Как принять сотрудника на работу в 1С:Бухгалтерия

Приём сотрудника на работу в 1С:Бухгалтерия 8.3 оформляется документом «Приём на работу», который находится в разделе «Зарплата и кадры». Документ фиксирует дату выхода, должность, подразделение, оклад и график работы — на основании этих данных программа рассчитывает зарплату, взносы и НДФЛ. Если приём оформлен с ошибкой или не оформлен вовсе, сотрудник не попадёт в расчётные ведомости, а отчётность по нему будет некорректной.

Порядок действий зависит от того, ведёте ли вы кадровый учёт в самой 1С:Бухгалтерия или используете связку с 1С:ЗУП. В «чистой» бухгалтерии достаточно одного документа приёма; в связке приём создаётся в ЗУП и переносится в бухгалтерию синхронизацией. Ниже разобран основной сценарий для 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), а также особенности совместителей, договоров ГПХ и проверка результата.

Перед началом убедитесь, что в настройках учётной политики и параметрах учёта включён расчёт зарплаты в программе: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты» → вариант «В этой программе». Если выбран вариант «Во внешней программе», документ приёма в бухгалтерии будет недоступен или не влияет на расчёт.

Подготовка: настройки программы и справочники

До создания документа приёма проверьте три вещи. Во-первых, режим расчёта зарплаты: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты». Если расчёт ведётся во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), приём оформляется там, а в бухгалтерию попадает только через обмен. Во-вторых, графики работы: в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Графики работы сотрудников» должен существовать подходящий график (обычно «Пятидневка»), при необходимости создайте свой с заполнением по производственному календарю.

В-третьих, убедитесь, что в справочниках есть нужное подразделение и должность. Подразделения создаются в разделе «Справочники» → «Подразделения», должности подтягиваются прямо из документа приёма — их можно добавить «на лету». Также проверьте, что в учётной политике организации заданы корректные настройки страховых взносов и НДФЛ, иначе начисления по новому сотруднику будут считаться неправильно.

Создание карточки сотрудника и физического лица

Сотрудник в 1С — это элемент справочника, связанный с физическим лицом. Одно физлицо может иметь несколько сотрудников (например, основное место и внутреннее совместительство). В документе приёма в поле «Сотрудник» нажмите «Создать» и введите ФИО. Программа автоматически выполнит поиск дублей по физлицам: если человек уже работал в организации, выберите существующую запись, а не создавайте новую — иначе история НДФЛ и вычетов раздвоится.

В карточке физического лица заполните дату рождения, ИНН, СНИЛС, пол, гражданство. Эти данные обязательны для персонифицированной отчётности и расчёта взносов. По ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — от этого зависит ставка НДФЛ. Адрес и телефон не обязательны для расчёта, но нужны для печатных форм и отчётов.

Оформление документа «Приём на работу»

Откройте «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), сотрудника, дату приёма — именно с этой даты человек начнёт попадать в расчёт. Укажите подразделение и должность: подразделение влияет на отражение зарплаты в проводках (счёт затрат), поэтому выбирайте его внимательно.

На вкладке «Главное» задайте количество ставок (1 — полная ставка, 0,5 — полставки), график работы, вид занятости (основное место, совместительство). В таблице «Начисления» добавьте строку с видом расчёта «Оплата по окладу» и укажите размер оклада — для неполной ставки указывайте полный оклад по штатному расписанию, программа сама пересчитает пропорционально ставке и отработанному времени.

По кнопке «Печать» доступен приказ о приёме по форме Т-1. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Проведённый документ создаёт записи в регистрах кадрового учёта и плановых начислений — без проведения сотрудник в расчёт зарплаты не попадёт.

1. 1
   Проверьте настройку расчёта зарплаты: Администрирование → Параметры учёта → Настройка зарплаты → «В этой программе».
2. 2
   Убедитесь, что созданы подразделение и график работы.
3. 3
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать».
4. 4
   Создайте или выберите сотрудника, заполните данные физлица (ИНН, СНИЛС, статус НДФЛ).
5. 5
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, ставку, график и оклад.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 при необходимости.
7. 7
   Проверьте, что сотрудник появился в документе «Начисление зарплаты» за месяц приёма.

Отдельные сценарии приёма

Внутренний совместитель

Внутренний совместитель оформляется как отдельный сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. В документе приёма создайте нового сотрудника, выберите существующее физлицо, укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» и долю ставки. НДФЛ по обоим сотрудникам будет считаться консолидированно по одному физлицу.

Внешний совместитель и неполное время

Для внешнего совместителя создаётся обычный приём с видом занятости «Внешнее совместительство» и неполной ставкой. Важно указать корректный график работы: если человек работает по сокращённому расписанию, стандартная «Пятидневка» даст неверную норму времени, и оклад посчитается неправильно. Создайте отдельный график с нужным режимом.

Договор ГПХ

Работник по договору гражданско-правового характера в 1С:Бухгалтерия оформляется не приёмом, а документом «Договор подряда» (раздел «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда»). Физлицо создаётся так же, но трудовой приказ не формируется, а начисления идут по договору. Не оформляйте подрядчика через «Приём на работу» — это исказит кадровую отчётность и страховые взносы.

Как оформить разные варианты работы

Приём на работу

Штатный сотрудник по трудовому договору: основное место или совместительство. Формирует приказ Т-1 и плановые начисления.

Договор подряда (ГПХ)

Разовые работы или услуги. Без кадрового приказа, оплата по актам, особый порядок взносов.

Приём в 1С:ЗУП с синхронизацией

Если кадры ведутся в ЗУП — приём создаётся там и переносится в бухгалтерию обменом. Дублировать документ вручную нельзя.

Проверка результата после приёма

Сразу после проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображаются подразделение, должность и плановое начисление с окладом. Затем создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма и нажмите «Заполнить» — сотрудник должен появиться в табличной части с суммой, рассчитанной пропорционально отработанным дням с даты приёма.

Дополнительно проверьте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику: там должны быть видны оклад, норма и факт времени по графику, удержанный НДФЛ. Если сотрудник принят не с начала месяца, сумма будет меньше оклада — это норма, а не ошибка. Если сотрудник не попадает в начисление, чаще всего причина в непроведённом документе приёма, неверной дате приёма или отсутствии планового начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе «Начисление зарплаты»

Норма

Строка появляется при автозаполнении, сумма соответствует окладу с учётом ставки и дней

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке — проверьте проведение приёма и дату приёма

Плановое начисление в карточке сотрудника

Норма

Видна строка «Оплата по окладу» с суммой

Тревожный признак

Начисление пустое — добавьте его в документе приёма

Расчётный листок

Норма

Норма времени соответствует графику, НДФЛ рассчитан

Тревожный признак

Норма нулевая или неверная — проверьте график работы

Данные физлица

Норма

ИНН, СНИЛС, статус НДФЛ заполнены, дублей нет

Тревожный признак

Два одинаковых физлица — объедините через поиск и устранение дублей

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при приёме обычно всплывают не сразу, а при расчёте зарплаты или сдаче отчётности. Самые распространённые: создание дубля физлица, неправильная дата приёма (из-за неё первый месяц считается неверно), отсутствие планового начисления в документе, выбор неверного подразделения (зарплата уходит не на тот счёт затрат) и использование стандартного графика для сотрудника с нестандартным режимом.

Если ошибку обнаружили после расчёта зарплаты, не редактируйте проведённый приём «задним числом» без анализа последствий: изменение оклада или даты приёма потребует перерасчёта всех начислений и НДФЛ за затронутые месяцы. Для изменения условий работы (оклада, должности, подразделения) используйте документ «Кадровый перевод», а не редактирование первичного приёма.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерия 8.3 находится документ приёма на работу?

В разделе «Зарплата и кадры» → подраздел «Кадровый учёт» → «Приёмы на работу». Если пункта нет, проверьте в «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты», что выбран расчёт «В этой программе», а также права пользователя.

Можно ли принять сотрудника задним числом?

Технически можно — укажите фактическую дату приёма в документе. Но если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт начислений, НДФЛ и взносов, а также возможна подача корректирующей отчётности. Перед таким действием сделайте копию базы.

Как оформить сотрудника на полставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5, а в таблице начислений — полный оклад по штатному расписанию. Программа сама рассчитает оплату пропорционально ставке и отработанному времени. Указывать уже уменьшенный оклад не нужно — сумма занизится вдвое.

Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Что делать?

Проверьте по порядку: проведён ли документ приёма; не позже ли дата приёма расчётного месяца; есть ли в приёме строка планового начисления; заполнен ли график работы. Чаще всего причина — непроведённый документ или отсутствие начисления.

Нужно ли заводить приём в бухгалтерии, если зарплата считается в 1С:ЗУП?

Нет. При связке ЗУП + Бухгалтерия кадровые документы создаются только в ЗУП и переносятся в бухгалтерию синхронизацией. Ручное дублирование приёма в бухгалтерии приведёт к задвоению сотрудников и ошибкам в отражении зарплаты.

Как изменить оклад или должность уже принятому сотруднику?

Используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры»): в нём меняются подразделение, должность, график и размер начислений с нужной даты. Редактировать первичный документ приёма для этого не следует — так сохраняется корректная история изменений.