Как начислить аванс сотруднику в 1С Бухгалтерия

Аванс — это выплата зарплаты за первую половину месяца, которую работодатель обязан перечислять сотрудникам по Трудовому кодексу. В 1С Бухгалтерия 8.3 начисление и выплата аванса выполняются отдельными документами, и порядок действий зависит от того, как в программе настроен расчёт: фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени.

Ошибки при выплате аванса приводят к нарушению сроков выплаты зарплаты, спорам с сотрудниками и замечаниям трудовой инспекции. Поэтому важно не только правильно провести документы, но и заранее проверить настройки учётной политики, способ выплаты и учёт НДФЛ. Ниже разобран полный цикл: от настройки до проверки результата.

Проверьте настройки зарплатного учёта перед начислением

Прежде чем начислять аванс, убедитесь, что в программе включён учёт заработной платы и правильно заданы параметры расчёта. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней (например, в 1С:ЗУП).

Далее перейдите в «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» и проверьте способ выплаты аванса. В типовой конфигурации доступны варианты: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца с учётом отработанного времени. Выбранный вариант определяет, какие документы вы будете создавать.

Также проверьте даты выплаты аванса и зарплаты в настройках организации. Эти даты используются при формировании ведомостей и влияют на дату удержания НДФЛ. Если даты не заданы, программа подставит текущую, что может исказить отчётность.

Выберите подходящий способ расчёта аванса

Фиксированная сумма подходит, когда величина аванса стабильна и прописана в трудовом договоре или локальном акте. Процент от оклада (чаще 40–50%) удобен при окладной системе без частых отсутствий. Расчёт по отработанному времени — самый точный способ, но требует дисциплины в ведении табелей и кадровых документов.

Учтите, что аванс не должен быть формально занижен: трудовая инспекция считает нарушением выплату первой половины месяца в сумме, существенно меньшей пропорциональной отработанному времени. Символический аванс в 1000 рублей при окладе 60 000 — типичный повод для претензий.

Сравнение вариантов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто и быстро, но при длительном отсутствии сотрудника возможна переплата, которую придётся удерживать

Процент от оклада

Автоматически масштабируется при изменении оклада, но не учитывает фактические отсутствия

Расчёт за первую половину месяца

Точный и безопасный для проверок вариант, но требует актуальных графиков и табелей

Начислите аванс документом «Начисление зарплаты»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Зарплата» → «Начисление зарплаты» в зависимости от релиза) и создайте новый документ. В поле вида операции или варианта расчёта выберите «Аванс» либо «Зарплата за первую половину месяца» — название зависит от версии конфигурации и выбранного способа расчёта.

Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, принятых на работу, и рассчитает суммы согласно настройкам. Если аванс нужен только части сотрудников, добавьте их вручную через кнопку «Добавить» или «Подбор». Проверьте колонки с суммами: при процентном способе сумма должна соответствовать установленной доле оклада.

После проверки проведите документ. Он сформирует проводки по начислению (обычно Дт счёта затрат — Кт 70) и зафиксирует обязательство перед сотрудниками. Если в настройках выбрана выплата аванса без начисления (упрощённый вариант), документ начисления может не создаваться — тогда аванс оформляется сразу ведомостью с проводкой по счёту 70.

1. 1
   Проверьте настройки зарплаты и способ расчёта аванса
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
3. 3
   Выберите вид расчёта «Аванс» и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Сверьте суммы по каждому сотруднику с ожидаемыми значениями
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки
6. 6
   Создайте ведомость на выплату и зарегистрируйте оплату

Оформите выплату аванса ведомостью

Для выплаты создайте документ «Ведомость в банк» (при перечислении на карты) или «Ведомость в кассу» (при выдаче наличными) в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости». В поле «Выплачивать» укажите «Аванс», заполните дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы, начисленные ранее.

Если зарплата перечисляется через зарплатный проект банка, выберите соответствующий проект в ведомости, иначе список сотрудников с лицевыми счетами не сформируется корректно. После проведения ведомости зарегистрируйте сам факт оплаты: для банка — документом «Списание с расчётного счёта» по выписке, для кассы — «Расходный кассовый ордер».

При выплате аванса удерживается НДФЛ: согласно действующим правилам налог исчисляется на дату фактического получения дохода, то есть на дату выплаты. Проверьте, что в ведомости колонка с НДФЛ заполнена, а после оплаты сформирована запись об исчисленном налоге — это понадобится для уведомления по ЕНП и отчёта 6-НДФЛ.

Проверьте проводки и результат после выплаты

Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за месяц. После выплаты аванса по дебету счёта должна появиться сумма выплаты, а кредитовое сальдо на конец месяца — соответствовать остатку зарплаты к окончательному расчёту. Если по сотруднику образовалось дебетовое сальдо, значит, выплачено больше начисленного.

Дополнительно сверьтесь с отчётом «Расчётный листок» по конкретному сотруднику: в нём видны начисление аванса, удержанный НДФЛ и выплаченные суммы. Это самый быстрый способ ответить на вопрос сотрудника, почему пришла именно такая сумма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70

Норма

Кредитовое сальдо равно задолженности по окончательному расчёту

Тревожный признак

Дебетовое сальдо — сотруднику выплачено больше начисленного

Колонка НДФЛ в ведомости

Норма

Налог исчислен и отражён при выплате

Тревожный признак

НДФЛ пустой или не совпадает с расчётным

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс, НДФЛ и выплата отображаются корректно

Тревожный признак

Суммы дублируются или отсутствуют

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — двойная выплата: бухгалтер создаёт ведомость на аванс, а затем ещё раз включает те же суммы в окончательный расчёт без учёта уже выплаченного. Чтобы этого не случилось, всегда формируйте ведомость кнопкой «Заполнить» от документа начисления, а не вручную.

Вторая распространённая ошибка — неверная дата выплаты в ведомости. Из-за неё НДФЛ попадает не в тот период уведомления по ЕНП и искажается 6-НДФЛ. Перед проведением сверяйте дату ведомости с фактической датой платежа по банку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 1С Бухгалтерия выплатить аванс без документа начисления?

Да, если в настройках зарплаты выбран упрощённый вариант — выплата аванса фиксированной суммой или процентом сразу через ведомость. Тогда начисление аванса отдельным документом не создаётся, а сама выплата отражается по дебету счёта 70. Окончательный расчёт за месяц делается обычным документом «Начисление зарплаты».

Как начислить аванс только одному сотруднику, а не всем?

Создайте документ «Начисление зарплаты» с видом «Аванс», но вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» и выберите нужного сотрудника вручную. Программа рассчитает сумму по настройкам. Аналогично в ведомости на выплату можно добавить только этого сотрудника.

Когда удерживать НДФЛ с аванса?

По действующим правилам датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. В типовой 1С Бухгалтерия налог рассчитывается автоматически в ведомости на выплату — проверьте, что соответствующая колонка заполнена.

Что делать, если аванс выплачен больше, чем положено?

Зафиксируйте переплату в расчётном листке и скорректируйте окончательный расчёт за месяц — программа уменьшит сумму к выплате на конец месяца. Если переплата обнаружена после полного расчёта, удержание из следующих выплат возможно только в случаях, предусмотренных ТК РФ (счётная ошибка, простой по вине работника), либо с письменного согласия сотрудника.

Почему при заполнении ведомости список сотрудников пустой?

Чаще всего причины три: не проведён документ начисления аванса, в ведомости выбран неверный способ выплаты (например, «через банк» вместо «через кассу») или не задан зарплатный проект в карточке организации. Проверьте эти три пункта последовательно — в большинстве случаев проблема решается на первом шаге.

Как изменить процент аванса для отдельного сотрудника?

Размер аванса задаётся в кадровом документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» на вкладке оплаты труда. Создайте кадровый перевод с нужной даты и укажите новый размер аванса — при следующем начислении программа применит обновлённое значение.