Как провести отпуск в 1С:Бухгалтерия

Отпуск в 1С:Бухгалтерия оформляется документом «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры». Документ рассчитывает средний заработок, начисляет отпускные, удерживает НДФЛ и формирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту. Чтобы расчёт прошёл корректно, важно заранее проверить настройки учётной политики, график работы сотрудника и наличие начислений за расчётный период.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 с включённым учётом зарплаты в самой программе (не во внешней программе вроде 1С:ЗУП). Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, отпуск оформляется там, а в бухгалтерию попадают только сводные проводки.

Подготовка: что проверить до оформления отпуска

Перед созданием документа убедитесь, что в программе ведётся учёт зарплаты. Откройте «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты»: должна быть выбрана настройка учёта «В этой программе». Если выбран учёт во внешней программе, документ «Отпуск» будет недоступен, и оформлять отпуск нужно в 1С:ЗУП.

Проверьте кадровые данные сотрудника: приём на работу должен быть оформлен документом «Приём на работу», в нём указан график работы и оклад или тарифная ставка. Без приёма на работу сотрудник не появится в списке для начисления отпуска.

За расчётный период (обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска) в базе должны быть начисления зарплаты. Если сотрудник принят недавно и начислений нет, программа рассчитает отпускные из оклада, но сам факт отсутствия истории стоит проверить — возможно, зарплату за прошлые месяцы ещё не ввели.

Создание документа «Отпуск»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Все начисления», нажмите «Создать» и выберите вид документа «Отпуск». Альтернативный путь — «Зарплата и кадры → Отпуска». В новом документе заполните обязательные поля: организацию (если их несколько), сотрудника, дату документа и период отпуска — даты начала и окончания.

После указания периода программа автоматически рассчитает средний дневной заработок, сумму отпускных и НДФЛ. Если в документе установлен флаг расчёта зарплаты за месяц, вместе с отпускными начислится и зарплата за отработанные дни текущего месяца — это удобно, когда отпуск начинается в середине месяца.

Обратите внимание на поле вида отпуска. По умолчанию используется ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Для учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты или дополнительного отпуска выберите соответствующий вид начисления — от него зависят проводки и порядок налогообложения.

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату документа
3. 3
   Задайте период отпуска: даты начала и окончания
4. 4
   Проверьте вид отпуска (основной, учебный, без сохранения)
5. 5
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте суммы
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки
7. 7
   Оформите выплату отпускных отдельной ведомостью

Как проверить расчёт среднего заработка

В форме документа нажмите на сумму среднего заработка или кнопку с зелёным карандашом рядом с полем расчёта. Откроется форма «Расчёт среднего заработка»: в ней видно, какие начисления и отработанные дни вошли в базу по каждому месяцу расчётного периода.

Сверьте базу с расчётным листком сотрудника. В расчёт среднего заработка включаются выплаты за труд: оклад, премии, надбавки. Не включаются больничные, отпускные прошлых периодов, материальная помощь и другие социальные выплаты, а также периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок.

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный или отпуск за свой счёт), программа пересчитает количество учитываемых календарных дней пропорционально. Это нормально — сумма среднего дневного заработка при этом может отличаться от грубой оценки «оклад, делённый на 29,3».

НДФЛ, взносы и проводки по отпускным

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Программа удерживает НДФЛ при проведении документа «Отпуск», а перечислить налог нужно в стандартные сроки, действующие для НДФЛ. Дата фактического получения дохода по отпускным — день их выплаты, поэтому важно, чтобы ведомость на выплату была оформлена корректно.

Типовые проводки, которые формирует документ: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения и способа отражения зарплаты) Кт 70 — начисление отпускных; Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ. Страховые взносы начисляются документом «Начисление зарплаты» при закрытии месяца либо отдельной операцией, в зависимости от настроек.

Способ отражения в учёте задаётся в настройках зарплаты или в карточке сотрудника (поле «Способ отражения»). Если у сотрудника способ не задан, программа использует способ по умолчанию из настроек организации — проверьте, что затраты попадают на нужный счёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа «Отпуск»

Норма

Дт счёта затрат Кт 70 на сумму отпускных, Дт 70 Кт 68.01 на НДФЛ

Тревожный признак

Проводок нет или счёт затрат не соответствует подразделению сотрудника

Оборотно-сальдовая ведомость по 70

Норма

Кредитовое сальдо равно сумме к выплате после удержания НДФЛ

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с ведомостью на выплату

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отпускные отражены отдельной строкой, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Отпускные отсутствуют или задвоены

Регистр НДФЛ

Норма

Доход отражён с датой выплаты

Тревожный признак

Дата дохода совпадает с датой начисления, а не выплаты

Выплата отпускных

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — это требование Трудового кодекса. Сам документ «Отпуск» выплату не оформляет: нужна отдельная ведомость — «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» из раздела «Зарплата и кадры → Ведомости».

В ведомости выберите вид выплаты «Отпуск» — программа подберёт сотрудников с невыплаченными отпускными и заполнит суммы автоматически. Проверьте дату ведомости: именно она определяет дату получения дохода для НДФЛ и попадание сумм в отчётность 6-НДФЛ.

Если оплата проходит через банк по зарплатному проекту, после проведения ведомости оформите платёжное поручение и выгрузку реестра в банк. При выплате из кассы на основании ведомости создаётся расходный кассовый ордер.

Особые сценарии

Отпуск с последующим увольнением

Оформите отпуск обычным документом, затем создайте документ «Увольнение» датой последнего дня отпуска. В документе увольнения программа рассчитает компенсацию за неиспользованные дни, если они остались, и окончательный расчёт. Все суммы выплачиваются в день увольнения.

Отпуск без сохранения зарплаты

Создаётся тем же документом «Отпуск», но выбирается вид начисления «Отпуск без оплаты». Средний заработок не рассчитывается, начислений нет — документ фиксирует отсутствие сотрудника и исключает эти дни из расчёта зарплаты за месяц.

Отпуск попадает на два месяца

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, программа разделит отпускные по месяцам в учёте. Проводки по части следующего месяца могут отражаться через счёт 97 (расходы будущих периодов) в зависимости от настроек учётной политики. Проверьте корректность распределения в проводках документа.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отпуск основной оплачиваемый, зарплата ведётся в 1С:БухгалтерииДокумент «Отпуск» → ведомость на выплату → проверка проводок

Зарплата ведётся в 1С:ЗУПОформите отпуск в ЗУП, в бухгалтерию перенесите только отражение в учёте

Сотрудник увольняется после отпускаСначала «Отпуск», затем «Увольнение» последним днём отпуска

Отпуск без сохранения зарплатыДокумент «Отпуск» с видом «Отпуск без оплаты», выплата не требуется

Частые ошибки при проведении отпуска

Наиболее распространённая проблема — неверный средний заработок из-за неполных данных за расчётный период. Если зарплату за прошлые месяцы ввели позже или частично, пересчитайте документ «Отпуск» после актуализации начислений.

Вторая типичная ошибка — выплата отпускных вместе с зарплатой в конце месяца вместо отдельной ведомости до начала отпуска. Это нарушает требование о сроках выплаты и искажает дату получения дохода для НДФЛ.

Третья ошибка — ручная корректировка сумм в документе без анализа причины расхождения. Если расчёт программы кажется неверным, сначала проверьте базу среднего заработка и кадровые данные, а не правьте цифры вручную: ручные правки ломают связь с регистрами и отчётностью.

Проверка результата после проведения

После проведения документа и выплаты откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»). В нём должны быть отражены отпускные, удержанный НДФЛ и выплаченная сумма. Сальдо по сотруднику после выплаты должно соответствовать только невыплаченной зарплате за месяц.

Сверьте обороты по счёту 70 в оборотно-сальдовой ведомости и данные регистров НДФЛ через отчёт «Анализ НДФЛ». Если отпуск попадает в отчётный квартал, проверьте, что суммы корректно попали в раздел 2 формы 6-НДФЛ с датой выплаты отпускных.

Частые вопросы

Что делать, если документ «Отпуск» не рассчитывает суммы?

Проверьте, что у сотрудника есть проведённый приём на работу с указанным окладом, а в настройках зарплаты выбран учёт «В этой программе». Также убедитесь, что заполнен производственный календарь на нужный год — без него расчёт дней невозможен.

Можно ли оформить отпуск задним числом?

Технически можно, но если период уже закрыт и отчётность сдана, это потребует уточнённых деклараций по НДФЛ и взносам. Безопаснее оформлять документ до начала отпуска или хотя бы до закрытия месяца.

Почему средний заработок в отпуске отличается от оклада, делённого на 29,3?

В базу среднего заработка входят премии и надбавки, а из неё исключаются больничные, прошлые отпускные и периоды сохранения среднего заработка. Неполностью отработанные месяцы пересчитываются по фактическим календарным дням, поэтому итог почти всегда отличается от грубой оценки.

Нужен ли отдельный документ для страховых взносов с отпускных?

Отдельный документ не требуется: взносы начисляются при проведении «Начисления зарплаты» за месяц, куда попадают и отпускные. Проверьте итоговые суммы взносов в отчёте «Анализ взносов» после закрытия месяца.

Как оформить отпуск директору, который является единственным учредителем?

Так же, как любому сотруднику: приём на работу, затем документ «Отпуск». Если директору начисляется зарплата, отпускные рассчитываются в общем порядке. Если зарплата не начисляется, рассчитывать отпускные не из чего — документ можно оформить только как отпуск без сохранения.

Что делать, если отпускные выплачены, а потом период отпуска изменился?

Отмените проведение ведомости и документа «Отпуск», исправьте период, пересчитайте суммы и оформите выплату заново. Если переплата уже ушла сотруднику, удержание оформляется отдельно с учётом ограничений Трудового кодекса на удержания из зарплаты.