Другое · 10 мин
Как оформить человека по совместительству в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника по совместительству в 1С:ЗУП: приём на работу, график, начисления, кадровые документы и проверка результата.
Оформление совместителя в 1С:ЗУП отличается от приёма основного сотрудника в нескольких ключевых точках: типе договора, ставке, графике работы и расчёте зарплаты. Если допустить ошибку на этапе приёма, дальше «поплывут» начисления, табель и отчётность, поэтому важно сразу выставить правильные параметры.
Совместительство бывает внутренним (сотрудник уже работает в вашей организации по основному месту и берёт дополнительную должность) и внешним (человек работает у другого работодателя, а у вас оформляется дополнительно). В 1С эти сценарии оформляются по-разному, и это первый вопрос, который нужно решить до начала работы в программе.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 — наиболее распространённый вариант. В «1С:Бухгалтерии» с расширенным кадровым учётом логика похожа, но часть документов называется иначе.
Определите вид совместительства до начала работы в программе
Первый шаг — понять, какой именно случай у вас. От этого зависит, создавать ли нового сотрудника или добавлять запись к существующему.
Внешнее совместительство — человек у вас раньше не работал. В 1С вы создаёте новое физическое лицо и нового сотрудника, в документе приёма выбираете вид занятости «Внешнее совместительство».
Внутреннее совместительство — сотрудник уже принят в организацию по основному месту. Новое физлицо создавать нельзя: приём оформляется на то же физическое лицо, программа создаст вторую запись сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если создать дубликат физлица, отчётность по НДФЛ и страховым взносам будет некорректной.
Внутреннее или внешнее совместительство
Сотрудник уже есть в базе по основному месту. Приём оформляется на то же физлицо, создаётся вторая запись сотрудника. Ограничение: нельзя дублировать физическое лицо.
Человек новый для организации. Создаётся новое физлицо и сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». Ограничение: нужны документы, подтверждающие личность, как при обычном приёме.
Создайте сотрудника и оформите приём на работу
Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»). Заполните его внимательно: именно здесь задаются все ключевые параметры совместителя.
В поле «Сотрудник» для внешнего совместителя нажмите «Создать» и введите ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН при наличии. Для внутреннего совместителя выберите существующее физлицо — программа сама предложит оформить дополнительное место работы.
Далее заполните поля документа:
- Вид занятости — «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Это самое важное поле: от него зависят расчёты и отчётность.
- Подразделение и должность — из штатного расписания. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию с нужным количеством ставок.
- Количество ставок — например, 0,5 или 0,25. Не оставляйте «1», если человек работает неполное время.
- Дата приёма и условия договора (срочный/бессрочный).
- График работы — отдельный график для неполного рабочего времени (подробнее ниже).
Настройте график работы совместителя
Стандартный пятидневный график совместителю обычно не подходит: табель будет заполняться полными днями, а зарплата считаться от полной нормы времени. Нужен отдельный график неполного рабочего времени.
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите способ заполнения — например, «По дням недели» — и задайте реальные часы работы: например, по 4 часа в день при ставке 0,5. В параметрах графика установите флажок «Неполное рабочее время» и укажите вид: неполный рабочий день или неполная рабочая неделя.
Проверьте, что в графике корректно заполнен производственный календарь и нет пересечений с праздничными днями, которые планируются как рабочие. Ошибка в графике — самая частая причина неверного табеля у совместителей.
Назначьте начисления и проверьте оплату
На вкладке «Оплата труда» документа приёма программа обычно подставляет начисление по умолчанию — «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Убедитесь, что оклад указан из расчёта полной ставки: программа сама пересчитает сумму пропорционально доле ставки (0,5, 0,25 и т.д.).
Если вы укажете уже «урезанный» оклад и при этом долю ставки 0,5, зарплата будет занижена вдвое. Это одна из самых распространённых ошибок. Правильно: оклад по штатному расписанию — полный, доля ставки учитывается автоматически.
При необходимости добавьте надбавки, премии и доплаты через кнопку «Добавить» в таблице начислений. Для внутреннего совместителя проверьте, что начисления по основному месту не задвоились — они должны остаться только в основном документе приёма.
Сформируйте кадровые документы
После проведения приёма на работу распечатайте необходимые документы прямо из документа — кнопка «Печать». Доступны: трудовой договор, приказ о приёме (форма Т-1 или произвольная), личная карточка.
В трудовом договоре с совместителем обязательно должно быть указание, что работа является совместительством, а также режим рабочего времени, отличающийся от общих правил организации. Проверьте, что эти формулировки попали в печатную форму — в типовых шаблонах 1С они подставляются из реквизитов приёма, но при изменённых шаблонах могут отсутствовать.
Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника и только по основному месту работы. В ЭТК (сведения о трудовой деятельности) сведения о совместительстве, как правило, не подаются — кадровый мероприятий «Приём» по совместителю в ЕФС-1 не требуется, если это не перевод на основное место.
Начислите зарплату и проверьте результат
Первый расчёт — контрольная точка всей настройки. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и убедитесь, что совместитель попал в табличную часть.
Проверьте три вещи: сумма начисления соответствует доле ставки (оклад × 0,5 при полностью отработанном времени), отработанные дни и часы совпадают с графиком, НДФЛ и взносы рассчитались. Для внутреннего совместителя НДФЛ должен считаться суммарно по обоим местам работы — программа делает это автоматически по одному физлицу.
Как проверить результат
Равна окладу, умноженному на долю ставки
Равна полному окладу или вдвое меньше ожидаемой
Дни и часы соответствуют графику совместителя
Заполнены полные 8-часовые дни по пятидневке
Считается по совокупности доходов обоих мест работы
Налог посчитан отдельно или не посчитан вовсе
Указано «Совместительство» (внутреннее или внешнее)
Стоит «Основное место работы»
Особые сценарии и ограничения
Совместитель переходит на основное место
Если внешний совместитель становится основным работником, в 1С оформляется кадровый перевод: документ «Кадровый перевод» с изменением вида занятости на «Основное место работы». Увольнять и принимать заново не нужно, если в вашей методологии учёта принят перевод — уточните этот момент у кадровика, так как юридически возможны оба варианта.
Увольнение совместителя
Оформляется стандартным документом «Увольнение» по конкретной записи сотрудника. Для внутреннего совместителя увольнение с дополнительного места не затрагивает основное — проверьте, что в документе выбран именно тот сотрудник (в списке будут две записи с одинаковым ФИО, различайте их по подразделению и должности).
Ограничения по продолжительности работы
Трудовое законодательство ограничивает работу по совместительству: как правило, не более половины нормы рабочего времени за учётный период. Программа не заблокирует приём на полную ставку по совместительству — контроль этого условия лежит на кадровике. Также есть категории работников, которым совместительство ограничено или запрещено (несовершеннолетние, работники с вредными условиями труда в отдельных случаях) — это проверяется вне программы, на этапе кадрового решения.
Что важно запомнить
Совместитель оформляется документом «Приём на работу» с правильным видом занятости, долей ставки и отдельным графиком неполного времени. Оклад указывается полный — долю ставки программа учитывает сама. Внутренний совместитель создаётся на существующее физлицо. Первый расчёт зарплаты и табель — обязательная проверка корректности настройки.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместителя в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, если в вашей версии включён расширенный кадровый учёт. Документ «Приём на работу» доступен в разделе «Зарплата и кадры», логика заполнения аналогична: вид договора «по совместительству», доля ставки, отдельный график. Однако возможности по графикам и начислениям там уже, чем в ЗУП.
Нужно ли создавать отдельное штатное расписание для совместителей?
Нет. Совместитель занимает позицию в общем штатном расписании, просто количество занимаемых ставок указывается дробным (0,5, 0,25). Одна позиция может быть занята и основным работником, и совместителем одновременно, если по позиции предусмотрено достаточно ставок.
Почему совместителю начислилась полная зарплата, хотя указана ставка 0,5?
Чаще всего причина в графике: сотруднику назначен обычный график с полной нормой времени, и программа считает время полностью отработанным без учёта доли ставки в формуле начисления. Проверьте график работы и формулу начисления — в типовой «Оплате по окладу» учитывается и доля ставки, и отработанное время.
Как оформить внутреннего совместителя, если программа не находит физлицо?
В документе приёма в поле «Сотрудник» начните вводить ФИО и выберите существующего человека из списка физических лиц, а не создавайте нового. Если физлицо не находится, проверьте справочник «Физические лица» — возможно, запись есть, но с опечаткой в ФИО или без даты рождения.
Подавать ли сведения о совместителе в ЕФС-1?
Приём по совместительству, как правило, не отражается в сведениях о трудовой деятельности — эти данные подаются по основному месту работы. Исключения и текущие требования уточняйте в актуальных разъяснениях СФР, так как правила периодически уточняются.
Можно ли совместителю установить оклад выше, чем у основного работника на той же должности?
Технически в программе ограничений нет — оклад задаётся позицией штатного расписания или документом приёма. Вопрос соответствия условий оплаты требованиям законодательства и локальным актам организации решается кадровой службой, а не настройкой 1С.