Штатное расписание в 1С:ЗУП: где найти и как настроить

Штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом» — это не просто печатная форма, а полноценный механизм учёта позиций, окладов и надбавок, от которого зависят кадровые документы и начисления. Многие пользователи не могут найти его в интерфейсе, потому что в базовых настройках программы ведение штатного расписания может быть отключено либо пункты меню расположены неочевидно.

Ниже разобрано, где искать штатное расписание в разных разделах ЗУП, как включить его ведение, как создать и изменить документ, какие ограничения есть у типовых механизмов и как проверить, что всё настроено корректно.

Где находится штатное расписание в интерфейсе ЗУП

Основная точка входа — раздел «Кадры» в левой панели навигации. В нём расположены:

• «Штатное расписание» — список документов утверждения и изменения штатного расписания;
• «Штатное расписание (отчет)» или аналогичный отчёт — текущее состояние позиций на дату;
• в некоторых релизах — отдельные пункты «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания».

Быстрый способ добраться до нужного объекта — строка поиска в верхней части окна программы (в такси-интерфейсе). Достаточно набрать «штатное», и система покажет все связанные документы, справочники и отчёты. Это особенно удобно, когда панель разделов настроена индивидуально и привычные пункты скрыты.

Ещё один путь — через «Все функции» (кнопка с тремя полосами в правом верхнем углу, при включённом режиме). Там в ветке «Документы» и «Отчеты» перечислены все объекты конфигурации, включая те, что не выведены в панель разделов.

Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет

Если в разделе «Кадры» нужного пункта нет, почти наверняка в программе отключено ведение штатного расписания. Проверьте настройку по пути: «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания».

В открывшейся форме установите флажок «Ведется штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появятся соответствующие документы, а в кадровых приказах (приём, перевод) позиции начнут выбираться из штатного расписания.

Дополнительно в той же форме настраиваются опции: автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, использование «вилки» окладов, история изменений, начисления по позиции. Эти флажки влияют на поведение программы, поэтому включайте их осознанно — после ввода данных менять настройки сложнее.

Как создать и утвердить штатное расписание

Для первичного ввода используется документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать»). В документе указывается дата вступления в силу, а в табличную часть добавляются позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад или вилка, надбавки.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» → «Утверждение штатного расписания»
2. 2
   Укажите дату, с которой расписание действует
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, оклад и надбавки
4. 4
   Проверьте итоговый фонд оплаты труда по документу
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для проверки

После проведения документа позиции становятся доступными для выбора в кадровых приказах. Если включена проверка соответствия, программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в штатном расписании, или на большее количество ставок, чем свободно.

Печатная унифицированная форма Т-3 формируется из документа или через отчёт по штатному расписанию. Учтите, что печатная форма — это срез на дату, а не самостоятельный документ: изменения вносятся только документами.

Как изменить штатное расписание и провести индексацию

Действующее расписание не редактируется «задним числом» — изменения оформляются отдельными документами. Для точечных корректировок (новая позиция, закрытие ставки, изменение оклада по одной должности) используется документ «Изменение штатного расписания».

Для массового повышения окладов предназначен документ «Индексация штатного расписания» (или «Изменение плановых начислений» в связке с ним). Он позволяет увеличить оклады и надбавки на коэффициент сразу по выбранным позициям. Если сотрудники уже занимают эти позиции, потребуется также зарегистрировать изменение их плановых начислений — в типовой поставке это делается связанным документом «Изменение оплаты труда».

История изменений позиции хранится в регистрах программы, поэтому отчёт по штатному расписанию можно сформировать на любую прошедшую дату — при условии, что все изменения вводились документами, а не правкой задним числом.

Как проверить корректность настройки и данных

После включения и заполнения штатного расписания выполните контрольные проверки. Они занимают несколько минут, но позволяют поймать ошибки до того, как они попадут в расчёт зарплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на текущую дату

Норма

Позиции, ставки и оклады соответствуют реальной структуре

Тревожный признак

Позиции дублируются, отсутствуют или показывают нулевой оклад

Приём на работу на типовую позицию

Норма

Позиция выбирается из списка, начисления подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не находится или начисления пустые

Остаток свободных ставок

Норма

Количество занятых ставок не превышает утверждённое

Тревожный признак

Программа сообщает о превышении или не контролирует его при включённой проверке

Отдельно проверьте ситуацию, когда штатное расписание включили в базе с уже работающими сотрудниками. У таких сотрудников позиция в кадровых документах может не совпадать с позицией из расписания, из-за чего отчёты по расхождениям покажут различия. В типовой ЗУП есть механизмы сопоставления и обработки для синхронизации — ищите их в разделе настроек штатного расписания или в сервисах раздела «Кадры».

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Большинство проблем связано не с самим механизмом, а с нарушением последовательности: сначала документ по штатному расписанию, затем кадровый документ по сотруднику, затем — при необходимости — изменение начислений. Соблюдение этого порядка избавляет от большинства расхождений.

Частные сценарии и ограничения

Если штатное расписание не используется

Ведение штатного расписания в ЗУП необязательно. Небольшие организации часто работают без него: при приёме сотрудника должность и оклад указываются вручную прямо в приказе. Это допустимо, но лишает вас контроля ставок, истории изменений окладов по позициям и типовой формы Т-3.

Несколько организаций в одной базе

Штатное расписание в ЗУП ведётся в разрезе организаций: у каждой организации своё расписание и свои документы утверждения. При формировании отчёта проверяйте отбор по организации — частая причина «пропавших» позиций именно в нём.

Ограничения типового механизма

Типовое штатное расписание не заменяет полноценное оргпроектирование: схемы подчинённости, резерв и сложные надбавки с индивидуальными условиями настраиваются отдельными механизмами. Если требуется нестандартная печатная форма или дополнительные аналитики по позициям, это решается доработкой отчётов и добавлением реквизитов.

Перед включением штатного расписания в рабочей базе сделайте копию и прогоните сценарий на ней: введите несколько позиций, примите сотрудника, проведите индексацию. Так вы увидите, как настройки влияют на документы, без риска для реальных данных.

Часто задаваемые вопросы

Где найти печатную форму Т-3 в 1С:ЗУП?

Форма Т-3 формируется из документа «Утверждение штатного расписания» по кнопке «Печать», а также через отчёт по штатному расписанию в разделе «Кадры» — в нём можно выбрать дату и организацию, после чего вывести печатную форму.

Почему при приёме на работу не выбирается позиция штатного расписания?

Чаще всего позиция не действует на дату приёма: проверьте дату утверждения расписания и дату приёма. Также возможны отбор по другой организации или то, что ведение штатного расписания включено, но конкретная позиция не введена документом.

Можно ли работать в ЗУП вообще без штатного расписания?

Да. В настройках кадрового учёта ведение штатного расписания можно не включать — тогда оклад и должность указываются вручную в кадровых документах. Но контроль ставок, история позиций и типовая форма Т-3 будут недоступны.

Как изменить оклад по позиции, которая уже занята сотрудниками?

Оформите документ «Изменение штатного расписания» с новой датой, а затем зарегистрируйте изменение плановых начислений сотрудников (например, документом «Изменение оплаты труда»). Без второго шага расчёт зарплаты продолжится по прежнему окладу.

Почему отчёт по штатному расписанию показывает не все позиции?

Проверьте отборы в отчёте: организацию, подразделение и дату формирования. Позиции, утверждённые более поздней датой, чем дата отчёта, в него не попадут.

Что делать, если штатное расписание включили, а сотрудники уже приняты?

Введите документ «Утверждение штатного расписания» актуальной датой с текущими позициями и сверьте их с данными сотрудников. При расхождениях используйте типовые обработки сопоставления позиций или оформите кадровые переводы для приведения данных в соответствие.