Как в 1С провести совмещение должностей

Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в основное рабочее время выполняет дополнительную работу по другой должности за отдельную доплату. В учётной системе это оформляется кадровым документом, который назначает работнику дополнительное начисление на конкретный период, не создавая новое рабочее место и не меняя трудовой договор целиком.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) для этого предусмотрен специальный документ «Совмещение». Он решает три задачи сразу: фиксирует приказ по кадрам, назначает доплату в процентах или фиксированной сумме и автоматически включает её в расчёт зарплаты. Ниже — практический порядок действий: от подготовительных настроек до проверки расчёта и досрочной отмены.

Чем совмещение отличается от совместительства и почему это важно в 1С

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что у вас именно совмещение, а не внутреннее совместительство. При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу в течение своего основного рабочего дня, отдельный трудовой договор не заключается, оформляется только дополнительное соглашение и приказ. При совместительстве работа идёт в свободное от основной работы время, заключается отдельный договор, и в 1С на сотрудника заводится второе рабочее место через документ «Приём на работу».

Ошибка на этом этапе критична: если оформить совмещение как приём на новое место, у сотрудника появится лишняя строка в отчётах по численности, исказятся данные для статистики и военного учёта, а при увольнении придётся закрывать два места. Обратная ошибка — оформить совместительство как совмещение — приведёт к неверному учёту рабочего времени, ведь совместитель работает по отдельному графику.

Подготовительные настройки: что включить до оформления документа

Документ «Совмещение» доступен, только если в настройках расчёта зарплаты включён соответствующий функционал. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления» и установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого в меню «Кадры» и «Зарплата» появится журнал «Совмещения, исполнение обязанностей».

При включении флажка программа автоматически создаст виды расчёта для доплаты за совмещение — как правило, «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Проверьте их формулу: стандартный вариант рассчитывает доплату как процент от оклада сотрудника или от оклада совмещаемой должности, пропорционально отработанному времени. Если в организации доплата всегда фиксированной суммой, можно создать отдельный вид расчёта с формулой «фиксированной суммой» и выбирать его в документе.

Оформление документа «Совмещение» шаг за шагом

Откройте журнал «Совмещения, исполнение обязанностей» и создайте новый документ. Заполните организацию, сотрудника и дату приказа. В поле «Вид совмещения» выберите подходящий вариант: «Совмещение должностей», «Расширение зон обслуживания» или «Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника» — от выбора зависит только формулировка в печатной форме приказа.

Далее укажите совмещаемую должность из справочника «Должности» и период совмещения. Если срок окончания заранее известен (например, на период отпуска основного работника), заполните дату «по» — тогда доплата прекратится автоматически, и отдельный документ отмены не понадобится. Если срок не определён, оставьте дату окончания пустой, а прекращение оформите позже отдельным документом.

На вкладке с оплатой выберите вид расчёта и задайте размер доплаты: процент от оклада сотрудника, процент от оклада совмещаемой должности или фиксированную сумму. Проверьте, какой показатель подставился в формулу, — при расчёте от оклада совмещаемой должности программа должна корректно подтянуть его значение. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по кнопке «Печать».

1. 1
   Включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройке состава начислений
2. 2
   Создайте документ «Совмещение» из раздела «Кадры» или «Зарплата»
3. 3
   Заполните сотрудника, вид совмещения, совмещаемую должность и период
4. 4
   Укажите вид расчёта и размер доплаты, проверьте формулу
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ
6. 6
   Проверьте доплату в документе «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц

Проверка начисления доплаты в расчёте зарплаты

После проведения документа откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начала совмещения и заполните его. У сотрудника должна появиться дополнительная строка с доплатой за совмещение. Если совмещение началось не с первого числа, сумма должна быть рассчитана пропорционально отработанным дням — сверьте её с ручным расчётом: размер доплаты, делённый на норму дней месяца, умноженный на фактически отработанные дни периода совмещения.

Если строки с доплатой нет, проверьте три типичные причины: документ «Совмещение» не проведён; дата начала совмещения попадает в другой расчётный период; у сотрудника в этом месяце есть документ-кадровое изменение, которое «перекрыло» назначения. Также убедитесь, что вид расчёта доплаты включён в базу для тех начислений, где это требуется локальными актами организации (например, для районного коэффициента).

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Строка есть, сумма соответствует пропорции по отработанным дням

Тревожный признак

Строки нет или сумма за полный месяц при совмещении с середины месяца

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доплата видна отдельной строкой с понятным наименованием

Тревожный признак

Доплата отсутствует или «сидит» внутри оклада

Отчёт «Начисления и удержания по сотрудникам»

Норма

Вид расчёта доплаты выводится с корректным периодом действия

Тревожный признак

Начисление продолжается после даты окончания совмещения

Изменение размера доплаты и досрочное прекращение совмещения

Если размер доплаты меняется в середине периода, не редактируйте исходный документ задним числом — это ломает историю и может вызвать пересчёты прошлых месяцев. Вместо этого создайте новый документ «Совмещение» с датой изменения и новым размером доплаты: программа прекратит прежнее назначение и назначит новое. Альтернативный вариант в некоторых конфигурациях — документ «Изменение оплаты труда», но для совмещения корректнее использовать профильный документ.

Для досрочной отмены совмещения без указанной даты окончания используйте документ «Отмена совмещения, исполнения обязанностей» — он доступен из того же журнала или по кнопке «Создать на основании» из исходного совмещения. Укажите дату прекращения и проведите. С этой даты доплата перестанет начисляться, а в расчёте за переходный месяц сумма будет посчитана пропорционально.

Особые сценарии: исполнение обязанностей отсутствующего и совмещение у руководителя

Исполнение обязанностей на время отпуска или болезни

Когда совмещение связано с замещением конкретного отсутствующего сотрудника, выбирайте вид «Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника» и укажите этого сотрудника в документе. Это удобно для контроля: по журналу видно, кто кого замещает, а дату окончания можно привязать к выходу основного работника. Программа не отменит совмещение автоматически по факту выхода замещаемого — следите за датами самостоятельно или ставьте дату окончания сразу.

Совмещение для руководителя и внешних совместителей

Совмещение можно оформить любому сотруднику, у которого есть действующее рабочее место в организации, включая внутренних совместителей — у них доплата назначается на каждое место отдельным документом. Для руководителя организации документ проводится так же, но проверьте, не запрещает ли устав или учредительные документы совмещение им отдельных должностей — программа таких ограничений не контролирует.

Частые вопросы

Нужно ли заводить второе рабочее место при совмещении должностей?

Нет. Совмещение оформляется на основное рабочее место документом «Совмещение» и не создаёт новой позиции у сотрудника. Второе место заводится только при внутреннем совместительстве, когда заключается отдельный трудовой договор.

Доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты. Что проверить в первую очередь?

Убедитесь, что документ «Совмещение» проведён, его дата начала попадает в расчётный месяц, а вид расчёта доплаты активен. Затем проверьте, нет ли более позднего кадрового документа (перевода, изменения оплаты), который отменил назначение.

Как прекратить совмещение, если дата окончания в документе не была указана?

Создайте документ «Отмена совмещения, исполнения обязанностей» из журнала совмещений или на основании исходного документа. Укажите дату прекращения — с неё доплата перестанет начисляться, а в переходном месяце будет рассчитана пропорционально.

Можно ли платить доплату фиксированной суммой, а не процентом?

Да. Создайте вид расчёта с формулой «фиксированной суммой» (или используйте существующий) и выберите его в документе «Совмещение», указав сумму. Учтите, что при неполном отработанном месяце такая доплата обычно тоже рассчитывается пропорционально отработанному времени — проверьте настройку «Учёт времени» у вида расчёта.

Изменился размер доплаты в середине месяца. Как оформить?

Создайте новый документ «Совмещение» с датой изменения и новым размером — программа автоматически прекратит прежнее назначение. Исходный документ редактировать не нужно, чтобы сохранить историю и избежать пересчётов прошлых периодов.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да, доплата за совмещение является частью оплаты труда и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 1С:ЗУП типовой вид расчёта уже настроен с нужными кодами дохода — менять их без необходимости не следует.