Другое · 13 мин
Как начислить аванс в 1С Бухгалтерии
Как начислить аванс за первую половину месяца в 1С Бухгалтерии 8.3: настройка, документы, проводки, выплата и удержание НДФЛ. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплатить сотрудникам в сроки, установленные трудовым договором и правилами внутреннего распорядка. В 1С Бухгалтерии 8.3 начисление и выплата аванса выполняются отдельными документами, при этом порядок зависит от того, как организация рассчитывает сумму: фиксированным процентом от оклада или по фактически отработанному времени.
Важно понимать, что в типовой 1С Бухгалтерии (в отличие от 1С: ЗУП) возможности расчёта зарплаты ограничены. Аванс здесь, как правило, не начисляется проводками по счёту 70 в середине месяца, а выплачивается документом «Ведомость» с видом выплаты «Аванс». Само начисление зарплаты за весь месяц формируется один раз — документом «Начисление зарплаты» в конце расчётного периода.
Ниже разобран полный цикл: от настройки программы до проверки задолженности перед сотрудниками, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Как устроен учёт аванса в 1С Бухгалтерии
Главная особенность конфигурации: в 1С Бухгалтерии нет отдельного документа «Начисление аванса», как в 1С: ЗУП. Выплата аванса отражается только в денежной части — списание с расчётного счёта или выдача из кассы по дебету счёта 70. Проводка по начислению (кредит 70) появится позже, когда вы сформируете «Начисление зарплаты» за весь месяц.
Такой подход методологически корректен: аванс не является доходом, начисленным за полностью отработанный период, поэтому обязательства перед сотрудником в середине месяца не возникают. Выплаченная сумма числится как дебетовое сальдо по счёту 70 до конца месяца, а затем закрывается начислением.
Если в вашей организации зарплату рассчитывают в 1С: ЗУП, а в бухгалтерию только выгружают данные, то аванс начисляется и выплачивается на стороне ЗУП, а в 1С Бухгалтерию попадают уже готовые проводки и ведомости. Дальнейшая инструкция ориентирована на тех, кто ведёт расчёт непосредственно в бухгалтерской конфигурации.
Подготовка: что настроить перед первой выплатой
Прежде чем выплачивать аванс, проверьте базовые настройки учёта зарплаты. Откройте раздел «Главное» — «Учётная политика» и убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней. Затем в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» проверьте способы учёта зарплаты и даты выплаты.
У каждого сотрудника в карточке (раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники») должны быть заполнены: дата приёма на работу, оклад или тарифная ставка в документе «Приём на работу», а также способ выплаты — через кассу или на банковскую карту с указанием зарплатного проекта либо лицевого счёта. Без этих данных ведомость на аванс не заполнится корректно.
Также проверьте, что в настройках указаны даты выплаты аванса и зарплаты. Эти даты программа использует при заполнении ведомостей и при определении даты фактического получения дохода для НДФЛ.
Способы определения суммы аванса
На практике применяются три подхода к расчёту аванса, и от выбранного зависит, как вы будете заполнять ведомость.
Первый способ — фиксированный процент от оклада, чаще всего 40–50%. Сумма считается быстро, но не учитывает фактически отработанное время: если сотрудник был на больничном или в отпуске в первой половине месяца, возникнет переплата, которую придётся удерживать при окончательном расчёте.
Второй способ — расчёт по фактически отработанному времени с 1-го по 15-е число. Это самый безопасный вариант с точки зрения трудовых проверок, но он требует вести табель до даты выплаты аванса. В 1С Бухгалтерии автоматического расчёта аванса по табелю нет, сумму придётся посчитать и ввести вручную.
Третий способ — фиксированная сумма, прописанная в локальных документах. Он допустим, если сумма не ниже оплаты за фактически отработанное время, иначе трудовая инспекция может расценить это как нарушение.
Сравнение вариантов
Быстро и просто, подходит при стабильной загрузке сотрудников. Риск переплаты при больничных и отпусках в первой половине месяца.
Самый защищённый при проверках вариант, исключает переплаты. Требует ручного расчёта по табелю до даты выплаты.
Удобен при малом штате. Нужно следить, чтобы сумма не была ниже оплаты за фактически отработанные дни.
Как выплатить аванс: пошаговая инструкция
Выплата аванса оформляется в разделе «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (при перечислении на карты) или «Ведомости в кассу» (при выдаче наличными). Создайте новый документ и в поле «Вид выплаты» выберите «Аванс». Укажите месяц, за который выплачивается аванс, и дату выплаты.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, которым положена выплата. В типовой конфигурации сумма аванса подставляется согласно настройкам (если задан процент) либо колонку «Сумма» нужно заполнить вручную по каждому сотруднику. Проверьте список: в него не должны попасть уволенные сотрудники без долгов и те, кому аванс не положен.
После проверки проведите документ. Для банковской ведомости следующим шагом создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомости» — на основании ведомости или вручную. Для кассовой ведомости оформите «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». После проведения денежного документа ведомость считается оплаченной.
- 1Проверьте карточки сотрудников: оклад, дата приёма, способ выплаты
- 2Создайте «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Аванс»
- 3Заполните документ кнопкой «Заполнить» и скорректируйте суммы вручную при необходимости
- 4Проведите ведомость и оформите «Списание с расчётного счёта» или РКО
- 5Проверьте проводки: Дт 70 — Кт 51 (50) на сумму выплаченного аванса
НДФЛ с аванса: когда удерживать
По действующим правилам датой фактического получения дохода в виде зарплаты считается день её выплаты, поэтому НДФЛ удерживается в том числе и при выплате аванса. В 1С Бухгалтерии при проведении ведомости с видом «Аванс» программа может рассчитать и удержать налог автоматически — это зависит от настроек и версии релиза. Проверьте в ведомости колонку НДФЛ перед проведением.
Если ваша версия программы не удерживает НДФЛ с аванса автоматически, а учётная практика организации этого требует, сумму налога следует рассчитать и отразить, чтобы уплата в бюджет соответствовала уведомлению по ЕНП. Сроки перечисления НДФЛ привязаны к периоду удержания, поэтому налог с аванса и налог с окончательной зарплаты могут попадать в разные платёжные периоды.
Практическая рекомендация: после выплаты аванса сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или сверьтесь с регистрами налогового учёта, чтобы убедиться, что удержанный налог отражён корректно и не задвоен.
Начисление зарплаты в конце месяца и зачёт аванса
В конце месяца создайте документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). Программа рассчитает оплату за весь месяц по окладу и отработанному времени, начислит взносы и НДФЛ. Проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 и др.) — Кт 70 на сумму начисления, Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ.
Выплаченный ранее аванс автоматически учитывается при формировании итоговой ведомости на выплату: программа видит дебетовое сальдо по счёту 70 и уменьшает сумму к выдаче. В ведомости «Зарплата за месяц» колонка «К выплате» будет равна начисленной зарплате минус НДФЛ и минус уже выплаченный аванс.
Контрольный ориентир: после всех операций месяца сальдо по счёту 70 по каждому сотруднику должно быть либо нулевым (всё выплачено), либо кредитовым в сумме задолженности на дату выплаты. Дебетовое сальдо после окончательного расчёта означает переплату, с которой нужно разбираться отдельно.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо по сотрудникам равно сумме выплаченного аванса
Сальдо не совпадает с ведомостью или появились лишние сотрудники
Сумма к выплате = начислено − НДФЛ − аванс
Аванс не зачёлся, программа предлагает выплатить полную сумму
Видны начисление, удержанный НДФЛ и выплаченный аванс
Аванс отсутствует в листке или НДФЛ задвоен
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — выплата аванса «мимо» ведомости, например обычным списанием с расчётного счёта с видом «Прочее списание». В этом случае проводка по счёту 70 не формируется корректно, аванс не зачитывается при окончательном расчёте, и в конце месяца программа предлагает выплатить сотруднику полную сумму второй раз.
Вторая ошибка — неверный вид выплаты в ведомости. Если вместо «Аванс» выбрать «Зарплата за месяц», программа попытается закрыть всю задолженность и иначе рассчитает НДФЛ. Третья распространённая ситуация — ручное изменение сумм без анализа отработанного времени, из-за чего у отсутствовавших сотрудников образуются переплаты, которые сложно удержать.
Отдельно стоит упомянуть дату ведомости: она должна совпадать с фактической датой выплаты, потому что от неё зависит дата удержания НДФЛ и сроки его перечисления. Если банк провёл платёж другим числом, скорректируйте дату документа в программе.
Ограничения 1С Бухгалтерии и альтернативы
Типовая 1С Бухгалтерия рассчитана на организации с небольшим штатом и простой системой оплаты труда. Она не рассчитывает аванс по табелю автоматически, не поддерживает сложные системы премирования и не формирует полноценный кадровый учёт. Если сотрудников много, а графики работы разнообразные, ручной ввод сумм аванса станет источником постоянных ошибок.
В таких случаях рационально перейти на 1С: Зарплату и управление персоналом, где есть документ «Начисление за первую половину месяца» с автоматическим расчётом по отработанному времени, плановыми авансами и корректным НДФЛ. Данные затем синхронизируются с бухгалтерской программой для формирования проводок.
Промежуточный вариант — остаться в 1С Бухгалтерии, но регламентировать расчёт аванса внутренним документом: закрепить процент от оклада, порядок корректировки при отсутствиях и ответственного за проверку ведомостей. Это снизит риск ошибок без смены программы.
Как выбрать действие
Итоговая проверка перед закрытием месяца
Перед закрытием месяца выполните контрольную сверку. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам и сопоставьте: оборот по дебету (выплачено) не должен превышать оборот по кредиту (начислено) вместе с входящим сальдо. Затем сверьте выплаченные суммы с банковской выпиской и кассовой книгой.
Полезно также сформировать свод начислений и расчётные листки по нескольким сотрудникам выборочно: в листке должны совпадать начисление, НДФЛ, аванс и итоговая выплата. Любое расхождение — повод вернуться к документам месяца и найти ошибку до сдачи отчётности.
Что важно запомнить
В 1С Бухгалтерии аванс выплачивается ведомостью с видом выплаты «Аванс» и денежным документом, а начисление зарплаты за весь месяц делается один раз в конце периода. Следите за видом выплаты, датой ведомости и зачётом аванса в итоговой ведомости — это три главные точки контроля.
Частые вопросы
Нужно ли делать проводку по начислению аванса в середине месяца?
Нет. Аванс отражается только как выплата: Дт 70 — Кт 51 (50). Начисление по кредиту счёта 70 формируется один раз документом «Начисление зарплаты» в конце месяца, после чего выплаченный аванс зачитывается.
Почему аванс не зачёлся при окончательной выплате?
Чаще всего причина в том, что выплата прошла без ведомости (обычным платёжным поручением) или в ведомости выбран неверный вид выплаты. Проверьте цепочку документов, исправьте вид выплаты и перепроведите ведомость и денежный документ.
Удерживается ли НДФЛ при выплате аванса?
По действующим правилам датой получения дохода считается день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается и с аванса. В актуальных релизах 1С Бухгалтерии налог рассчитывается в ведомости — проверьте соответствующую колонку перед проведением и сверьтесь с настройками учётной политики.
Можно ли выплатить аванс наличными части сотрудников и на карты остальным?
Да. Для этого создаются две ведомости: «Ведомость в кассу» для наличной выдачи и «Ведомость в банк» для перечисления на карты. Способ выплаты программа берёт из карточки сотрудника, но списки можно скорректировать вручную.
Что делать, если сотруднику выплатили аванс больше положенного?
Переплату можно удержать при окончательном расчёте за месяц, если есть долг перед сотрудником. Если переплата возникла из-за счётной ошибки, удержание допустимо в пределах ограничений Трудового кодекса; при увольнении сотрудника потребуется его согласие или возврат через добровольное погашение.
Как выплатить аванс, если зарплата считается в 1С: ЗУП?
В этом случае аванс начисляется и выплачивается в ЗУП документом «Начисление за первую половину месяца» и ведомостями, а в 1С Бухгалтерию данные попадают через синхронизацию в виде проводок и отражения зарплаты в учёте. Дублировать ведомости в бухгалтерской программе не нужно.