Как в 1С Бухгалтерии принять сотрудника на работу

Приём сотрудника на работу в 1С Бухгалтерии 8.3 выполняется через кадровый документ «Приём на работу», который автоматически создаёт элемент справочника «Сотрудники», фиксирует условия трудового договора и назначает плановые начисления. От корректности этого документа зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и кадровая отчётность, поэтому ошибки на этом этапе потом приходится исправлять цепочкой документов.

Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, с включённым учётом зарплаты и кадров. В базовых версиях без подсистемы расчёта зарплаты документ приёма недоступен — там ведётся только бухгалтерский и налоговый учёт. Перед началом убедитесь, что в настройках учётной политики и параметрах учёта включён расчёт зарплаты: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты».

Порядок действий одинаков как для штатного сотрудника, так и для совместителя; различия задаются видом занятости и ставкой. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата и типичных ошибок.

Что подготовить до оформления приёма

Прежде чем создавать документ, проверьте базовые справочники — от них зависит, насколько правильно программа рассчитает зарплату и налоги. Минимальный набор: организация с заполненными реквизитами, справочник «Физические лица» с данными нового работника (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС), справочник «Должности» и график работы сотрудников.

Если физическое лицо уже есть в базе (например, человек ранее работал или получал выплаты как подрядчик), не создавайте дубликат — выберите существующую карточку. Дубли физических лиц приводят к раздвоению данных по НДФЛ и взносам, а объединить их потом можно только вручную с риском потери истории.

Также заранее проверьте настройку учёта зарплаты: раздел «Главное» → «Учётная политика» и «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Там должны быть указаны порядок отражения зарплаты в учёте, способы учёта зарплаты и реквизиты для уплаты налогов. Если эти настройки не заполнены, документ приёма создать получится, но проводки по начислению сформируются некорректно.

Как создать документ «Приём на работу»

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». В шапке документа укажите организацию, дату приёма (дату выхода сотрудника на работу) и подразделение, если ведётся учёт по подразделениям.

Далее заполните основные поля документа:

• Сотрудник — выберите физическое лицо или создайте новое кнопкой «+»; программа предложит завести карточку сотрудника автоматически;
• Должность — выберите из справочника «Должности»; при необходимости создайте новую позицию прямо из документа;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство;
• График работы — пятидневка, сменный график или неполное рабочее время;
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисление — как правило, «Оплата по окладу» — и размер оклада или тарифной ставки. Если сотруднику положены постоянные надбавки (за стаж, вредность, районный коэффициент), добавьте их в табличную часть начислений. Начисления, указанные здесь, станут плановыми и будут автоматически подтягиваться в документ «Начисление зарплаты» каждый месяц.

1. 1
   Проверьте справочники: физические лица, должности, графики работы
2. 2
   Создайте документ «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу»
3. 3
   Заполните сотрудника, должность, вид занятости, график и ставку
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» укажите оклад и постоянные надбавки
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
6. 6
   Проверьте карточку сотрудника и плановые начисления

Заполнение данных для НДФЛ и страховых взносов

Кадровый документ сам по себе не содержит налоговых данных — они хранятся в карточке физического лица и сотрудника. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылкам «Налог на доходы» и «Страховые взносы». Для НДФЛ укажите статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) — от этого зависит ставка налога. Для взносов проверьте вид застрахованного лица: по умолчанию ставится стандартный статус, но для иностранцев и отдельных категорий он отличается.

Если сотрудник имеет право на стандартные вычеты (на детей и др.), заявление и вычеты вносятся отдельно: в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» → «Стандартные вычеты» или документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Вычет начнёт применяться с месяца, указанного в заявлении.

ИНН и СНИЛС вводите в карточку физического лица внимательно — эти данные попадают в персонифицированную отчётность (6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-СТАЖ и персучёт в СФР). Ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу при приёме отчёта и необходимости подавать корректировку.

Как распечатать приказ о приёме (форма Т-1)

После проведения документа станет доступна печать приказа: кнопка «Печать» → «Приказ о приёме на работу (Т-1)» в форме документа. В приказ подтянутся данные организации, сотрудника, должности, оклада и условий приёма. Если в организации используется унифицированная форма Т-1, проверьте, что в карточке организации заполнены руководитель и его должность — эти данные выводятся в подписи.

Номер приказа программа присваивает автоматически по нумерации кадровых документов. При необходимости номер можно изменить вручную в поле «Номер» документа, но делайте это до печати и подписания, чтобы бумажный и электронный документы совпадали.

Особые сценарии приёма

Приём совместителя

Для внутреннего совместителя создайте новый элемент справочника «Сотрудники» на то же физическое лицо — в 1С каждый вид занятости оформляется отдельной карточкой сотрудника. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», ставку (обычно 0,5 или меньше) и отдельный график, если режим работы отличается. НДФЛ программа посчитает совокупно по физическому лицу, что соответствует правилам.

Для внешнего совместителя физическое лицо создаётся как обычно, но вид занятости — «Внешнее совместительство». Учтите, что стандартные вычеты по НДФЛ внешний совместитель получает только у одного работодателя по его выбору.

Приём на испытательный срок и по срочному договору

Условие об испытательном сроке и срок действия срочного договора указываются в полях документа приёма (в зависимости от релиза — на вкладке «Трудовой договор» или в дополнительных реквизитах). Эти данные попадают в печатную форму приказа. Если срок договора указан, программа напомнит о его окончании в кадровых отчётах, но автоматического увольнения не произойдёт — его оформляют отдельным документом.

Проверка результата после оформления

После проведения документа откройте справочник «Сотрудники» и найдите новую карточку. Проверьте, что в ней отображаются текущее место работы, должность и подразделение. По ссылке «Начисления и удержания» в карточке должны быть видны плановые начисления с правильными суммами.

Контрольная проверка — сформируйте документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма (можно черновик, без проведения) и убедитесь, что сотрудник попадает в табличную часть автоматически, а сумма оклада соответствует отработанным дням. Если сотрудник не подтягивается — чаще всего дело в дате приёма, дате документа начисления или незаполненном графике.

Дополнительно полезно сформировать кадровый отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам») и убедиться, что новый работник отображается с корректными данными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в справочнике «Сотрудники»

Норма

Создана одна карточка, указаны должность, подразделение, дата приёма

Тревожный признак

Карточки две или данные пустые — возможен дубликат физлица

Плановые начисления

Норма

Оклад и надбавки видны в карточке сотрудника

Тревожный признак

Начислений нет — документ приёма не проведён или вкладка не заполнена

Начисление зарплаты за месяц приёма

Норма

Сотрудник подтягивается автоматически, сумма пропорциональна дням

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует — проверьте дату приёма и график работы

Печатная форма Т-1

Норма

Все поля заполнены, есть руководитель и номер приказа

Тревожный признак

Пустые подписи — не заполнена карточка организации

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически да — дату документа можно поставить любой прошедшей датой, если период не закрыт. Но учтите: придётся доначислить зарплату за прошедшие месяцы, пересчитать НДФЛ и взносы, а при необходимости подать уточнённую отчётность. Если период закрыт датой запрета редактирования, сначала снимите ограничение в разделе «Администрирование».

Что делать, если ошибся в окладе после проведения приёма?

Не редактируйте проведённый кадровый документ, если по сотруднику уже были начисления. Оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с даты, с которой действует новый оклад. Если начислений ещё не было, можно просто исправить сумму в документе приёма и перепровести его.

Как принять сотрудника, если в базе несколько организаций?

В шапке документа приёма выберите нужную организацию — кадровые документы в 1С ведутся раздельно по каждому юридическому лицу. Одно физическое лицо может быть сотрудником нескольких организаций одновременно, для каждой создаётся отдельная карточка сотрудника и свой документ приёма.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: документ приёма проведён, дата приёма не позже периода начисления, в карточке сотрудника заполнен график работы и есть плановое начисление. Также убедитесь, что в документе «Начисление зарплаты» выбраны та же организация и подразделение, что и в приёме.

Нужно ли отдельно заводить пользователя для нового сотрудника?

Нет. Карточка сотрудника — это объект учёта, а не учётная запись. Доступ в программу настраивается отдельно через «Администрирование» → «Пользователи и права», и только для тех сотрудников, которые реально работают в 1С.

Как оформить приём, если зарплата ведётся во внешней программе?

Если расчёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, то кадровый приём оформляется в ЗУП. В Бухгалтерии достаточно корректной настройки синхронизации — документы и данные по сотрудникам перенесутся автоматически при обмене.