Как в 1С Бухгалтерии 8.3 указать размер аванса сотрудникам

Аванс по зарплате в 1С Бухгалтерии 8.3 задаётся не в момент выплаты, а в кадровых документах: при приёме на работу или кадровом переводе. Программа предлагает три способа расчёта — фиксированной суммой, процентом от тарифной ставки или расчётом за первую половину месяца. От выбранного способа зависит, как будет формироваться ведомость на выплату аванса и нужно ли каждый раз вводить суммы вручную.

Настройка выполняется один раз для каждого сотрудника, после чего при создании ведомости суммы подставляются автоматически. Если способ расчёта не задан, программа либо подставит ноль, либо потребует ручного ввода — и это самая частая причина вопросов «почему аванс не заполняется».

Ниже разобраны все варианты настройки: где именно указывается размер аванса, как изменить его для уже работающих сотрудников, как массово задать аванс по подразделению и как проверить, что ведомость заполняется корректно.

Где в программе хранится размер аванса

В 1С Бухгалтерии 8.3 размер аванса — это реквизит сотрудника, который заполняется кадровыми документами. Посмотреть текущее значение можно в карточке сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника. В форме видны способ расчёта аванса и его размер, действующие на текущую дату.

История изменений хранится в кадровых документах. Если аванс задавали несколько раз, действует значение из последнего по дате документа. Поэтому правка старого документа «задним числом» может неожиданно изменить расчёт за прошлые периоды — к этому вернёмся в разделе про ошибки.

Если в карточке сотрудника поле аванса пустое, при формировании ведомости сумма не подставится. Это первое, что нужно проверять, когда ведомость на аванс приходит с нулевыми суммами.

Как задать аванс при приёме сотрудника на работу

При оформлении нового сотрудника откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ. Заполните сотрудника, дату приёма, подразделение и должность. В нижней части документа находится поле «Аванс».

Щёлкните по полю и выберите способ расчёта из предложенных вариантов: «Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа» или «Расчётом за первую половину месяца». Для первых двух вариантов укажите числовое значение — сумму в рублях или процент. Для третьего варианта размер не задаётся: программа рассчитает аванс по фактически отработанному времени за первую половину месяца.

Способы расчёта аванса

Фиксированной суммой

Подходит при стабильном окладе и желании платить одинаковую сумму. Не реагирует на изменение оклада и отработанное время — сумму придётся пересматривать вручную.

Процентом от тарифа

Аванс автоматически меняется при изменении оклада. Традиционный вариант — 40–50%, но конкретный процент организация определяет сама во внутренних документах.

Расчётом за первую половину месяца

Аванс начисляется по фактически отработанным дням с 1 по 15 число. Требует корректного учёта рабочего времени и создания начисления за первую половину месяца.

После выбора способа и ввода значения проведите документ. С этого момента при создании ведомости на аванс сумма будет подставляться автоматически.

Как изменить аванс уже работающему сотруднику

Для действующего сотрудника размер аванса меняется документом «Кадровый перевод»: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы». Создайте документ, укажите сотрудника и дату, с которой действует новый размер аванса.

В документе включите флажок «Изменить аванс» (или аналогичный признак изменения условий, в зависимости от релиза), затем укажите новый способ расчёта и значение. Проведите документ. С даты перевода ведомости будут заполняться уже новой суммой.

Альтернативный путь — открыть карточку сотрудника, перейти по ссылке «Аванс» (или «Изменить аванс») в разделе условий оплаты труда. Программа сама предложит создать кадровый перевод с нужными изменениями. Это удобнее, если вы не помните, каким документом задавалось текущее значение.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите сотрудника и дату начала действия нового размера аванса.
3. 3
   Включите изменение аванса и задайте способ расчёта и значение.
4. 4
   Проведите документ.
5. 5
   Создайте ведомость на аванс за нужный месяц и проверьте, что сумма подставилась новая.

Как задать аванс сразу группе сотрудников

Если нужно установить одинаковый аванс многим сотрудникам, заводить отдельный кадровый перевод на каждого необязательно. В документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод» можно использовать табличную часть со списком сотрудников — для этого в форме списка документов выберите создание группового документа (доступность зависит от настроек учётной политики и релиза).

Другой вариант — обработка изменения условий оплаты труда, если она доступна в вашей конфигурации. Она позволяет отобрать сотрудников по подразделению или должности и применить к ним единое значение аванса. Перед массовым изменением рекомендуется сделать резервную копию информационной базы: пакетные правки кадровых данных откатить сложнее, чем исправить один документ.

Как выплатить аванс и проверить заполнение ведомости

Для выплаты откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и нажмите «Заполнить».

Программа подберёт сотрудников и подставит суммы согласно настройкам. Если выбран способ «Расчётом за первую половину месяца», предварительно должен быть создан документ «Начисление за первую половину месяца» — иначе суммы будут нулевыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в ведомости

Норма

Соответствует заданному размеру или проценту от оклада

Тревожный признак

Ноль, пустая строка или сумма из старого документа

Карточка сотрудника

Норма

Поле «Аванс» заполнено актуальным значением

Тревожный признак

Поле пустое или показывает устаревшую сумму

Дата кадрового документа

Норма

Документ с новым авансом действует с даты не позже месяца выплаты

Тревожный признак

Документ датирован позже месяца выплаты — ведомость берёт старое значение

После проверки проведите ведомость и зарегистрируйте выплату. Сумма аванса учтётся при окончательном расчёте зарплаты за месяц: программа вычтет её из начисленного при формировании ведомости на зарплату.

Частые ошибки при настройке аванса

Самая распространённая ошибка — аванс задан только в трудовом договоре на бумаге, но не внесён в кадровый документ в программе. Ведомость при этом заполняется нулями, и бухгалтер вынужден вручную править каждую строку, что повышает риск арифметических ошибок.

Вторая типичная ситуация — изменение оклада при фиксированной сумме аванса. Аванс остаётся прежним, хотя пропорция, установленная внутренними документами организации, нарушается. Если в организации принят процентный способ, задавайте аванс именно процентом — тогда он пересчитается автоматически.

Отдельно отметим ограничение: в 1С Бухгалтерии 8.3 зарплатный блок проще, чем в 1С:ЗУП. Если вам нужны сложные схемы расчёта аванса, плановые удержания или детальный учёт отработанного времени по нескольким графикам, возможностей бухгалтерской конфигурации может не хватить — тогда рассмотрите переход на профильное решение.

Влияние настройки на НДФЛ и отчётность

При выплате аванса фиксированной суммой или процентом программа, как правило, не исчисляет НДФЛ в момент выплаты — налог рассчитывается при окончательном начислении зарплаты за месяц. При способе «Расчётом за первую половину месяца» начисление формируется отдельным документом, и порядок удержания налога зависит от настроек учётной политики и актуальных правил.

Следите за тем, чтобы выплаченный аванс корректно отражался в расчёте 6-НДФЛ и ведомостях. Если после настройки аванса в отчётах появились расхождения между выплаченными суммами и расчётными данными, проверьте даты кадровых документов и последовательность проведения начислений и выплат.

FAQ: частые вопросы об авансе в 1С Бухгалтерии 8.3

Почему ведомость на аванс заполняется нулевыми суммами?

Чаще всего в карточке сотрудника не задан способ расчёта аванса — проверьте поле «Аванс» и создайте кадровый перевод с нужным значением. Если выбран расчёт за первую половину месяца, убедитесь, что документ «Начисление за первую половину месяца» создан и проведён до формирования ведомости.

Можно ли выплатить аванс разовой суммой без настройки в кадровых документах?

Да, сумму можно ввести вручную прямо в строке ведомости. Но такой подход требует ручного контроля каждый месяц и не защищает от ошибок, поэтому для регулярных выплат корректнее задать аванс в кадровом документе.

Как установить аванс 40% от оклада?

В документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» в поле «Аванс» выберите «Процентом от тарифа» и укажите значение 40. При изменении оклада сумма аванса пересчитается автоматически, дополнительных документов вводить не нужно.

С какой даты начинает действовать новый размер аванса?

С даты, указанной в кадровом переводе. Если документ датирован серединой месяца, ведомость на аванс за этот месяц может взять старое или новое значение в зависимости от того, какая запись действует на дату выплаты, — проверьте результат заполнения вручную.

Что делать, если аванс выплатили больше или меньше, чем задано в настройках?

Разница автоматически скорректируется при окончательном расчёте зарплаты за месяц: программа вычтет фактически выплаченный аванс из начисленной суммы. Настройки из-за разового отклонения менять не нужно — достаточно проверить, что в ведомости на зарплату зачлась именно выплаченная сумма.

Нужно ли заново задавать аванс при изменении оклада?

Если аванс задан процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца — нет, пересчёт произойдёт автоматически. Если задан фиксированной суммой, значение сохранится прежним, и при необходимости его нужно изменить кадровым переводом.