Где в 1С находятся графики работы и как их настроить

Графики работы в 1С — это справочник, который определяет, сколько дней и часов сотрудник должен отработать в каждом месяце. От него напрямую зависят расчёт зарплаты, оплата отпусков, больничных и учёт отклонений. Если график не заполнен или заполнен с ошибками, программа посчитает неверную норму времени, и начисления «поедут».

Чаще всего вопрос «где графики работы» возникает у пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно там графики ведутся в полном объёме. В 1С:Бухгалтерии графики тоже есть, но их роль сводится в основном к расчёту зарплаты по окладу. Ниже разберём оба случая, а также типовые задачи: создание, заполнение, смену графика у сотрудника и проверку результата.

Где искать графики работы в 1С:ЗУП

В актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В более ранних версиях и при другой компоновке интерфейса тот же справочник доступен через «Кадры» → «Графики работы». Если ни один из путей не виден, откройте меню «Все функции» (кнопка с шестерёнкой или через «Сервис») и найдите «Графики работы сотрудников» в списке справочников.

Отсутствие пункта в меню — частый признак того, что у пользователя нет прав кадровика или расчётчика. В этом случае справочник физически существует в базе, но интерфейс его скрывает. Проверьте профиль доступа или попросите администратора открыть нужную роль.

Обратите внимание: в ЗУП есть два похожих объекта — «Графики работы сотрудников» и «Виды рабочего времени». Первый задаёт календарную сетку рабочих дней и часов, второй описывает типы времени (явка, ночные, вечерние). Для настройки обычной пятидневки или сменного графика нужен именно первый справочник.

Где графики в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 графики находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы». Здесь хранятся календари, по которым программа определяет норму дней при расчёте оклада пропорционально отработанному времени.

В бухгалтерской конфигурации функциональность графиков проще: как правило, достаточно одного графика «Пятидневка», который по умолчанию заполняется по производственному календарю. Производственный календарь при этом находится в разделе «Главное» → «Производственный календарь» (или через «Все функции» → «Регламентированный производственный календарь») и обновляется при обновлении конфигурации.

Как создать и заполнить новый график

Откройте справочник графиков и нажмите «Создать». Укажите понятное наименование — например, «Смена 2/2 по 11 часов» или «Неполная неделя (пн, ср, пт)». Хорошее имя сэкономит время, когда графиков станет несколько десятков.

Далее переходите по ссылке «Изменить свойства графика» (в ЗУП) и задайте способ заполнения. Основные варианты: по дням недели (пятидневка, шестидневка), по циклам произвольной длины (сменные графики вида 2/2, сутки через трое) и по графику-образцу. Для сменных графиков укажите дату отсчёта цикла — от неё зависит, на какие дни попадут рабочие смены.

После настройки шаблона нажмите «Заполнить» в табличной части графика: программа проставит часы на весь год автоматически. Перед этим убедитесь, что производственный календарь за нужный год обновлён, иначе праздничные дни и предпраздничные сокращения не учтутся.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
2. 2
   Задайте наименование и способ заполнения (по дням недели или циклу)
3. 3
   Укажите расписание: рабочие дни, часы, перерывы, дату отсчёта для цикла
4. 4
   Проверьте актуальность производственного календаря за нужный год
5. 5
   Нажмите «Заполнить» и визуально проверьте часы по месяцам
6. 6
   Запишите график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Как назначить график сотруднику и изменить его

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если график не выбрать, программа обычно подставит график по умолчанию из настроек учётной политики, что не всегда корректно.

Смена графика у уже работающего сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод» (в ЗУП) — в нём на вкладке изменяемых условий отмечается новый график с даты перехода. Не редактируйте старый приём на работу задним числом: это исказит историю кадровых данных и может сломать уже рассчитанные периоды.

Для массового перевода подразделения на новый режим используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет сменить график сразу группе сотрудников одной датой.

Как проверить, что график работает правильно

Первый контрольный признак — норма времени. В начислении зарплаты или в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» норма дней и часов за месяц должна совпадать с производственным календарём для пятидневки или с вашим расчётом для сменного графика. Расхождение почти всегда означает, что график не заполнен на этот год или заполнен с ошибкой.

Второй способ — расчёт оклада сотрудника, отработавшего неполный месяц. При корректном графике сумма считается как оклад, делённый на норму дней по графику и умноженный на фактически отработанные дни. Если программа делит на «странное» число дней, проверьте, какой именно график назначен сотруднику на дату расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма времени в документе начисления зарплаты

Норма

Совпадает с производственным календарём или расчётом по циклу

Тревожный признак

Норма равна нулю, неполная или явно не соответствует месяцу

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Рабочие и выходные дни соответствуют режиму

Тревожный признак

Все дни пустые или рабочие дни попадают на праздники

График на следующий год

Норма

Заполнен до начала января

Тревожный признак

Январь пустой — зарплата за месяц не рассчитается корректно

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — незаполненный график на новый год. Производственный календарь обновляется вместе с релизом, а графики сотрудников нужно заполнять вручную (в ЗУП есть обработка массового заполнения). До заполнения расчёт январской зарплаты выполнять нельзя.

Вторая ошибка — неверная дата отсчёта цикла у сменного графика. Смены «съезжают» на день, и фактические выходы перестают совпадать с плановыми. Исправляется это в свойствах графика, но только до того, как по нему рассчитаны периоды, либо созданием нового графика с корректной датой.

Частые вопросы

Почему в меню нет пункта «Графики работы»?

Скорее всего, у вашей учётной записи недостаточно прав — справочник скрыт интерфейсом. Проверьте доступ через «Все функции» или попросите администратора добавить профиль кадровика/расчётчика зарплаты.

Нужно ли заполнять график каждый год заново?

Да. Графики заполняются на конкретный календарный год. Перед началом нового года обновите производственный календарь и заполните все действующие графики, иначе расчёт зарплаты за январь будет некорректным.

Чем график отличается от табеля?

График — это план: сколько сотрудник должен работать. Табель — факт: сколько он реально отработал с учётом отпусков, больничных и прогулов. Зарплата считается сопоставлением плана и факта.

Как настроить график «сутки через трое»?

Создайте график со способом заполнения «по циклам произвольной длины», задайте цикл из четырёх дней (рабочие сутки с указанием часов, затем три выходных) и установите правильную дату отсчёта. Ночные часы выделяются отдельным видом времени для доплаты.

Можно ли удалить неиспользуемый график?

Только если на него нет ссылок в кадровых документах и расчётах. Если график когда-либо назначался сотрудникам, безопаснее пометить его как архивный в наименовании и не использовать, чем удалять.

Где посмотреть, какой график назначен сотруднику?

В карточке сотрудника в ЗУП — в блоке текущих кадровых данных, а также через отчёт «Штатное расписание» или историю кадровых переводов. Там видно, с какой даты действует каждый график.