Как в 1С:Бухгалтерии оформить отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в 1С:Бухгалтерии оформляется через документ «Больничный лист», а не через кадровый приказ на отпуск — это частая причина ошибок у начинающих пользователей. Программа рассчитает пособие автоматически на основании среднего заработка за два предыдущих календарных года и данных листка нетрудоспособности.

Порядок действий зависит от того, как у вас организован обмен с Фондом социального страхования: в режиме прямых выплат работодатель оформляет больничный и передаёт сведения в СФР, а пособие сотруднице выплачивает фонд. Если применяется зачётный механизм, пособие начисляется и выплачивается организацией. Ниже разобраны оба сценария для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.

Перед началом работы убедитесь, что в программе заведены актуальные данные сотрудницы: приём на работу, график, стаж, а также что в базу загружены сведения о заработке за расчётные годы. Если сотрудница принята недавно, а справки о заработке с прежнего места работы в базу не вносились, расчёт будет занижен или выполнен по МРОТ.

Проверка исходных данных перед оформлением

Корректность расчёта пособия полностью зависит от данных, внесённых в базу до создания больничного. Откройте карточку сотрудницы (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и проверьте дату приёма на работу, график работы и отсутствие ошибок в кадровых документах. Если сотрудница работает по совместительству, убедитесь, что больничный оформляется по нужному месту работы.

Для расчёта среднего заработка программе нужны начисления за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница в этот период работала у вас, данные уже есть в базе. Если работала у другого работодателя, внесите справку о заработке: в документе «Больничный лист» нажмите кнопку редактирования рядом с полем «Средний заработок» и добавьте справку от прежнего работодателя, либо используйте документ «Справка для расчёта пособий» из списка «Все начисления».

Отдельно проверьте настройки учётной политики по страховым взносам и пособиям: раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчетов», закладка «Страховые взносы». Там задаётся, применяет ли организация прямые выплаты через СФР. От этой настройки зависит, какие поля будут доступны в больничном и какие регламентированные отчёты потребуется сформировать.

Создание документа «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». В шапке документа укажите месяц начисления, организацию (если в базе несколько) и сотрудницу. Поле «Номер листка нетрудоспособности» заполните по бумажному больничному или по номеру электронного листка (ЭЛН), полученному из СФР.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа автоматически изменит вид расчёта на «Отпуск по беременности и родам» и скроет настройки, относящиеся к обычным болезням (процент оплаты по стажу, оплату первых дней за счёт работодателя). Пособие по беременности и родам всегда выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.

Укажите период освобождения от работы по листку нетрудоспособности. Стандартная продолжительность — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше — ориентируйтесь строго на даты, указанные в больничном. Программа разобьёт период по месяцам и рассчитает сумму пособия за каждый месяц отдельно.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»
2. 2
   Выберите сотрудницу, укажите месяц начисления и номер листка нетрудоспособности
3. 3
   Установите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Введите период освобождения от работы по листку
5. 5
   Нажмите «Рассчитать» или проверьте автоматический расчёт на закладке «Начислено»
6. 6
   Проверьте средний заработок по кнопке редактирования и при необходимости добавьте справки
7. 7
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках

Проверка расчёта среднего заработка и суммы пособия

Нажмите на сумму среднего заработка в документе — откроется форма расчёта с разбивкой дохода по годам и количеством учитываемых дней. Проверьте, что в расчёт попали все облагаемые взносами выплаты, а из количества дней исключены периоды болезней, отпусков по беременности и по уходу за ребёнком. Программа показывает эти исключения в нижней части формы.

Пособие по беременности и родам ограничено минимальным и максимальным размером. Минимум рассчитывается из МРОТ, действующего на дату начала отпуска, максимум — из предельной базы по страховым взносам за расчётные годы. 1С контролирует оба ограничения автоматически, но если средний заработок сотрудницы близок к границам, сверьте результат с расчётом вручную: среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска.

Если сумма в документе вызывает сомнения, используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» (кнопка «Печать» в документе). В ней видны все исходные данные: заработок по годам, исключаемые периоды, среднедневной заработок и итоговая сумма пособия. Эту форму удобно приложить к кадровому делу или показать сотруднице при вопросах.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Вид расчёта в документе

Норма

Указан «Отпуск по беременности и родам», причина нетрудоспособности (05)

Тревожный признак

Стоит обычный больничный — пособие посчитается с учётом стажа и первых дней за счёт работодателя

Средний заработок

Норма

Учтены все облагаемые выплаты за два предшествующих года, исключены дни болезней и детских отпусков

Тревожный признак

Пустые годы при наличии работы у другого работодателя — не внесена справка о заработке

Сумма пособия

Норма

Равна среднедневному заработку, умноженному на число дней отпуска, в пределах минимума и максимума

Тревожный признак

Сумма заметно ниже ожидаемой — проверьте стаж, справки и настройку расчёта по МРОТ

Оформление при прямых выплатах через СФР

При прямых выплатах работодатель не выплачивает пособие сам, а обязан передать в СФР сведения, необходимые для назначения и выплаты. Если в программе подключён сервис 1С-Отчётность и настроен обмен электронными больничными, сведения о закрытом ЭЛН загружаются автоматически, а документ «Больничный лист» создаётся на его основании без ручного ввода номера и периода.

После проведения больничного сформируйте реестр сведений для назначения пособия: раздел «Отчетность, справки» → «Передача в ФСС документов о пособиях» (в свежих релизах — через «1С-Отчетность», вид отправки «Реестры для назначения пособий»). Проверьте состав реестра: в нём должны быть данные сотрудницы, реквизиты листка и заявление на выплату. Отправьте реестр и дождитесь подтверждения приёма от СФР.

Обратите внимание: при прямых выплатах работодатель по-прежнему обязан оплатить первые три дня только по обычным больничным. По беременности и родам весь период оплачивает фонд, поэтому в проводках документа суммы за счёт работодателя быть не должно. Если программа показывает разбивку «за счёт организации», проверьте причину нетрудоспособности — скорее всего, выбран не тот код.

Проводки, выплата и отражение в учёте

После проведения документа откройте его результат по кнопке «Показать проводки». При зачётной системе пособие отражается по дебету счёта 69.01 и кредиту счёта 70. НДФЛ с пособия по беременности и родам не удерживается, страховыми взносами оно не облагается — если в документе появились суммы налога или взносов, это признак ошибки в виде расчёта или настройках начисления.

Выплата при зачётной системе оформляется стандартной ведомостью: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы», чтобы в ведомость попала именно сумма пособия по документу. Дата выплаты влияет на отражение в 6-НДФЛ по другим выплатам, поэтому не смешивайте пособие с зарплатной ведомостью без необходимости.

В отчёте по страховым взносам (РСВ) пособие отражается как необлагаемая сумма, а в отчётах для СФР — в составе расходов на обязательное соцстрахование или сведений для прямых выплат. После закрытия месяца сверьте обороты по счёту 69.01: при зачётной системе начисленное пособие уменьшает сумму взносов к перечислению.

Начало отпуска по уходу за ребёнком и связанные документы

Отпуск по беременности и родам заканчивается датой, указанной в больничном. Со следующего дня сотрудница либо выходит на работу, либо оформляет отпуск по уходу за ребёнком. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать»), который прекращает начисление зарплаты и назначает ежемесячное пособие.

На период отпуска по беременности и родам отдельный кадровый приказ о невыходе создавать не требуется — отсутствие сотрудницы в табеле программа заполнит автоматически по данным больничного при расчёте зарплаты за соответствующие месяцы. Проверьте это в документе «Начисление зарплаты и взносов»: по сотруднице не должно быть начислений за дни, попавшие в период отпуска.

Если сотрудница продолжает работать во время отпуска по беременности и родам, пособие за дни работы не положено. Такая ситуация требует ручной корректировки периода в больничном и согласования с кадровой службой — автоматически программа конфликт не обнаружит.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по беременности документом «Отсутствие» или кадровым приказом?

Нет. Для расчёта пособия обязателен именно документ «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Документы отсутствий не формируют начисление пособия и сведения для СФР, поэтому сотрудница не получит выплату.

Что делать, если больничный принесли после начисления зарплаты за месяц?

Создайте «Больничный лист» тем месяцем, в котором производится начисление пособия, и проведите его. Если зарплата за дни отпуска уже начислена, программа при следующем расчёте выполнит сторнирование пересекающихся начислений либо потребуется отменить начисление зарплаты за эти дни вручную через документ «Сторнирование начислений».

Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие по беременности и родам полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если в документе появились суммы налога, проверьте вид расчёта: вероятно, используется нестандартное начисление с неверными настройками налогообложения.

Как учесть работу по совместительству при расчёте пособия?

Пособие назначается по каждому месту работы, где сотрудница трудоустроена на момент начала отпуска, либо по одному месту с учётом заработка у других работодателей — в зависимости от ситуации. В 1С больничный оформляется отдельно по каждому месту работы внутри организации, а заработок внешних работодателей вносится справками.

Сотрудница принесла продолжение больничного после осложнённых родов — как его внести?

Продолжение оформляется отдельным документом «Больничный лист» с той же причиной (05) и периодом по второму листку. В поле связи с первичным листком укажите номер первичного больничного — программа учтёт, что это продолжение страхового случая, и не будет повторно применять ограничения расчётного периода.

Почему программа рассчитала пособие по МРОТ, хотя заработок был?

Чаще всего причины: не внесены справки о заработке за расчётные годы, сотрудница принята в базу с обрывом стажа, либо в расчётном периоде нет облагаемых выплат. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и проверьте, какие суммы попали в каждый год.