Как в 1С:Бухгалтерия изменить оклады всем сотрудникам

Массовое изменение окладов — типовая задача при индексации зарплаты, повышении ставок по приказу или переходе на новую систему оплаты. В 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0) для этого не нужно заходить в карточку каждого сотрудника: программа предлагает документы, которые меняют плановые начисления сразу по списку работников.

Выбор инструмента зависит от ситуации. Если оклады повышаются на один коэффициент для всех или группы сотрудников, удобнее документ «Изменение оплаты труда» с механизмом индексации. Если новые оклады устанавливаются индивидуально — подойдёт «Кадровый перевод списком». Оба документа доступны в разделе «Зарплата и кадры» при включённом учёте зарплаты в самой 1С:Бухгалтерии.

Важно понимать ограничение: 1С:Бухгалтерия — не полноценная зарплатная конфигурация. Если в программе ведётся только учёт с выгрузкой из 1С:ЗУП, оклады нужно менять в ЗУП, а не в бухгалтерской базе, иначе данные разойдутся при синхронизации.

Подготовка: что проверить перед изменением окладов

Перед массовым изменением убедитесь, что в настройках учётной политики зарплата учитывается в 1С:Бухгалтерии. Откройте «Главное» — «Настройки» — «Зарплата и кадры» и проверьте, что выбран вариант учёта «В этой программе». Если стоит «Во внешней программе», документы изменения окладов будут недоступны или бессмысленны — правьте данные в ЗУП.

Проверьте дату, с которой должны действовать новые оклады. Документ изменения оплаты влияет на расчёт зарплаты начиная с месяца, указанного в нём. Если провести документ задним числом после того, как зарплата уже начислена и выплачена, потребуется пересчёт и, возможно, корректировка ведомостей и отчётности.

Полезно заранее подготовить приказ об изменении окладов и новое штатное расписание: в 1С:Бухгалтерии штатное расписание в упрощённом виде, и юридическим основанием служит именно приказ, а документ в программе лишь фиксирует плановые начисления для расчёта.

Способ 1: документ «Изменение оплаты труда»

Основной инструмент для массового повышения окладов. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Все кадровые документы», нажмите «Создать» и выберите «Изменение оплаты труда». Если такого вида документа нет в списке, проверьте, что в настройках зарплаты включён учёт в этой программе.

В документе укажите дату, с которой действуют новые оклады, и организацию. Затем заполните табличную часть: кнопка «Заполнить» — «Заполнить список сотрудников» подтянет всех работающих сотрудников организации с их текущими плановыми начислениями. Можно также подобрать сотрудников вручную через «Добавить» или «Подбор».

Индексация на коэффициент

Если оклады повышаются всем на один процент, используйте кнопку «Изменить» над табличной частью. Укажите коэффициент индексации: например, при повышении на 10% коэффициент равен 1,1. Программа пересчитает плановые начисления у всех сотрудников в списке. Проверьте округление — копейки в новых окладах часто требуют ручной корректировки по приказу.

Индивидуальные новые оклады

Когда размер повышения разный, отредактируйте суммы вручную в строках табличной части. В документе видно старое и новое значение начисления, что упрощает контроль. После заполнения проведите документ.

1. 1
   Проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе: «Главное» — «Настройки» — «Зарплата и кадры»
2. 2
   Откройте «Зарплата и кадры» — «Все кадровые документы» — «Создать» — «Изменение оплаты труда»
3. 3
   Укажите организацию и дату начала действия новых окладов
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — «Заполнить список сотрудников»
5. 5
   Через «Изменить» задайте коэффициент индексации или введите новые оклады вручную
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисление зарплаты за новый период

Способ 2: «Кадровый перевод списком»

Альтернативный вариант — документ «Кадровый перевод списком» из того же журнала кадровых документов. Он подходит, когда одновременно с окладом меняются должности, подразделения или графики работы у группы сотрудников.

В документе добавьте сотрудников списком, установите дату перевода и в каждой строке укажите новые условия: подразделение, должность, размер оплаты. Документ создаёт кадровые переводы сразу для всех перечисленных работников.

Если меняется только оклад без кадровых изменений, «Изменение оплаты труда» предпочтительнее: оно не создаёт лишних кадровых переводов и понятнее отражается в истории сотрудника.

Сравнение вариантов

Изменение оплаты труда

Подходит для массовой индексации и изменения только окладов. Поддерживает коэффициент. Не меняет кадровые данные.

Кадровый перевод списком

Подходит, когда вместе с окладом меняются должности, подразделения или графики. Создаёт кадровые переводы для каждого сотрудника.

Ручная правка карточки сотрудника

Допустимо для одного-двух человек. Для массового изменения не подходит: высок риск пропустить сотрудника и не будет единого документа-основания.

Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП

В связке «1С:Бухгалтерия + 1С:ЗУП» все кадровые и зарплатные документы оформляются в ЗУП, а в бухгалтерию переносятся только итоговые проводки. В этом случае массовое изменение окладов делается в ЗУП документом «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата»).

После проведения документа в ЗУП выполните синхронизацию — новые оклады попадут в бухгалтерскую базу автоматически вместе с данными о начислениях. Ручное дублирование документа в 1С:Бухгалтерии приведёт к задвоению плановых начислений.

Проверка результата после изменения

После проведения документа откройте карточку любого сотрудника из списка: «Зарплата и кадры» — «Сотрудники». В разделе начислений должно отображаться новое значение оклада с датой начала действия. История изменений доступна по ссылке «Начисления» в карточке.

Главная проверка — расчёт зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты» за первый месяц действия новых окладов, заполните его и сверьте суммы по нескольким сотрудникам с ожидаемыми значениями. Если сотрудник отработал неполный месяц, программа рассчитает оплату пропорционально отработанным дням от нового оклада.

Дополнительно сверьтесь с отчётом «Расчётный листок» по одному-двум сотрудникам: в нём видно, какое плановое начисление применено в расчёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника — раздел начислений

Норма

Новый оклад с корректной датой начала действия

Тревожный признак

Старый оклад или дублирующиеся строки начислений

Начисление зарплаты за новый период

Норма

Суммы рассчитаны от новых окладов

Тревожный признак

Расчёт идёт от старых сумм — документ изменения не проведён или дата неверна

Расчётный листок сотрудника

Норма

В расчёте применено новое плановое начисление

Тревожный признак

Применено старое начисление или начисление задвоено

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверная дата документа. Если указать дату внутри уже рассчитанного месяца, программа при следующем начислении может пересчитать прошлый период, что приведёт к расхождениям с выплатами и отчётностью. Ставьте дату начала нового месяца, если приказом не установлено иное.

Вторая ошибка — изменение окладов в обеих программах при работе в связке с ЗУП. Плановые начисления задваиваются, и расчёт зарплаты становится некорректным. Правило простое: плановые начисления правятся только в той программе, где ведётся кадровый учёт.

Третья группа проблем — сотрудники в отпуске, на больничном или в отпуске без сохранения на дату изменения. Они включаются в список документа так же, как остальные: новый оклад применится к их расчёту, когда они выйдут на работу. Исключать их из документа не нужно.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклады только сотрудникам одного подразделения?

Да. В документе «Изменение оплаты труда» заполните список вручную через «Подбор», выбирая сотрудников нужного подразделения, или заполните всех и удалите лишние строки перед проведением.

Как отменить ошибочно проведённое изменение окладов?

Найдите документ в журнале «Все кадровые документы» и пометьте его на удаление или распроведите. Если после него уже было начисление зарплаты, сначала распроведите начисление, затем документ изменения оплаты, и пересчитайте зарплату заново.

Применится ли новый оклад к сотруднику, принятому после даты документа?

Нет. Документ действует только на сотрудников, включённых в его список. Новому сотруднику оклад устанавливается документом «Приём на работу».

Нужно ли менять оклад совместителям отдельно?

Нет, если они включены в список документа. Внутренние совместители отображаются отдельными строками — проверьте, что изменения применены и к основному месту работы, и к совместительству.

Влияет ли изменение оклада на средний заработок для отпускных?

Да. При массовом повышении окладов в организации средний заработок для отпускных и командировок индексируется на коэффициент повышения по правилам расчёта среднего заработка. Программа учитывает это при расчёте, если повышение оформлено именно как массовое изменение оплаты.