Как в 1С 8 начислить отпускные при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) эта операция выполняется штатно — без ручных расчётов и отдельных документов, если правильно оформить кадровое увольнение. Программа сама определит остаток отпуска, рассчитает средний заработок и начислит сумму.

Типичная ошибка бухгалтеров — начислять компенсацию документом «Разовое начисление» или вручную добавлять строку в расчётный листок. Такой подход ломает отчётность: остатки отпусков не спишутся, средний заработок посчитается не по правилам, а в отчётах 6-НДФЛ и РСВ появятся расхождения. Ниже разобран корректный порядок действий.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1). В 1С:Бухгалтерии 8 с расчётом зарплаты механизм похожий, но часть возможностей ограничена — отдельные отличия указаны по ходу статьи.

Проверка настроек перед расчётом

Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что в программе включены нужные возможности. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что установлен флаг учёта остатков отпусков. Без этого программа не сможет автоматически определить количество дней компенсации.

Также проверьте, что в справочнике «Виды отпусков» (Настройка → Виды отпусков) присутствует ежегодный основной отпуск и используемые в организации дополнительные отпуска — за вредные условия, ненормированный день и т.п. Компенсация считается по каждому виду отдельно.

Если сотрудник работает давно, а учёт в программе вели не с начала его трудовой деятельности, остатки отпусков нужно ввести вручную: в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через документ «Начальная штатная расстановка» / ввод остатков отпусков. Иначе программа посчитает дни только за период учёта в базе.

Оформление документа «Увольнение»

Основной документ — «Увольнение». Он находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком».

Заполните шапку документа: организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно на неё рассчитывается стаж для компенсации и окончательный расчёт. Основание увольнения выберите из классификатора — оно попадёт в приказ и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).

На вкладке «Условия увольнения» укажите, нужно ли начислить компенсацию отпуска. По умолчанию программа предлагает «Начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если сотрудник, наоборот, использовал отпуск авансом, программа предложит вариант удержания за неотработанные дни отпуска.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение».
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание.
3. 3
   На вкладке «Компенсация отпуска» проверьте количество дней по каждому виду отпуска, при необходимости скорректируйте.
4. 4
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте сумму компенсации, зарплату за отработанные дни, НДФЛ и взносы.
5. 5
   Проведите документ и распечатайте записку-расчёт по форме Т-61.

Расчёт количества дней компенсации

Количество дней программа определяет автоматически на вкладке «Компенсация отпуска». Расчёт строится на остатках отпусков: из положенных дней за период работы вычитаются фактически использованные. Остаток можно посмотреть заранее в отчёте «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты).

Проверьте дату, на которую рассчитан остаток, — она должна совпадать с датой увольнения. Если стаж сотрудника даёт право на дополнительные отпуска, убедитесь, что они отражены отдельными строками и тоже компенсируются.

В спорных случаях — например, длительные отпуска без сохранения зарплаты, которые частично не входят в отпускной стаж, — программа полагается на зарегистрированные отсутствия. Если отсутствия в базе оформлены не все, количество дней скорректируйте вручную прямо в документе, зафиксировав обоснование в комментарии.

Как программа считает средний заработок и сумму

Сумма компенсации рассчитывается по среднему дневному заработку за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Исключаются периоды и суммы, не участвующие в расчёте: больничные, отпускные, командировки и время простоя. Детализацию расчёта видно по кнопке с изображением калькулятора рядом с суммой или в печатной форме «Расчёт среднего заработка».

Если сотрудник отработал меньше года или в расчётном периоде нет начислений, программа применяет особые правила: берёт фактически отработанный период, а при полном отсутствии данных — считает от оклада (тарифной ставки). Это штатное поведение, но сумму в таких случаях стоит перепроверить вручную.

Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это одно из немногих увольнительных начислений, для которых нет необлагаемых лимитов. Налог и взносы рассчитываются в том же документе «Увольнение» на вкладке «Начисления и удержания» вместе с зарплатой за отработанные дни месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни отличаются или остаток равен нулю при реально неиспользованном отпуске

Средний дневной заработок

Норма

Расчётный период — 12 месяцев, исключены больничные и отпускные

Тревожный признак

В расчёт попали отпускные прошлых периодов или период пуст

НДФЛ и взносы

Норма

Начислены на всю сумму компенсации

Тревожный признак

Компенсация прошла без налога — проверьте вид начисления

Выплата и отражение в отчётности

Выплатить компенсацию нужно в день увольнения вместе с окончательным расчётом. В 1С:ЗУП оформляется ведомость: «Выплаты» → «Все ведомости» → создать ведомость в банк, кассу или через зарплатный проект. При заполнении ведомости выберите характер выплаты «Увольнение» — тогда подтянутся суммы именно из документа увольнения.

Для бухгалтерии сформируйте «Отражение зарплаты в бухучёте» за соответствующий месяц и синхронизируйте данные с 1С:Бухгалтерией. Компенсация отразится по дебету затратных счетов и кредиту 70 счёта, НДФЛ — на 68.01, взносы — на 69.

В отчётности компенсация попадёт в 6-НДФЛ как доход с кодом, соответствующим оплате труда при увольнении, в РСВ — в облагаемую базу, а также в персонифицированные сведения. Проверьте, что дата фактического получения дохода в 6-НДФЛ совпадает с датой выплаты.

Особые сценарии

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, в документе «Увольнение» выберите вариант «Удержать за использованный авансом отпуск». Программа рассчитает сумму удержания по среднему заработку на дату начала того отпуска, а не на дату увольнения — это важно для корректности.

Компенсация в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 с включённым расчётом зарплаты увольнение также оформляется кадровым документом, но автоматический расчёт остатков отпусков ограничен: количество дней обычно вводится вручную, а средний заработок рассчитывается по начислениям в программе. Для сложных случаев рекомендуется сверять дни с кадровыми данными.

Сотрудник увольняется в отпуске или после него

При увольнении с предоставлением отпуска с последующим увольнением сначала оформляется документ «Отпуск», а затем «Увольнение» датой последнего дня отпуска. Компенсация в этом случае начисляется только за дни, оставшиеся неиспользованными сверх предоставленного отпуска.

Перед массовым увольнением или в конце года удобно сверить остатки отпусков по всем сотрудникам отчётом «Остатки отпусков» и актуализировать их заранее. Тогда при оформлении увольнений дни совпадут с расчётом кадровика без ручных правок, а проверка займёт минуты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить компенсацию отдельным документом после проведения увольнения?

Штатно — нет, компенсация рассчитывается именно в документе «Увольнение». Если увольнение уже проведено без компенсации, отмените его проведение, включите начисление компенсации и проведите заново. Если период закрыт, используйте механизм исправления документов прошлого периода.

Почему программа показывает ноль дней компенсации?

Чаще всего не введены начальные остатки отпусков или сотрудник действительно использовал все дни. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и карточку сотрудника: если учёт в базе начат позже даты приёма на работу, введите остатки на дату начала учёта.

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. В отличие от выходного пособия в пределах установленного лимита, компенсация за неиспользованный отпуск освобождений не имеет. В 1С налоги рассчитываются автоматически в документе увольнения.

Как распечатать записку-расчёт по форме Т-61?

Из проведённого документа «Увольнение» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Записка-расчёт при увольнении (Т-61)». Форма содержит расчёт дней компенсации, среднего заработка и итоговых сумм к выплате.

Что делать, если сумма компенсации выплачена с ошибкой?

Если выплатили меньше — доначислите исправлением документа увольнения и выплатите разницу с компенсацией за задержку. Если больше — удержать излишек можно только в ограниченных случаях, предусмотренных законодательством; обычно сумму возвращают по согласованию с работником.

Нужно ли округлять дни компенсации до целых?

Законодательство обязательного округления не устанавливает, поэтому в 1С дни обычно считаются с дробной частью. Если в локальных актах организации закреплено округление в пользу работника, настройте его в параметрах расчёта отпусков или скорректируйте дни вручную.