсация начисляется. Если меньше половины месяца — этот период исключается из стажа, дающего право на отпуск. В документе увольнения программа учитывает дату приёма, но при пограничных ситуациях стаж стоит перепроверить вручную.
Как распечатать записку-расчёт по форме Т-61?
Откройте проведённый документ «Увольнение» и воспользуйтесь кнопкой «Печать» — в списке доступных форм будет записка-расчёт при прекращении трудового договора (Т-61). Форма заполняется данными документа автоматически, включая расчёт среднего заработка и сумму компенсации.
Что важно запомнить
Компенсация рассчитывается в документе «Увольнение» автоматически, но результат нужно проверить: остаток дней отпуска, полноту расчётного периода и средний заработок. Компенсация полностью облагается НДФЛ и взносами, выплачивается в день увольнения. Неверный расчёт исправляйте до выплаты — после неё это обернётся перерасчётами и налоговыми корректировками.